Pärnu Graniit OÜ, nagu paljud teised ettevõtted, on vajanud lahendust tööaja jälgimiseks. Nende jaoks oli oluline leida tarkvara, mis oleks lihtne kasutada ja võimaldaks neil kiiresti tunnitasu arvestust teha. Tänu tuttavate soovitusele leidsid nad Hours tarkvara, mis osutus täpselt selliseks lahenduseks, mida nad otsisid.

Enne Hours tarkvara kasutuselevõttu kulutas Pärnu Graniit OÜ iga kuu 3-4 tundi paberil tunnilehtede kogumisele ja töötlemisele. Pärast Hoursi kasutama hakkamist on ettevõtte ajakulu oluliselt vähenenud ning tööajaarvestus on muutunud paremini jälgitavaks.

Pärnu Graniit OÜ ei ole varem kasutanud ühtegi teist tööaja jälgimise tarkvara, kuid nad on Hoursiga väga rahul. Tarkvara lihtsus, kiirus ja arusaadavus on nende jaoks peamised põhjused, miks nad seda teistele ettevõtetele soovitaksid.

Suurim muutus peale Hours tarkvara kasutuselevõttu on olnud aja kokkuhoid. Ettevõte ei ole täheldanud ühtegi probleemi tarkvara kasutamisel ja nende arvates ei vaja tarkvara praegu mingeid lisafunktsioone või parandusi. Nad on Hoursiga väga rahul ja soovitavad seda kindlasti ka teistele ettevõtetele, kes vajavad tööaja jälgimise lahendust.

Tööajaarvestuse tarkvarasid on tänapäeval mitmeid erinevaid ja igal ettevõttel on võimalik valida endale kõige sobivam tarkvara. Mida aga tarkvara valimisega silmitsi seistes silmas pidada?

• Üks olulisemaid punkte on veendumine tarkvara sobivuses ettevõttes kasutusel olevate seadmete ja operatsioonisüsteemidega. Lisaks tasub arvesse võtta, kas tarkvara tuleb serverisse alla laadida või saab seda kasutada pilveteenusena.
• Tasub põhjalikult uurida, milliseid lisasid ja liidestusi erinevad tarkvarad pakuvad. Mõned teenusepakkujad on võimelised klientidele spetsiaalseid liidestusi tegema, et tarkvara kliendi ettevõtte eripäradele vastaks ja tööaja jälgimise võimalikult täpseks muudaks. Liidestuste hulka kuuluvad näiteks erinevad palgaarvestuse programmid, mobiilirakendused koos GPS-jälgimisega, logimisterminalid, uksekaardid jpm. 
• Kui paindlikud on valikus olevad tarkvarad erinevate tööliikide, projektide, vahetuste puhul tööaja arvestamisel? Kas tarkvara on võimeline korrektselt jälgima ka kaug- ja/või välitööd tegevate töötajate tööaega? 
• Tööajaarvestuse tarkvara peab pakkuma ka kliendisõbraliku raportite kogumise, vaatamise ja allalaadimise/printimise süsteemi. Erinevatel teenusepakkujatel võib raportite süsteem olla väga erinev: milliseid andmeid raportil kuvatakse; millistes formaatides saab raporteid vaadata, alla laadida, printida, edasi saada ning kui mugav on raporteid üldse genereerida, kas raporteid on lihtne üles leida?
• Kasutajamugavus ja lihtne kasutamine on väga olulised märksõnad tööaja jälgimiseks sobivat tarkvara valides. Kõik olulised andmed peaksid olema lihtsasti leitavad ja edasi töödeldavad. Töötajatel peaks olema selge ja arusaadav, kuidas töid registreerida ning end töödele sisse ja välja registreerida. Otsestel ülemustel peaks olema selge ülevaade tehtud töödest ja neile kulunud ajast. Lisaks aitab tööajaarvestust oluliselt lihtsustada, kui tarkvarasse on integreeritud riigipühade kalender, et ei peaks käsitsi pühade töötasusid sisestama jms. 
• Klienditugi on hea teenuse nurgakivi. Sobivat tarkvara valides on mõistlik veenduda, et probleemide ja küsimuste tekkides on klienditoe kontaktid kiiresti leitavad ning spetsialist on valmis mõistliku aja jooksul reageerima. 
• Mitmed teenusepakkujad annavad uutele klientidele tasuta prooviperioodi, et aidata neil otsustada. Pakutakse kuni 30 päeva pikkuseid prooviperioode. Selliselt on võimalik saada ülevaade, kuidas tarkvara on üles ehitanud ja kas see sobib ettevõttega. Samuti on mitmed teenusepakkujad valmis tegema tasuta demo, milles näitavad, kuidas tarkvara kasutada, milliseid võimalusi see pakub ja vastavad võimalikele küsimustele.
• Võimalusel tasub võrrelda erinevate tarkvarade hinnakirju, et valida ettevõtte eelarvele ja vajadustele sobiv tööajaarvestuse tarkvara. On nii fikseeritud pakette, mis sisaldavad kindlaid teenused ja/või seadmeid, kui ka kuutasul põhinevaid pakette, mille hind sõltub kasutajate arvust. 

