Tänapäeva kiiresti muutuvas töömaailmas on oluline, et ettevõtted oleksid paindlikud ja efektiivsed. Üks oluline aspekt selle saavutamiseks on nutikate ja automatiseeritud lahenduste kasutamine. Selles blogipostituses räägime, kuidas Hours ja Inner Range (G4S ja Forus) läbipääsusüsteemide liidestus töötab ning milliseid eeliseid see ettevõtetele pakub.

Hours ja Inner Range liidestus

Kui teie ettevõtte hoonetes kasutatakse Inner Range (G4S, Forus) läbipääsusüsteemi uksekaartidega, on võimalik see liidestada Hours tarkvaraga. See tähendab, et töötajate töötunnid salvestatakse automaatselt uksest läbimiste põhjal. Töötajate jaoks ei muutu midagi, sest tööajaarvestus toimub tagaplaanil. Liidestuse kasutuselevõtt ei nõua lisaseadmete paigaldamist ega mobiilirakenduse kasutamist.

Lisafunktsioonid

Hours tarkvara liidestusega on võimalik kasutada mobiilirakendust, mis võimaldab töötajatel lisada kommentaare ja pilte tööprotsessi kohta. See annab töötajatele paindlikkuse ja võimaldab tööandjatel saada paremat ülevaadet tööprotsessist.

Uksefunktsioonide määramine

Liidestuse abil on võimalik määrata, millised uksed alustavad ja lõpetavad töö, millised algatavad ja lõpetavad pausi. See tähendab, et süsteem on paindlik ning sobib erinevate töökeskkondade jaoks.

Eriseadistused

Tänu Hours ja Inner Range liidestusele on võimalik seadistada erinevaid tööajaarvestuse reegleid, mis arvestavad erinevate töötajate vajadustega, nagu näiteks erikokkulepped.

Hours ja Inner Range läbipääsusüsteemide liidestus pakub ettevõtetele täisautomaatset tööajaarvestuse lahendust, mis töötab tagaplaanil. See muudab tööajaarvestuse protsessi mugavamaks nii töötajatele kui ka tööandjatele, aidates samal ajal parandada ettevõtte efektiivsust ja paindlikkust.

Avantirent OÜ otsis tööaja jälgimise lahendust, mis aitaks neil paremini hallata tööaja algust, lõppu ja erinevaid tööetappe ning töö iseloomu. Otsingutulemustest leidsid nad Hours tarkvara, mis tundus neile ideaalne valik.

Enne Hours tarkvara kasutuselevõttu kulutas Avantirent OÜ iga kuu 3-4 tundi paberil tunnilehtede kogumisele ja töötlemisele. Pärast tarkvara kasutusele võtmist märkasid nad ajakokkuhoidu ja kulude vähenemist, mis on oluliselt optimeerinud nende tööprotsesse.

Ettevõtte sooviks tulevikus näha tarkvaras lisafunktsioone, mis aitaksid veelgi paremini nende vajadustele vastata. Näiteks võiks lisada juhtidele SMS-teel uute töökäskude või objekti muutuste saatmise võimaluse. See aitaks veelgi paremini teavet jagada ning tagada sujuvam tööprotsess.

Vabas vormis tagasiside põhjal on Avantirent OÜ väga rahul Hours tarkvaraga, kirjeldades seda kui “äge” lahendus.

Piira Tech OÜ, nagu paljud teised ettevõtted, soovis leida tööaja jälgimise lahendust, mis aitaks neil saada parema ülevaate ajakulust erinevatele töödele. Tööaja jälgimise tähtsus seisneb töötajate efektiivsuse ja tööprotsesside optimeerimises, mis omakorda võimaldab paremini planeerida ja hallata ettevõtte ressursse. Tänu interneti-otsingule avastasid nad Hours tarkvara, mis osutus neile ideaalseks valikuks.