Turul on mitmeid erinevaid teenusepakkujaid, kes pakuvad omanäolist tarkvara. Oma ettevõttele parima valiku tegemiseks tuleks lühidalt öeldes kaaluda tarkvara kasutusmugavust, võimalusi, liidestusi, hinnapoliitikat, professionaalse klienditoe ja tasuta prooviperioodi olemasolu. Hours pakub 30 päeva pikkust tasuta prooviperioodi, tasuta demo, mitmeid liidestusi ja seadmeid, mis aitavad tööajaarvestust kiiremaks ja mugavamaks teha. Soovi korral aitame täiesti tasuta ka ettevõtte kontole esmased seadistused teha, sh lisada kõikide töötajate andmed tarkvarasse. Oleme valmis iga kliendiga individuaalselt tegelema, et üleminek meie tarkvarale oleks sujuv ja mugav. Ülevaate Hoursi erinevatest võimalustest saab siit:

Töötaja ja tööandja peavad töölepingus kokku leppima tööaja kesvuses. See tähendab, et pannakse paika, kas töötaja töötab täistööajaga või osalise tööajaga. Täistööaeg on 40 tundi nädalas ehk 8h päevas 7-päevase vahemiku kohta. Osaline tööaeg võib olla, nt 4 tundi päevas ja 20 tundi 7-päevase vahemiku kohta. Kokkuleppe puudumisel eeldatakse täistööaega. 

Summeeritud tööaja puhul võivad töötunnid arvestusperioodis jaotuda erinevalt. Näiteks on tööpäevad kuu jooksul erinevate pikkustega. Arvestusperioodi pikkus võib olla kuni 4 kuud, mille lõpus selguvad ka ületunnid ja alatunnid. Summeeritud tööaja arvestamiseks kasutatakse peamiselt graafikut. Siinkohal tuleb meeles pidada, et summeeritud tööaja puhul peab tööandja võimaldama töötajale vähemalt 36h iganädalast puhkeaega, kui nö tavalisel töötajal on see nõue 48h. 

Käesoleva aasta normtunnid, kui tööaeg on E-R, on järgmised:

Töötasu arvestamiseks ning töö- ja puhkeaja seadustest kinni pidamiseks on tööandjal kohustus pidada tööaja arvestust. Tööajaarvestuse pidamise dokumendi vorm ei ole seadusega määratud, kuid see peab sisaldama kõiki töötatud tunde, haigus- ja puhkepäevi ning muid töölt puudutud päevi. Dokumendis võivad kirjas olla ka andmed ajutiselt äraoleva töötaja asendamise kohta, töölähetuses viibitud päevade arv jne. 

Ületunnitööd tegevate töötajate kohta peab pidama individuaalselt eraldi arvestust. See kehtib töötajatele, kellega on kokku lepitud pikemas tööajas – kuni 52h 7-päevase ajavahemiku kohta 4-kuulise arvestusperioodi jooksul.

Hoursi tööaja arvestamise tarkvara aitab kõik töötunnid nii normtundide kui ka ala- ja ületundide näol hõlpsasti kokku lugeda. Kõik nõutud andmed on ühes kohas ning paari klikiga kättesaadavad. Proovi 30 päeva tasuta ja saad ise veenduda, et tööajaarvestus võib olla kiire ning lihtne. Soovitame võtta ka tasuta demo, milles näitame, kuidas tarkvara töötab ja milliseid võimalusi see pakub.

Kokkulepitud tööajast kauem töötamist loetakse ületunnitööks, mille puhul ei ole määrav, kas töötaja töötab täis- või osalise tööajaga. Kui tööpäev kestab 8 tundi, siis üheksandal tunnil tehtud töö on ületunnitöö, mis tuleb vastavalt hüvitada. Summeeritud tööaja arvestuse puhul saadakse tehtud ületunnitöö hulk teada arvestusperioodi lõpus. 