Enne Hoursi kasutamist kulutas Piira Tech OÜ kuus 3-4 tundi paberil tunnilehtede kogumisele ja töötlemisele. See oli aeganõudev ja keeruline protsess, mis sageli tõi kaasa vigu ja ebatäpsusi. Hours tarkvara abil on ettevõtte ajakulu märgatavalt vähenenud ning kulud on langenud. Tänu digitaalsele lahendusele on tööajaarvestus muutunud täpsemaks ja läbipaistvamaks.

Varasemalt ei kasutanud Piira Tech OÜ ühtegi teist tööaja jälgimise tarkvara, kuid Hoursiga on nad äärmiselt rahul. Tarkvara mitmekülgsus ja kasutusmugavus on põhjused, miks nad soovitaksid seda ka teistele ettevõtetele. Hoursi kasutamine on andnud neile reaalse pildi tööde ajakulust, mis omakorda on aidanud neil paremini planeerida ja hallata ettevõtte tööd.

Lisaks ajakokkuhoiule on Hours tarkvara positiivselt mõjutanud ka ettevõtte töökultuuri. Töötajad on saanud parema ülevaate oma tööaja kasutamisest ning see omakorda aitab neil oma aega tõhusamalt planeerida. Samuti on Hours muutnud tööaja arvestamise läbipaistvamaks, aidates kaasa usalduse ja avatuse kultuuri loomisele ettevõttes.

Vabas vormis tagasiside kinnitab, et Piira Tech OÜ on Hoursiga väga rahul!

Pärnu Graniit OÜ, nagu paljud teised ettevõtted, on vajanud lahendust tööaja jälgimiseks. Nende jaoks oli oluline leida tarkvara, mis oleks lihtne kasutada ja võimaldaks neil kiiresti tunnitasu arvestust teha. Tänu tuttavate soovitusele leidsid nad Hours tarkvara, mis osutus täpselt selliseks lahenduseks, mida nad otsisid.

Enne Hours tarkvara kasutuselevõttu kulutas Pärnu Graniit OÜ iga kuu 3-4 tundi paberil tunnilehtede kogumisele ja töötlemisele. Pärast Hoursi kasutama hakkamist on ettevõtte ajakulu oluliselt vähenenud ning tööajaarvestus on muutunud paremini jälgitavaks.

Pärnu Graniit OÜ ei ole varem kasutanud ühtegi teist tööaja jälgimise tarkvara, kuid nad on Hoursiga väga rahul. Tarkvara lihtsus, kiirus ja arusaadavus on nende jaoks peamised põhjused, miks nad seda teistele ettevõtetele soovitaksid.

Suurim muutus peale Hours tarkvara kasutuselevõttu on olnud aja kokkuhoid. Ettevõte ei ole täheldanud ühtegi probleemi tarkvara kasutamisel ja nende arvates ei vaja tarkvara praegu mingeid lisafunktsioone või parandusi. Nad on Hoursiga väga rahul ja soovitavad seda kindlasti ka teistele ettevõtetele, kes vajavad tööaja jälgimise lahendust.

Tööajaarvestuse tarkvarasid on tänapäeval mitmeid erinevaid ja igal ettevõttel on võimalik valida endale kõige sobivam tarkvara. Mida aga tarkvara valimisega silmitsi seistes silmas pidada?