Tööandja ja töötaja peavad ületunnitöö tegemises iga kord kokku leppima, sest ületunnitööd ei saa ette planeerida. Töölepingu sõlmimisel ei ole võimalik teha ületunnitöö vastavalt vajadusele tegemise kokkulepet, sest ületunnitöö puhul on alati tegemist eriolukorraga. Ületunnitöö hüvitatakse töötajatel tasustatud vaba aja andmisega või rahaliselt. Rahas hüvitamisel makstakse ületunnitöö eest 1,5-kordset töötasu. 

Ületunnitööl saavad kasu nii töötaja kui tööandja:

• töötaja saab suuremat palka, mis motiveerib teda ületunnitööd tegema
• töötaja saab ületunnitööd tehes näidata oma pühendumist tööle ja võimekust tähtaegadest kinni pidada, mis annab kindlustunnet oma töökoha suhtes ning võib suurendada edutamise võimalusi
• töötajal on võimalik ületunnitööd tehes uusi oskuseid omandada ning saada kogemusi keeruliste ülesannete täitmisel. See aitab töötajal erialaselt areneda ja oma tööandjale veel väärtuslikumaks muutuda.
• tööandja saab tänu ületunnitööd tegevatele töötajatele tähtajalised tööd ja projektid õigeaegselt valmis
• ületunnitöö annab tööandjale paindlikkust, et ootamatult suurte töömahtudega või teiste ettenägematute olukordadega toime tulla 

Ületunnitööl on siiski ka mõned miinused:

• töötaja võib läbi põleda, kui ta liiga palju ületunde teeb
• töötaja isikliku elu ja töö tasakaal saab kannatada, mis võib viia stressi tekkeni
• füüsilist tööd tegevad ja rasketehnikaga töötavad inimesed võivad liiga palju ületunde tehes sattuda tööõnnetustesse või ennast muul moel vigastada
• ületunnitöö võib suurendada erinevate terviseprobleemide tekkimise riski: väsimus, unepuudus ja stressiga seotud haigused
• ületunnitööd tegevad töötajad võivad kogeda vähenenud rahulolu oma tööga, eriti kui nad tunnevad, et on ületöötanud või neid ei väärtustata tööandja poolt 

Hoursi tarkvaras on ületunnitööd lihtne arvestada. Ületunde saab seadistada igale üksusele või töötajale eraldi, võttes arvesse, millistes vahetustes ja graafikutes töötajad töötavad. Ületunnitöö tasu saab tööandja ise arvestada erinevate protsentide näol. Tarkvara arvestab ka riigipühasid tööaja arvestamisel. Vajadusel saab töötaja ja tööandja vahelise kokkuleppe alusel ületunnitöö üksikute tööde puhul maha arvestada, kui töötaja töötunnid saavad täis. Ületunnitööd saab vaadata raportite pealt ning Meriti tarkvarasse edasi saata.

Kui te pole veel meie tarkvara proovinud, siis saate seda 30 päeva jooksul tasuta teha. Lisaks soovitame broneerida 30-minutiline demo, mille jooksul kaardistame teie ettevõtte vajadused ja vastame teie küsimustele. 

Ekovilla OY Kiiminki üksus jagab oma teekonda tööaja arvestamisel paberlehtede kasutamisest Hoursi tarkvarani. 

Ekovilla OY (Kiiminki üksuses) töötab 20 inimest, kelle töötunde tuleb korrektselt arvestada. Alguses kasutati paberlehti ja kaustikuid, kuhu töötajad oma töötunnid ise kirja panid. Selline tööajaarvestus võttis aega umbes 6 tundi kuus. Ettevõtte kasvades otsustati kontserni tehnoloogiajuhi soovitusel tööaja arvestamise tarkvara kasutusele võtta. 

Kiiminki üksuse esindaja Aaro rääkis, et tööaja jälgimine on neile vajalik mitmel põhjusel:

• on võimalik jälgida ja hinnata tootmise tõhusust
• töömoraali paranemine, sest töötajad mõistavad paremini tööaegu 
• mõjutab töötajate motivatsiooni

Aaro hinnangul toimusid ettevõttes järgnevad positiivsed muutused:

• võimalus reaalajas tööaega jälgida
• ülevaade tööl olevatest inimestest
• kaugjuurdepääs
• tööohutus – võimalik näha, kas öisest vahetusest on üle saadud

Aaro mainib, et tema eelmises töökohas kasutati teistsugust tööaja arvestamise tarkvara ja ütleb, et seda oli raske kasutada. Kontsern leiab, et aega ja raha säästetakse Hoursiga kindlasti, sest tööaegu on võimalik korrektselt jälgida. Hoursi teenusega ollakse rahul ja soovitatakse teistelegi, sest seda on lihtne kasutada. 

Tootmissektori võimalik rahaline kokkuhoid, kasutades Hours tarkvara

Antud näite põhjal on Hoursi tarkvara kasutades võimalik kokku hoida 10 920 eurot, kui töötajad ei saa ise oma töötunde märkides tööaegu enda kasuks ümardada. Näiteks, töötajad panevad tööajaks kirja 8h, kuigi tegelikult mindi 5 minutit varem ära ja oldi 5 minutit kauem lõunal:

Arvutuse valem: (20×10/60)x21x13x12 = 10 920

Nii saamegi teada, et meie näite põhjal on võimalik kokku hoida 10 920 eurot. Lisaks säästetakse igakuiselt ka 6 tundi raamatupidajate aega, sest pole vaja eraldi töötajate tunnilehti taga ajada ja töötunde kokku arvutada.

Suomen Talomestarit jagas oma kogemust Hoursi tööaja arvestamise tarkvara kasutamisega. Loe edasi,et teada saada, mis ettevõttes muutus. 

Ettevõttes on 8 töötajat ja varasemalt kasutati Hoursi konkurendi tööajaarvestuse programmi, millega rahule ei jäädud. Leiti, et programm on pigem segane ega võimaldanud vajalikku informatsiooni kätte saada. Ettevõtte esindaja Marko Roose ütleb, et Hoursini jõuti seejärel sõbra soovituse kaudu. 

Tööaega on ettevõttes vaja jälgida, et saada ülevaade töökohal toimuvast. Lisaks lihtsustab tarkvara tunnilehtede kooskõlastamist klientidega – on võimalik näidata, et töötaja on objektil käinud, sest programm salvestab töö tegemise asukoha täpsusega. Varasemalt ettevõte eraldi tunnilehti oma töötajate tööaja arvestamiseks ei kasutanud. 

Suurim muutus, mis tööaja arvestamise programmi kasutuselevõtuga kaasnes, on see, et enam ei ole vaja töötajatele helistada ega küsida, kus nad parasjagu on. Mobiilirakenduses on nende asukoht märgitud ja nähtav. Logistiline pool on samuti oluliselt lihtsustatud, sest on võimalik näha, kas töötaja on objektil ja tal on võimalik saabuvaid koormaid vastu võtta. 

Ettevõtte tunneb, et Hours on nende aega ja raha säästnud, sest saadakse täpsed töötatud tundide andmed. Kui keegi tööaega varastama juhtub, siis see avastatakse kohe ja seeläbi säästetud rahaga kaetakse Hoursi ühe kuu tasu. Marko Roose ütleb, et soovitab Hoursi tarkvara ka ise oma tuttavatele ja leiab, et Hoursis on kõik täpselt nii nagu peab. 

Kui soovite ka ise Hoursi tööaja arvestamise programmiga tutvuda, siis broneerige tasuta 30-minutiline demo ja näitame teile, mida on võimalik tarkvaras teha. Lisaks on võimalus Hoursi tarkvara 30 päeva jooksul tasuta proovida, et veenduda selle sobivuses teie ettevõttega. 

Tööaja arvestamine on vajalik väikeettevõtetele, sest see annab ülevaate töötajate produktiivsusest, aitab tööjõukulusid kontrolli all hoida, tagab töölepingute ja töölepingu seaduse järgimise ning annab korrektsed andmed palgaarvestuseks ja klientidele arvete väljastamiseks. Lisaks saab korrektse tööajaarvestusega edendada töötajate ja juhtkonna omavahelist suhtlust ning tuvastada ettevõtte toimimisel parendamist vajavaid alasid. 

Tööaja jälgimine aitab väikeettevõtetel mitmel moel raha säästa. Korrektne tööaja jälgimine võib näidata, kui palju aega kulub töötajatel oma tööülesannete täitmiseks, ja aitab ettevõttel selgeks teha, kas mõnes kohas on töötajaid liiga palju või liiga vähe, ning vastavalt sellele tööjõudu paremini jaotada. See võib tööjõu kulusid vähendada ja produktiivsust suurendada. Muu hulgas aitab tööaja arvestamine veenduda, et ettevõtte maksab töötajatele korrektset palka ning peab töölepingu seadusest kinni. Veel enam – tööaja arvestamisest kogutud andmeid saab kasutada oma klientidele õiglaste arvete koostamiseks, mis viib rahavoo paranemise ja kasumi suurenemiseni.