• Üks olulisemaid punkte on veendumine tarkvara sobivuses ettevõttes kasutusel olevate seadmete ja operatsioonisüsteemidega. Lisaks tasub arvesse võtta, kas tarkvara tuleb serverisse alla laadida või saab seda kasutada pilveteenusena.
• Tasub põhjalikult uurida, milliseid lisasid ja liidestusi erinevad tarkvarad pakuvad. Mõned teenusepakkujad on võimelised klientidele spetsiaalseid liidestusi tegema, et tarkvara kliendi ettevõtte eripäradele vastaks ja tööaja jälgimise võimalikult täpseks muudaks. Liidestuste hulka kuuluvad näiteks erinevad palgaarvestuse programmid, mobiilirakendused koos GPS-jälgimisega, logimisterminalid, uksekaardid jpm. 
• Kui paindlikud on valikus olevad tarkvarad erinevate tööliikide, projektide, vahetuste puhul tööaja arvestamisel? Kas tarkvara on võimeline korrektselt jälgima ka kaug- ja/või välitööd tegevate töötajate tööaega? 
• Tööajaarvestuse tarkvara peab pakkuma ka kliendisõbraliku raportite kogumise, vaatamise ja allalaadimise/printimise süsteemi. Erinevatel teenusepakkujatel võib raportite süsteem olla väga erinev: milliseid andmeid raportil kuvatakse; millistes formaatides saab raporteid vaadata, alla laadida, printida, edasi saada ning kui mugav on raporteid üldse genereerida, kas raporteid on lihtne üles leida?
• Kasutajamugavus ja lihtne kasutamine on väga olulised märksõnad tööaja jälgimiseks sobivat tarkvara valides. Kõik olulised andmed peaksid olema lihtsasti leitavad ja edasi töödeldavad. Töötajatel peaks olema selge ja arusaadav, kuidas töid registreerida ning end töödele sisse ja välja registreerida. Otsestel ülemustel peaks olema selge ülevaade tehtud töödest ja neile kulunud ajast. Lisaks aitab tööajaarvestust oluliselt lihtsustada, kui tarkvarasse on integreeritud riigipühade kalender, et ei peaks käsitsi pühade töötasusid sisestama jms. 
• Klienditugi on hea teenuse nurgakivi. Sobivat tarkvara valides on mõistlik veenduda, et probleemide ja küsimuste tekkides on klienditoe kontaktid kiiresti leitavad ning spetsialist on valmis mõistliku aja jooksul reageerima. 
• Mitmed teenusepakkujad annavad uutele klientidele tasuta prooviperioodi, et aidata neil otsustada. Pakutakse kuni 30 päeva pikkuseid prooviperioode. Selliselt on võimalik saada ülevaade, kuidas tarkvara on üles ehitanud ja kas see sobib ettevõttega. Samuti on mitmed teenusepakkujad valmis tegema tasuta demo, milles näitavad, kuidas tarkvara kasutada, milliseid võimalusi see pakub ja vastavad võimalikele küsimustele.
• Võimalusel tasub võrrelda erinevate tarkvarade hinnakirju, et valida ettevõtte eelarvele ja vajadustele sobiv tööajaarvestuse tarkvara. On nii fikseeritud pakette, mis sisaldavad kindlaid teenused ja/või seadmeid, kui ka kuutasul põhinevaid pakette, mille hind sõltub kasutajate arvust. 

Turul on mitmeid erinevaid teenusepakkujaid, kes pakuvad omanäolist tarkvara. Oma ettevõttele parima valiku tegemiseks tuleks lühidalt öeldes kaaluda tarkvara kasutusmugavust, võimalusi, liidestusi, hinnapoliitikat, professionaalse klienditoe ja tasuta prooviperioodi olemasolu. Hours pakub 30 päeva pikkust tasuta prooviperioodi, tasuta demo, mitmeid liidestusi ja seadmeid, mis aitavad tööajaarvestust kiiremaks ja mugavamaks teha. Soovi korral aitame täiesti tasuta ka ettevõtte kontole esmased seadistused teha, sh lisada kõikide töötajate andmed tarkvarasse. Oleme valmis iga kliendiga individuaalselt tegelema, et üleminek meie tarkvarale oleks sujuv ja mugav. Ülevaate Hoursi erinevatest võimalustest saab siit:

Töötaja ja tööandja peavad töölepingus kokku leppima tööaja kesvuses. See tähendab, et pannakse paika, kas töötaja töötab täistööajaga või osalise tööajaga. Täistööaeg on 40 tundi nädalas ehk 8h päevas 7-päevase vahemiku kohta. Osaline tööaeg võib olla, nt 4 tundi päevas ja 20 tundi 7-päevase vahemiku kohta. Kokkuleppe puudumisel eeldatakse täistööaega. 

Summeeritud tööaja puhul võivad töötunnid arvestusperioodis jaotuda erinevalt. Näiteks on tööpäevad kuu jooksul erinevate pikkustega. Arvestusperioodi pikkus võib olla kuni 4 kuud, mille lõpus selguvad ka ületunnid ja alatunnid. Summeeritud tööaja arvestamiseks kasutatakse peamiselt graafikut. Siinkohal tuleb meeles pidada, et summeeritud tööaja puhul peab tööandja võimaldama töötajale vähemalt 36h iganädalast puhkeaega, kui nö tavalisel töötajal on see nõue 48h. 

Käesoleva aasta normtunnid, kui tööaeg on E-R, on järgmised:

Töötasu arvestamiseks ning töö- ja puhkeaja seadustest kinni pidamiseks on tööandjal kohustus pidada tööaja arvestust. Tööajaarvestuse pidamise dokumendi vorm ei ole seadusega määratud, kuid see peab sisaldama kõiki töötatud tunde, haigus- ja puhkepäevi ning muid töölt puudutud päevi. Dokumendis võivad kirjas olla ka andmed ajutiselt äraoleva töötaja asendamise kohta, töölähetuses viibitud päevade arv jne. 

Ületunnitööd tegevate töötajate kohta peab pidama individuaalselt eraldi arvestust. See kehtib töötajatele, kellega on kokku lepitud pikemas tööajas – kuni 52h 7-päevase ajavahemiku kohta 4-kuulise arvestusperioodi jooksul.

Hoursi tööaja arvestamise tarkvara aitab kõik töötunnid nii normtundide kui ka ala- ja ületundide näol hõlpsasti kokku lugeda. Kõik nõutud andmed on ühes kohas ning paari klikiga kättesaadavad. Proovi 30 päeva tasuta ja saad ise veenduda, et tööajaarvestus võib olla kiire ning lihtne. Soovitame võtta ka tasuta demo, milles näitame, kuidas tarkvara töötab ja milliseid võimalusi see pakub.

Kokkulepitud tööajast kauem töötamist loetakse ületunnitööks, mille puhul ei ole määrav, kas töötaja töötab täis- või osalise tööajaga. Kui tööpäev kestab 8 tundi, siis üheksandal tunnil tehtud töö on ületunnitöö, mis tuleb vastavalt hüvitada. Summeeritud tööaja arvestuse puhul saadakse tehtud ületunnitöö hulk teada arvestusperioodi lõpus. 

Tööandja ja töötaja peavad ületunnitöö tegemises iga kord kokku leppima, sest ületunnitööd ei saa ette planeerida. Töölepingu sõlmimisel ei ole võimalik teha ületunnitöö vastavalt vajadusele tegemise kokkulepet, sest ületunnitöö puhul on alati tegemist eriolukorraga. Ületunnitöö hüvitatakse töötajatel tasustatud vaba aja andmisega või rahaliselt. Rahas hüvitamisel makstakse ületunnitöö eest 1,5-kordset töötasu. 

Ületunnitööl saavad kasu nii töötaja kui tööandja:

• töötaja saab suuremat palka, mis motiveerib teda ületunnitööd tegema
• töötaja saab ületunnitööd tehes näidata oma pühendumist tööle ja võimekust tähtaegadest kinni pidada, mis annab kindlustunnet oma töökoha suhtes ning võib suurendada edutamise võimalusi
• töötajal on võimalik ületunnitööd tehes uusi oskuseid omandada ning saada kogemusi keeruliste ülesannete täitmisel. See aitab töötajal erialaselt areneda ja oma tööandjale veel väärtuslikumaks muutuda.
• tööandja saab tänu ületunnitööd tegevatele töötajatele tähtajalised tööd ja projektid õigeaegselt valmis
• ületunnitöö annab tööandjale paindlikkust, et ootamatult suurte töömahtudega või teiste ettenägematute olukordadega toime tulla 

Ületunnitööl on siiski ka mõned miinused:

• töötaja võib läbi põleda, kui ta liiga palju ületunde teeb
• töötaja isikliku elu ja töö tasakaal saab kannatada, mis võib viia stressi tekkeni
• füüsilist tööd tegevad ja rasketehnikaga töötavad inimesed võivad liiga palju ületunde tehes sattuda tööõnnetustesse või ennast muul moel vigastada
• ületunnitöö võib suurendada erinevate terviseprobleemide tekkimise riski: väsimus, unepuudus ja stressiga seotud haigused
• ületunnitööd tegevad töötajad võivad kogeda vähenenud rahulolu oma tööga, eriti kui nad tunnevad, et on ületöötanud või neid ei väärtustata tööandja poolt 

Hoursi tarkvaras on ületunnitööd lihtne arvestada. Ületunde saab seadistada igale üksusele või töötajale eraldi, võttes arvesse, millistes vahetustes ja graafikutes töötajad töötavad. Ületunnitöö tasu saab tööandja ise arvestada erinevate protsentide näol. Tarkvara arvestab ka riigipühasid tööaja arvestamisel. Vajadusel saab töötaja ja tööandja vahelise kokkuleppe alusel ületunnitöö üksikute tööde puhul maha arvestada, kui töötaja töötunnid saavad täis. Ületunnitööd saab vaadata raportite pealt ning Meriti tarkvarasse edasi saata.

Kui te pole veel meie tarkvara proovinud, siis saate seda 30 päeva jooksul tasuta teha. Lisaks soovitame broneerida 30-minutiline demo, mille jooksul kaardistame teie ettevõtte vajadused ja vastame teie küsimustele. 

Ekovilla OY Kiiminki üksus jagab oma teekonda tööaja arvestamisel paberlehtede kasutamisest Hoursi tarkvarani. 

Ekovilla OY (Kiiminki üksuses) töötab 20 inimest, kelle töötunde tuleb korrektselt arvestada. Alguses kasutati paberlehti ja kaustikuid, kuhu töötajad oma töötunnid ise kirja panid. Selline tööajaarvestus võttis aega umbes 6 tundi kuus. Ettevõtte kasvades otsustati kontserni tehnoloogiajuhi soovitusel tööaja arvestamise tarkvara kasutusele võtta. 

Kiiminki üksuse esindaja Aaro rääkis, et tööaja jälgimine on neile vajalik mitmel põhjusel:

• on võimalik jälgida ja hinnata tootmise tõhusust
• töömoraali paranemine, sest töötajad mõistavad paremini tööaegu 
• mõjutab töötajate motivatsiooni

Aaro hinnangul toimusid ettevõttes järgnevad positiivsed muutused:

• võimalus reaalajas tööaega jälgida
• ülevaade tööl olevatest inimestest
• kaugjuurdepääs
• tööohutus – võimalik näha, kas öisest vahetusest on üle saadud

Aaro mainib, et tema eelmises töökohas kasutati teistsugust tööaja arvestamise tarkvara ja ütleb, et seda oli raske kasutada. Kontsern leiab, et aega ja raha säästetakse Hoursiga kindlasti, sest tööaegu on võimalik korrektselt jälgida. Hoursi teenusega ollakse rahul ja soovitatakse teistelegi, sest seda on lihtne kasutada. 

Tootmissektori võimalik rahaline kokkuhoid, kasutades Hours tarkvara

Antud näite põhjal on Hoursi tarkvara kasutades võimalik kokku hoida 10 920 eurot, kui töötajad ei saa ise oma töötunde märkides tööaegu enda kasuks ümardada. Näiteks, töötajad panevad tööajaks kirja 8h, kuigi tegelikult mindi 5 minutit varem ära ja oldi 5 minutit kauem lõunal:

Arvutuse valem: (20×10/60)x21x13x12 = 10 920

Nii saamegi teada, et meie näite põhjal on võimalik kokku hoida 10 920 eurot. Lisaks säästetakse igakuiselt ka 6 tundi raamatupidajate aega, sest pole vaja eraldi töötajate tunnilehti taga ajada ja töötunde kokku arvutada.