Tööaja arvestamise tarkvara eesmärk on säästa oma klientide aega ja raha. Säästetava raha hulk sõltub sellest, kui suur on ettevõtte, millist tööd seal tehakse ja kui täpselt tööaega jälgitakse. Väikeettevõtted saavad korrektselt tööaegu arvestades raha säästa sellega, et nad optimeerivad oma tööjõudu, vähendades seeläbi tööjõukulusid ja riski töölepingu seadusega vastuollu minnes trahvitud saada. Ajakulu väheneb, sest enam ei pea töötajatelt tunnilehti koguma ja käsitsi andmeid sisestama. Kõik on automatiseeritud ja mõne klikiga kättesaadav. 

Küll aga ettevõtted, kes investeerivad kvaliteetsesse tööaja arvestamise tarkvarasse ning kasutavad seda efektiivselt, võivad positiivset tulemust oodata. Saades paremini aru, kuidas nende töötajad oma tööaega kasutavad, on ettevõtetel võimalik teha kindlatel andmetel põhinevaid otsuseid, mis võivad parandada produktiivsust, efektiivust ja kasumlikkust. 

Tööaja arvestamise tarkvara usaldusväärsus sõltub programmist endast ja tööaja jälgimise ning ülesmärkimise viisidest. Hea mainega ja tuntud tööaja jälgimise tarkvara pakkujad kasutavad meetmeid, et kindlustada nende programmi turvalisus ja asjakohasus. Näiteks tehakse regulaarseid tarkvarauuendusi, krüpteeritakse ja varundatakse andmeid, et need kaotsi ei läheks. 

Ettevõtetel lasub siiski ka endal kohustus tööaja jälgimise tarkvara valides veenduda, et tarkvara sobib nende ettevõttega ja on töökindel. Tuleks kindlaks teha, et programm suudab ettevõtte valdkonna ja tööprotsessidega kohaneda. Korrektselt kasutatav tarkvara on väga usaldusväärne. 

Hoursi tarkvara saate 30 päeva tasuta proovida ja veenduda, et see sobib teie ettevõtte vajadustega. Pakume mitmeid liidestusi ja kohaneme erinevates valdkondades tegutsevate ettevõtetega.

Hours tööaja arvestamise tarkvara võimaldab ettevõttel automatiseerida tööaja arvestamise protsessi, mis säästab nii ettevõtte aega kui ka raha. Tarkvara võimaldab ettevõttel koguda täpseid andmeid töötajate tegeliku tööaja kohta ja vältida tööaja arvestamisega seotud vigu. Lisaks saab Hoursi abil automatiseerida palkade arvutamise protsessi, sest oleme Merit Palk ja Netvsior palgaarvestuse programmide partner. Näitame, kuidas Hours ettevõtte raha säästab:

Oletame, et on ettevõte, mille alluvuses töötab 30 inimest ja kogu töötundide arvestamine tehakse Excelis või käsitsi vihikusse. Tööpäevade pikkuseks on 8 tundi, mille jooksul on töötajatele ettenähtud kaks 15 minuti pikkust pausi ja üks 30-minutiline lõunapaus. Töötajad märgivad ise vihikusse, millal ja kui kaua nad tööl olid, või annavad vastava info oma vahetusevanemale, kes omakorda saadud teabe Excelisse sisestab. Keegi tegelikult ei kontrolli, kas saadud andmed on korrektsed. Kirja läheb 8 tundi ja palgapäeval makstakse palk kirja pandud tundide alusel. 

Nüüd oletame, et kõik töötajad on iga päev 10 minutit kauem pausidel, hilinevad tööle või lähevad töölt varem ära. See tähendab, et iga päev läheb kaotsi 300 minutit ehk 5 tundi, mille eest ettevõtte maksab palka, aga tegelikult tööd ei tehtud. Kui kuus on 22 tööpäeva, siis läheb kaduma 110 tundi väärtuslikku tööaega! Ütleme, et iga töötaja teenib 10€ tunnis brutopalka, seega on ettevõtte kulu 1100€ igas kuus töötundide eest, mille jooksul reaalselt ei töötatud. Aasta jooksul kasvab see summa 13 200 euroni. 

Võimalik kokkuhoid kasutades Hours tarkvara

Ameerika tööandjate liidu uuringu järgi on ajakadu töötaja kohta 3% päevas. 8-tunnise tööpäeva kohta tähendab see, et kaduma läheb 14 minutit tööaega, mis on rohkem, kui meie oma näites välja tõime. Hoursi kuutasu on sellest aga tunduvalt väiksem ja seeläbi säästab Hoursi tarkvara teie ettevõtte raha ja aega. Pakume teile 30 päeva pikkust tasuta prooviperioodi ja tasuta 30-minutilist demo, milles õpetame tarkvara optimaalselt kasutama. 

Tööaja varguse kohta saate lisaks lugeda: