Mis on tööajavargus?

Kui räägitakse vargusest töökohal, mõeldakse sageli raha või esemete kadumist. Palju vähem tähelepanu pööratakse nähtusele, mis võib ettevõtetele põhjustada samasuguseid suuri kahjusid: tööajavargus. Tööajavargus tähendab, et töötajale makstakse selle eest, et ta töötab või viibib töökohal – vaid tegelikkuses ei tee ta tööd.

Probleem ei seisne üksnes tahtlikus pettuses – näiteks vale kellakaardi esitamine või kolleegi eest registreerimine – vaid ka kaudselt toimivas tööajavarguses, kui töötaja on küll töökohal, kuid tegeleb muude tegevustega nagu internetis surfamine, isiklikud telefonikõned või pikad suitsupausid.

Globaalsetes uuringutes ilmneb, et hinnanguliselt üle 75 % ettevõtetest on tööajavargusega kokku puutunud. Ainult Ameerika Ühendriikides kaotavad tööandjad selle tõttu üle 400 miljardi dollari aastas. Eestis ei ole tehtud samasugust täpset hinnangut, kuid iga “ära näpatud” minut tähendab ettevõtjale kahju – palgaraha makstakse välja, töö jääb tegemata ja tulemus saamata.

Tööajavarguse levinumad vormid

Otsene tööajavargus seisneb selles, et töötaja esitab valeandmed tööle tuleku või lahkumise kohta. Näiteks märgitakse tööajalehel 8:00 asemel 8:11 või lubatakse kolleegil end tööle registreerida, kui ise hilinetakse. Võidakse ka fiktiivseid ületunde kirja panna, et saada suuremat tasu.

Kaudne tööajavargus tähendab, et töötaja on füüsiliselt tööl, kuid ei pühendu tööülesannetele. Sellisel juhul võib esineda:

• Lubatust pikemad pausid ja lõunad. 30 minutiline paus venib tund aega pikaks või tehakse päevas mitu lisapausi. Suitsetavad töötajad kulutavad suitsupausidele hinnanguliselt kuni 6 tööpäeva aastas.
• Isiklike asjade ajamine tööajal. Sotsiaalmeedias kerimine, isiklikud telefonikõned või e-poodides ostlemine sööb märkimisväärse osa tööpäevast. Mõned uuringud viitavad, et kontoritöötajad on produktiivsed vaid umbes 60 % tööajast.
• Liigne lobisemine ja “hajevil” olek. Head suhted kolleegidega on vajalikud, kuid pikad jutuajamised või töö kõrval kasutud tegevused võtavad töölt väärtuslikke minuteid.
• Hiline kohalejõudmine või varasem lahkumine. Iga hommikune paariminutiline hilinemine või õhtune varajane lahkumine võib nädalas tähendada üle tunni töötamata aega.
• Ebaefektiivne töötempo. Kiire või aeglase tempo teadlik manipuleerimine tähendab, et töö võtab enam aega kui vaja – sama hulka ülesandeid tehakse pikemalt ja rohkemate pausidega.

Probleemi ulatus viimastel aastatel

Viimase viie aasta statistika näitab, et tööajavargus on jätkuvalt tõsine probleem. Paljud töötajad ümardavad oma töötunde endale kasulikumaks ja kasutavad ära tööandjate usaldust. Ühe uuringu põhjal 43 % tunnitöötajatest tunnistas, et on oma tööaega “ilustanud”, märkides rohkem tunde, kui nad tegelikult tööl viibisid.

Tööajavargust võimendab osaliselt ka kaugtöö ja paindlik töökorraldus, mis muutusid pandeemia ajal tavapäraseks. Kodukontoris on vähem otsest kontrolli ja töötajal on lihtsam tööülesannetest kõrvale kalduda. Tulemuseks on, et reaalselt töötatud tundide arv väheneb, kuid palgafond jääb samaks.

Finantsilisest vaatenurgast võivad ka väikesed ajakaod kiiresti suurteks summadeks kasvada. Näiteks 15-minutiline igapäevane hilinemine tähendab nädalas ligi 1,25 tundi kasutamata palgatööd. Kui see komme on kümnel töötajal, kaotab ettevõte juba üle 6000 euro aastas (eeldusel, et tunnitasu on 10 eurot).

Sektori eripärad

Tööajavargus ei puuduta ainult konkreetset valdkonda – see probleem on levinud jaekaubanduses, toitlustuses, tootmises, ehitusel, kontoritöödel, avalikus sektoris ja IT-s. Vahetustega töökohtades (nt tootmine, ehitus, teenindus) on sagedasemad otsesed pettused nagu „buddy punching” ehk kolleegi eest registreerimine. Kontoritöös ja loomesektoris avaldub tööajavargus kaudselt – eelkõige isiklike asjade ajamise ja hajevil olekuna.

Tunnitöötajatel tekib motivatsioon töötunde suurendada, sest iga lisaminut toob rohkem sissetulekut. Kuupalga saajate puhul ilmneb suurem oht kasutada tööaega muude asjade tegemiseks, sest palk ei sõltu otseselt töötundidest.

Tööajavarguse hind: mõned näited

Üks ilmekas näide tööajavarguse ulatusest on USA Postiteenistuse juhtum, kus töötaja esitas tööandjale andmed, justkui oleks ta vandekohtu kohustuste tõttu töölt eemal 144 päeva. Tegelikult kasutas ta seda skeemi, et saada tasustatud vabu päevi, tuues tööandjale kahju ligi 40 000 dollarit.

Teine näide on suitsetamispause käsitlev uuring, kus leiti, et keskmine suitsetaja kulutab suitsupausidele aastas kuni 6 tööpäeva. See tähendab, et võrreldes mittesuitsetajaga maksab tööandja suitsetaja puhul ligi 6000 eurot rohkem palka töö eest, mida tegelikult ei tehta (arvestades lisaks palgale ka tootlikkuse kadu).

Kuidas tööajavargust vähendada?

Tööajavarguse ennetamiseks on mitu olulist sammu:

1. Selged reeglid ja teadlikkus. Töötajad peavad mõistma, mis on tööajavargus ja miks see on lubamatu. Paika tuleb panna konkreetsed reeglid tööaja registreerimise, pauside pikkuse ja muude töökorralduslike küsimuste kohta ning neid järjepidevalt järgida.
2. Hea töökultuur ja motivatsioon. Kui töötajad tunnevad end väärtustatuna, saavad konkurentsivõimelist palka ja mõistlikku koormust, on neil vähem põhjust tööajast kõrvale hiilida. Juhid võiksid pöörata tähelepanu töötajate rahulolule ja motivatsioonile.
3. Tehnoloogilised lahendused. Digitaalsed tööaja jälgimise süsteemid vähendavad oluliselt pettuseriske. Elektroonilised kaardid, mobiilirakendused ja biomeetrilised lahendused tagavad, et iga töötund registreeritakse täpselt ja ausalt. Pauside automaatne logimine ja GPS-tuvastus välistavad „buddy punchingu” ning aitavad vältida hilinemiste ja pikendatud pauside märkamata jäämist.
4. Andmete analüüs ja kiire reageerimine. Korrapärane tööaja andmete analüüs aitab tuvastada mustreid, näiteks korduvaid hilinemisi või osakondi, kus produktiivsus on madal. Oluline on probleemidega varakult tegeleda ning tunnustada töötajaid, kes täidavad reegleid eeskujulikult.

Miks valida Hours tööajaarvestuse tarkvara?

Tööajavarguse kontrollimine on keeruline, kui tugineda manuaalsele arvestusele või lihtsalt usaldusele. Hours tööajaarvestuse tarkvara pakub efektiivset ja kaasaegset lahendust, mis aitab ettevõttel kaotatud ajast makstud kulusid vähendada.

• Reaalajas tööaja registreerimine. Töötajad saavad end tööle ja töölt välja registreerida nutitelefoni või arvuti kaudu, vältides ajavõltsimist. Süsteem salvestab automaatselt saabumise, lahkumise, pauside alguse ja lõpu ning vajadusel ületunnid.
• GPS ja asukohapõhine jälgimine. Välitööde või kaugtööde puhul saab kontrollida, et töötaja viibib töö ajal õiges kohas. See välistab olukorra, kus töötaja märgib end tööle, kuid tegeleb tegelikult mujal eraasjadega.
• Biomeetrilised lahendused ja identiteedikontroll. Sõrmejälje abil saab tagada, et keegi teine ei saa töötaja eest tööd registreerida. „buddy punching” väheneb oluliselt.
• Automaatne palgaarvestus ja aruandlus. Hoursi süsteem seob registreeritud tööajad otse palgaarvestusega. Välistatud on käsitsisisestustest tulenevad vead ning raamatupidamises kulub vähem aega andmete kontrollimiseks. Üksikasjalikud aruanded aitavad juhil paremini mõista töötajate ajakasutust ja planeerida ressursse.
• Kulude kokkuhoid. Kuigi tarkvara kasutamine on investeering, tasub see end kiiresti ära. Aus tööaeg ja täpsed andmed vähendavad palgafondi kadu ning tõstavad produktiivsust. Paljud ettevõtted on tunnistanud, et digitaalse tööaja jälgimise süsteemi kasutuselevõtt tõi kaasa märkimisväärse kulu vähenemise võrreldes varasemate manuaalsete meetoditega.
• Kohandatav ja kasutajasõbralik. Hours tööajaarvestus sobib nii väikestele kui suurtele ettevõtetele, sest süsteemi saab kohandada vastavalt konkreetse organisatsiooni vajadustele (näiteks erinevad töögraafikud, pauside poliitikad, ületundide reeglid jms). Samuti on see lihtne kasutada nii juhtidele kui töötajatele.

Kokkuvõte

Tööajavargus on igal aastal toonud ettevõtetele üle maailma hiiglaslikke kahjusid. Eestis, nagu mujalgi, võib iga paariminutiline hilinemine või pikendatud paus kanda endas märkimisväärset kulusummat, mis akumuleerub töötajate hulga ja aja jooksul suureks. Tööajavarguse ennetamine ei ole pelgalt kontrolli küsimus, see on osa heast töökultuurist, kus reeglid on selged ja töötajad tunnevad end motiveerituna.

Hours tööajaarvestuse tarkvara aitab seda eesmärki saavutada, pakkudes täpset, läbipaistvat ja kasutajasõbralikku lahendust tööaja haldamiseks. Digitaalne ajajälgimine vähendab pettuseriske, lihtsustab palgaarvestust ja annab juhtidele parema ülevaate sellest, kuidas aeg tegelikult kasutatakse. Lõppkokkuvõttes tähendab see väiksemaid kulusid ja suuremat tõhusust, mis annab ettevõtetele konkurentsieelise.

Kui soovid teada, kui palju aega sinu ettevõttes tegelikult „kaduma läheb” ja kuidas seda vähendada, proovi Hours tööajaarvestust – see on investeering, mis tasub end ära nii rahas kui meeskonna rahulolus.

Töögraafikute QR eksport

Graafikute vaated on nüüd võimalik eksportida QR-koodidena – kiirelt ja turvaliselt.

• Seda saab jagada kolleegidele või arhiveerida sisekasutuseks.
• Eriti kasulik näiteks vahetusevanematele, kes vajavad jooksvalt visuaalset ülevaadet.
• QR-koodi skännides saab alati kätte värske töögraafiku – isegi kui vahepeal on tehtud muudatusi.

QR-koodi saab gerereerida liikudes Töögraafik – Ekspordi – Genereeri QR kood.

SmartTrack: uus tööalade grupeerimise võimalus

SmartTracki uuendus võimaldab nüüd tööaega analüüsida mitte ainult töötaja, vaid ka tööala ehk tsooni põhiselt.

• Võimalus määrata töökaardile kindel ala: näiteks pakkeliin, laotsoon, tootmisüksus.

Tööaja ja puhkeaja põhinõuded

Täistööaeg ja osaline tööaeg

Töölepingu seadus eeldab, et täistööajaga töötaja teeb tööd kaheksa tundi päevas ja 40 tundi seitsmepäevase ajavahemiku jooksul. Kui pooled lepivad kokku osalises tööajas, tuleb töölepingus fikseerida, mitu tundi nädalas töötaja töötab.

Ületunnitöö ja tööaja üldpiirang

Ületunnid tekivad, kui töötatakse üle kokkulepitud tööaja. Seadus lubab ületunnitööd vaid poolte kokkuleppel ning need tuleb töötajale hüvitada vaba aja või 1,5-kordse tasuga. Töötaja tööaeg koos ületundidega ei tohi ületada 48 tundi seitsmepäevases ajavahemikus. Summeeritud tööaja arvestuse korral võib tööaeg mõnel nädalal olla pikem, kuid arvestusperioodi lõikes (kuni 4 kuud) ei tohi keskmine tööaeg ületada 48 tundi nädalas.

Summeeritud tööaeg

Paljud ettevõtted kasutavad vahetustega töötamisel summeeritud tööaega, kus tööaeg jaotub arvestusperioodi jooksul ebavõrdselt. Tööandja ja töötaja peavad kokku leppima graafiku teatavaks tegemise ja muutmise tingimused; tavaks on graafik koostada kuude kaupa ja avalikustada see enne kuu algust. Arvestusperioodi lõpus selguvad üle- ja alatunnid; ületunnid hüvitatakse vaba aja või rahaga, alatunnid tööandja süül hüvitatakse keskmise töötasuga.

Pausid ja puhkeaeg

Iga kuue töötunni kohta peab töötajale olema ette nähtud vähemalt 30-minutiline paus. Kui töö iseloom ei võimalda töökohalt lahkumist, tuleb paus lugeda tööaja hulka. Töötajal peab olema igas 24-tunnises perioodis vähemalt 11 tundi järjestikust puhkeaega ning seitsmepäevases ajavahemikus vähemalt 48 tundi (või 36 tundi summeeritud tööaja korral). Päev enne riigipüha tuleb tööpäeva lühendada kolme tunni võrra ja riigipühal töötamine tuleb hüvitada kahekordse tasu või tasulise vaba päevaga.

---

Hea töögraafiku koostamise põhimõtted

• Planeeri ette ja teavita õigel ajal 
  Kui tööaeg jaguneb ebavõrdselt, peab tööandja töötajat eelnevalt teavitama, millal ta graafiku kätte saab ja kuidas kinnitatud graafikut muudetakse. Graafik tuleks koostada vähemalt kuu kaupa ja teatavaks teha hiljemalt jooksva kuu alguseks. Muudatused tuleb töötajatega läbi rääkida ja nendega kokku leppida. Ilma mõjuva põhjuseta graafiku muutmine arvestusperioodi sees ei ole heauskne
  
  
• Võimalda paindlikkust ja kuula töötajaid 
  Kuigi tööandja koostab graafiku lähtudes töö iseloomust, tasub arvestada töötajate isiklike soovide ja pereeluga. Kaasaegsed digilahendused, nagu Hours, võimaldavad töötajatel vahetusi vahetada ja eelistusi märkida, mis tõstab motiveeritust ja vähendab juhtide töökoormust.
  
  
• Arvesta seaduslike piirangutega ja töötajate heaoluga 
  Graafiku koostamisel tuleb tagada piisav puhkeaeg ning vältida väsimuse kuhjumist. Pärast intensiivset perioodi võiks planeerida pikema puhkuse. Samuti on oluline planeerida tööpäevasisesed pausid võimalikult ühtlaselt.
  

---

Excel või tööajaarvestuse tarkvara?

Paljud alustavad tööaja arvestamist Excelis. See on paindlik ja soodne, kuid suuremate meeskondade puhul tekivad mitmed probleemid:

• Versioonide erinevused ja valemivead
  Exceli failid võivad eri seadmetes või vabavarades avamisel valemeid rikkuda. Failide jagamine e‑posti teel loob duplikaate ja tekitab andmekadu.
  
  
• Aeganõudev käsitöö ja puuduv liidestus
  Andmed tuleb sisestada käsitsi ja need ei liigu automaatselt raamatupidamisse ega personalisüsteemidesse. See suurendab eksimuste ohtu ja võtab aega.
  
  
• Juurdepääsu ja turvalisuse probleemid
  Puudub õiguste haldamine – igaüks võib faili muuta või kogemata kustutada. Samuti pole võimalik tagada, et kõik töötajad kasutaksid üht versiooni.
  

Kui ettevõte kasvab või protsessid muutuvad keerulisemaks, on mõistlik üle minna spetsiaalsele tarkvarale. Näiteks Hours tööajaarvestuse tarkvara pakub mitmeid eeliseid:

• Automaatne normtundide arvestus ja seadusele vastavus 
  Tarkvara arvestab riigipühasid, pauside pikkust ja tööaja piiranguid, andes selge ülevaate ületundidest ja graafikutest.
  
  
• Reaalajas andmed ja integratsioon 
  Näed reaalajas, kes töötab, millised vahetused on täitmata ja kui suur on koormus. Andmed liiguvad otse palga- ja personalisüsteemidesse.
  
  
• Digitaalne dokumentatsioon ja personalihaldus
  Kõik töölepingud, juhendid ja muud dokumendid on ühes kohas, digiallkirjastatavad ja alati kättesaadavad.
  
  
• Lihtne graafikute koostamine ja suhtlus 
  Moodul võimaldab graafikuid kiiresti koostada ja muuta, saata töötajatele automaatseid teavitusi ning võimaldada neil vahetusi omavahel vahetada. Sisseehitatud vestlus aitab vältida infomüra.

---

Personalihaldus ja dokumentide korrastamine

Korrektsest tööajaarvestusest võidab kogu ettevõte. Täpsed andmed pauside, puhkuste ja töötundide kohta lihtsustavad palgaarvestust ning aitavad personalijuhil ennetada ülekoormust ja planeerida asendusi.

• Dokumentide üleslaadimine ja digiallkirjastamine
  Töölepingute lisad, riskianalüüsid ja muud dokumendid saab üles laadida ja digiallkirjastada ühes kohas.
  
  
• „Wiki” või teadmistebaas 
  Töötajatele mõeldud sisemine wiki või teadmistebaas talletab ohutusjuhendid ja korduma kippuvad küsimused.
  
  
• Tehisintellektil põhinevad lepingupõhjad 
  Tehisintellekti abil koostatud lepingupõhjad vähendavad vigade riski ja säästavad juristide aega.

---

Kokkuvõte

Tööaja korrektne arvestamine ei ole lihtsalt bürokraatlik kohustus – see on investeering töötajate heaolusse ja ettevõtte efektiivsusesse. Seadus sätestab tööaja, pauside ja puhkeperioodide kohta ranged nõuded ning ettevõtte kohustus on neid järgida.

Excel võib sobida väikesele meeskonnale, kuid suuremate ettevõtete puhul on see tihti ajamahukas ja vigadele avatud. Hours tööajaarvestuse tarkvara ühendab tööaja registreerimise, palgaarvestuse, personalihalduse ja dokumentide haldamise ühtseks tervikuks.

Kui soovid, et tööaegade arvestamine, graafikute koostamine ja personalidokumentide haldamine toimiksid sujuvalt, broneeri tasuta demo ja vaata, kuidas Hours saab sinu ettevõtet aidata.

Broneeri demo siit: https://calendly.com/sven-hours/45min

Tööaeg ei ole lihtsalt numbrid – see on investeering töötajatesse ja ettevõtte tulevikku.

Kampaania “Kiibista töötajad” ei ole pelgalt sõnamäng — see on strateegiline seisukohavõtt. Selle mõtte taga peitub juhtimiskultuuri muutus, kus usaldus, efektiivsus ja tehnoloogiline täpsus asendavad manuaalsed, vigadele aldis protsessid. Meie eesmärk on suunata tähelepanu sellele, et tööajaarvestus ei peaks olema kontrolli- ega kahtlusepõhine protseduur, vaid nüüdisaegne, automaatne ja süsteemne osa juhtimisest.

Kui oled tüdinenud korduvatest küsimustest nagu “millal keegi saabus” või “kas töötaja viibis objektil”, siis on aeg liikuda üle digitaalselt usaldusväärsele ja täpsele lahendusele: Hours SmartTrack.

SmartTrack on kontaktivaba, passiivne tööajaarvestuse süsteem, mis töötab tuginedes ruumilisele tuvastusele. Iga töötaja kannab isikustatud kiipi (võtmehoidjana taskus), mille liikumisi fikseerivad gateway-seadmed. Süssteem registreerib saabumised, lahkumised ja vajadusel ka liikumised tööruumide vahel. Tulemus: detailne, automaatselt kogutud ajalugu töötaja kohalolekust.

Juhtimisväärtus praktikas

• Reaalajas läbipaistvus — Tööruumis viibivate töötajate info on alati kättesaadav, mis lihtsustab vahetuste ja töökorralduse planeerimist.
• Objektiivsus vaidlustes — Ajatemplitega logid välistavad subjektiivsed väited ja eksimused hilinemiste, ületundide või puudumiste puhul.
• Täpsem personalijuhtimine — Ressursside kasutusandmed loovad aluse andmepõhisteks juhtimisotsusteks.
• Palgaarvestuse automatiseerimine — Infosüsteem vähendab vajadust manuaalseks kontrolliks ja vältib arvutusvigu.
• Töötajate usaldus — Süsteem on võrdselt rakendatav, välistades eelistusi või kallutatust.

Tööpõhimõtted

Gateway-seadmed loovad kindla levialaga tsooni. Kui kiibiga töötaja siseneb või lahkub, registreerib süsteem sündmuse automaatselt. Ei ole vaja piiksutada kaardiga ega sisestada andmeid terminali kaudu — kogu protsess on sügavalt integreeritud ja passiivne.

Kiire juurutus, minimaalne koormus

Paigaldamine on mõeldud maksimaalselt kasutajasõbralikuks: seade tuleb ühendada vaid vooluvõrku ning asetada strateegilisse punkti (nt tootmisruumi keskmesse). Juhtmete vedamine ega IT-spetsialisti sekkumine pole vajalikud.

Töötajate vaatenurk

• Ei ole vaja meeles pidada sisselogimist
• Tõuseb tunnetatud usaldus tööandja vastu
• Tööaeg algab ja lõpeb automaatselt
• Pauside ja tööalasise liikumise arvestus on seadistatav

Reaalne kogemus: Bravo Catering

SmartTracki pilootkasutuse on läbinud mitu partnerettevõtet. Bravo Catering on hea näide: algfaasis esines mõningaid anomaaliaid, kuid koostöös kliendiga lihviti süsteem stabiilseks ja töökindlaks. Tänapäeval on nende tööaja arvestus täielikult automatiseeritud ning juhtkond saab tegeleda sisuliste teemadega.

Kokkuvõtteks

Hours SmartTrack on professionaalne tööriist, mis viib tööajaarvestuse uude kvaliteediklassi. See on lahendus juhtidele, kes hindavad objektiivsust, ajasäästu ja usaldusväärsust.

Kiibista töötajad — sest igal tunnil on hind.

Tänapäevane organisatsiooni juhtimismudel nõuab suuremat läbinähtavust, kohesele andmetele tuginemist ja süsteemideülest ressursside integreerimist. Edukas otsustusprotsess ei saa enam sõltuda fragmentaarsest informatsioonist ega inimese mälul baseeruvatest arusaamadest. Just selles raamistikus tõuseb esile Hours – integreeritud tööaja ja tegevusvoogude juhtimise platvorm, mis mitte ainult ei visualiseeri tööprotsesse, vaid loob uue kvaliteedistandardi andmepõhisele juhtimisele.

Faktipõhise juhtimise paradigmade nihkumine
Organisatsioonide igapäevane taktikaline juhtimine nõuab üha suuremat detailsust: kes täpselt viibib objektil, millal, kui kaua ning mil moel see mõjutab tootlikkust. Klassikalised meetodid – käsitsi täidetavad tööajatabelid või vahetu suuline kontroll – on oma funktsionaalsuse piirini jõudnud.
Hours rakendab automaatset andmekogumist reaalajas, elimineerides subjektiivse tõlgenduse. Platvorm toob esile seni nähtamatuks jäänud ajakasutuse mustrid: pauside akumulatsiooni, mittetootev liikumine tööobjektide vahel ja ajaseisakud. Need sisendid võimaldavad ressursside ümberjaotust ning täpsemat töökoormuse planeerimist, mis tugevdab operatiivset paindlikkust.

Õiguslik ja finantsiline riskimaandus läbi objektiivsete andmekogumite
Andmete valideeritus ja jälgitavus muutuvad üha olulisemaks õiguskeskkonna karmistumise ja tööturu reguleerimise tingimustes. Digitaalne ajamõõtmine ning automatiseeritud logid vähendavad tööandja riske seotud töötundide, ületundide või palgaerimeelsustega.
Süsteemse andmepõhise tööajaarvestuse olemasolu loob eeldused auditeeritavusele ja kooskõlale töösuhte regulatsioonidega, andes organisatsioonile selge kaitsekihi võimalike vaidluste ja eksimuste vastu.

Administratiivse aja optimeerimine ja operatiivjuhtimise dünaamilisus
Traditsiooniline tööajaarvestus on olnud aja- ja töömahukas ning hajutatud mitmetesse osakondadesse. Hoursi automatiseeritud töövood võimaldavad vähendada oluliselt administratiivkoormust: töötajad ei sisesta andmeid käsitsi, personaliosakond ei pea kulutama tunde koondamisteks ega korrektuurideks.
See vabanenud aeg võimaldab keskenduda analüütilisele personalijuhtimisele ja strateegilistele arendustegevustele, suurendades organisatsiooni reaktsioonikiirust muutuvates oludes.

Tõenduspõhine efektiivsuse hindamine ja korrigeeriv juhtimine
Efektiivsus ei tohi jääda hinnanguliseks – see peab olema mõõdetav. Platvormi funktsionaalsus võimaldab analüüsida töövoogusid osakonna, projekti või rolli lõikes, tuvastades kõrvalekalded optimaalsest ajakasutusest ning avastades mustrid, mis vajavad sekkumist.
Selline võimekus loob tugeva aluse mitte ainult hetkeseisundi hindamiseks, vaid ka pikaajaliste arenguplaanide kujundamiseks, kus iga otsus on kantud numbriliselt tõendatud aluselt.

Skaleeritav arhitektuur ja kasvupotentsiaali toetav tehniline struktuur
Organisatsiooniline kasv toob kaasa vajaduse süsteemide paindlikkuse ja skaleeritavuse järele. Hours on konstrueeritud moodulipõhiselt – see võimaldab alustada ühe funktsiooni kasutuselevõtust ning lisada vajaduspõhiselt uusi kihistusi (projektihaldus, ülesannete jaotus, puhkuste logimine, aruandlus jms).
See arhitektuuriline valik toetab jätkusuutlikku kasvustrateegiat, kus ei teki vajadust platvormi vahetuseks, vaid kogu süsteem kasvab koos organisatsiooniga, säilitades andmestruktuuri terviklikkuse ja töövoogude järjepidevuse.

Kontseptuaalne tuum:
Hours ei ole pelgalt tööaja registreerimise süsteem – see on juhtimiskompetentsi kvantitatiivne vundament. Läbi selle platvormi juhitakse aega, inimesi ja kulusid mitte oletuste, vaid andmetega.

Mai tõi kaasa mitmeid olulisi uuendusi, millest enamik on seotud uue versiooniga, millele hakkame kasutajaid järk-järgult üle viima. Just selles kuus alustamegi aktiivsemalt üleminekuga uuele platvormile, et pakkuda sulle stabiilsemat ja võimekamat kasutuskogemust. Erandiks on mobiilirakendus, mille uuendused jõuavad koheselt kõikide kasutajateni.

Mobiilirakendus sai olulised täiendused

Meie iOS ja Android platvormide mobiiliäpp läbis mitu olulist täiendust, mille eesmärk on tõsta kasutusmugavust ja kiirust:

• Rakenduse laadimine on nüüd märkimisväärselt kiirem, mis tähendab vähem ooteaega ja sujuvamat kogemust igapäevasel kasutusel.
• Graafikud mobiilis: töötajad saavad nüüd kiiresti ülevaate oma töökoormusest ja planeeritud vahetustest visuaalses vormis.
• Kaardifunktsionaalsus laeb kiiremini ja töötab stabiilsemalt ka piiratud ühenduse korral.
• Uuendatud on nuppude paigutust ja visuaali, et teha navigeerimine ja sisestamine veelgi intuitiivsemaks.

Töögraafikute platvormi uuendus – üleminek uuele süsteemile

Töögraafikute moodul on saanud mitmeid sisemisi parandusi ja optimeerimisi. Mais alustasime kasutajate järk-järgulise üleviimisega uuele graafikute haldussüsteemile, mis on:

• stabiilsem
• skaleeritavam
• ja pakub paremaid võimalusi vahetuste planeerimiseks ning muutuste logimiseks.

Uued töötundide raporti vaated – vertikaalne ja horisontaalne

Töötundide aruandlus on paljude meie klientide jaoks oluline tööriist. Mais lisandus sellele kaks uut vaadet – vertikaalne ja horisontaalne paigutus.

• Vertikaalne vaade sobib paremini juhtude jaoks, kus fookuses on töötajapõhine info järjestus.
• Horisontaalne vaade toob paremini esile päevade lõikes toimuva töökoormuse, sobides nt objekti- või projektipõhiseks analüüsiks.

Mõlemad vaated on saadaval raporti seadetes ning neid saab soovi korral eksportida otse PDF või Excel formaati.

Kui sul on mõtteid või küsimusi, kirjuta meile julgelt – sinu tagasiside aitab meil liikuda õiges suunas.

Kasutajad, keda üleminek puudutab, saavad personaalse teavituse ning toe meie kliendihalduritelt. Eesmärk on teha üleminek võimalikult sujuvaks ja katkestustevabaks.

Jätkame tööd selle nimel, et Hours oleks tööaja haldamise kõige usaldusväärsem ja mugavam tööriist. Aitäh, et oled meiega!

Eesti tööstus liigub selgelt digitaliseerimise suunas – aina rohkem ettevõtteid otsivad viise, kuidas tootmisprotsesse nutikamaks ja läbipaistvamaks muuta. Meie eesmärk on tuua turule järgmise põlvkonna tootmistarkvara, mis ühendab võtmeprotsessid ühte süsteemi ning pakub reaalajas ülevaadet igast tööetapist. Nüüd otsime ettevõtteid, kes soovivad selle arenduse esirinnas kaasa lüüa ja kujundada lahenduse just oma vajadustest lähtudes. Just nendega soovime avada täiesti uue võimaluse: ainulaadse pilootprojekti, kus sünnib täielikult integreeritud tarkvaralahendus tootmise tervikjuhtimiseks.

Koos Erply ja Hours tiimidega arendatav platvorm ühendab varude, ostu‑müügi, tootmise planeerimise, töövoo ja personaliandmed ühte läbipaistvasse süsteemi. Reaalajas andmed annavad hetkelise ülevaate kõikidest protsessidest, prognoosipõhised soovitused aitavad hoida varusid optimaalsena ning automatiseeritud tööajaarvestus teeb palgaarvestuse täpseks sekundite jooksul. Kõik see loob vundamendi nutikaks ja kestlikuks tootmiseks, mis suudab kiiresti reageerida turumuutustele.

Pilootprogrammis osalejad saavad varajase juurdepääsu uuendustele, otsesuhtluse arendustiimiga ning võimaluse kujundada funktsionaalsust vastavalt oma vajadustele. Kohti jätkub vaid käputäiele ettevõtetele – kui näed, et just sinu meeskond võiks olla selle teekonna eestvedaja, anna märku ja astume järgmise sammu koos.

Mis on tulemas?

Koostöös Erply ja Hours tiimidega arendame täielikult integreeritud tootmistarkvara, mis ühendab tootmisettevõtte võtmeprotsessid ühte süsteemi:

• Laoarvestus ja WMS – reaalajas varude asukohad, liikumine ja partiide haldus
• Ostu- ja müügitellimused – sujuv protsess pakkumisest arveni
• Tootmise planeerimine ja juhtimine – operatsioonide struktuur, ressursside vajadus, koormus ja töökorraldus
• Reaalajas töövoo jälgimine ja raportid – nähtavus igal hetkel
• Kulude ja ressursikasutuse arvestus – aruanded kasumlikkuse ja tootmisefektiivsuse kohta
• Prognoosipõhised ostusoovitused – automaatika, mis toetub tegelikule nõudlusele

Kõik see ühes süsteemis – läbipaistvuse, kiiruse ja täpsuse nimel.

Integreeritus Hours tööaja- ja personalihaldusega

Tarkvara töötab täielikult koos Hours süsteemiga, tuues kaasa:

• Automatiseeritud tööajaarvestuse – vahetused, töötunnid ja pausid reaalajas
• HR-mooduli – digilepingud, juhendite allkirjastamine, puhkused, töötajate wiki
• AI-tööriistad – andmepõhine juhtimine ja automaatsed soovitused

Miks usaldada meid?

• Erply – 15+ aastat kogemust, 30+ riiki, suurte ja väikeste ettevõtete lemmik
• Hours – tõestatud lahendus tootmisettevõtete tööaja ja personalihalduseks
• Kiire arendus, paindlikkus ja otsene tugi – kõik arenduspartneri rolli kuulub

Mida pilootettevõttena võidate?

• Soodustingimustel ligipääs uuele platvormile
• Otsesuhtlus arendustiimiga – teie vajadused kujundavad lahendust
• Reaalne mõju arendusele – funktsioonid lähtuvad teie protsessidest
• Soovi korral ka nähtavus kui tootmise digitaliseerimise eestvedaja

Kohti on piiratud: vaid 3–5 ettevõtet. See ei ole massteavitus, vaid kutse partnerluseks – kus fookus on tõelise väärtuse loomisel.

Kui see visioon sind kõnetab ja soovid pilootprogrammiga lähemalt tutvuda, kirjuta julgelt sven@hours.ee‑le – leiame üheskoos sobiva aja kõneks või kohtumiseks ning vastan meeleldi kõigile sinu küsimustele.

See ei ole lihtsalt uus tarkvara. See on uus viis juhtida tootmist – nutikalt, läbipaistvalt ja paindlikult.

Varsti avame uksed oma koostööpartneritele, et astuda üheskoos järgmine samm ja liikuda edasi veelgi täiustatud tööaja- ja personalihalduse suunas. Ehitasime Hoursi uue versiooni täiesti nullist üles Erply uuenduslikule platvormile — sinna, kus ärimaailm kohtub tulevikutehnoloogiaga ja võimalused on piiramatud.

Erply loob ühtset äriplatvormi, mis toimib nagu rakendustepood: üks koht, kus saab hallata kogu oma äri erinevaid külgi — alates müügist ja laovarudest kuni personalihalduse ja tööaja arvestuseni. Ning Hours on osa sellest uuest maailmast!

Mai kuu jooksul alustame olemasolevate koostööpartnerite ülekolimist uuele platvormile. Loomulikult jääb täna kasutusel olev Hoursi versioon veel mõneks ajaks paralleelselt toimima.

Mida uut toob kaasa Hoursi uus versioon?

• Täiustatud raportid — rohkem valikuvõimalusi ja täpsemad ülevaated. Uues Hoursi versioonis saad mugavalt ja kiiresti filtreerida andmeid üksuse, projekti, kasutaja ja ülesande alusel. Valida saab perioodi ja andmeallika, otsustada, kas kuvada aeg täisarvudena või komakohtadega, hallata pauside arvestust ning lisada raportile isikukoode.Töötundide ja pauside info on alati täpne ja kättesaadav, vähendades vajadust käsitsi paranduste järele ja aidates kiiremini teha teadlikke otsuseid.
  Lisaks on lisandunud mitmed uued raportitüübid:
  • Palgaaruanne — lihtsustab ja kiirendab palgaarvestust töötundide põhjal.
  
  
  • Töötundide raport — põhjalik vaade töötajate reaalsele tööajale ja pausidele.
  
  
  • Projekti raport — võimaldab jälgida tööpanust ja kulutatud tunde projektide lõikes.
  
  
  • Plaanitud vs Päris Tunnid — aitab võrrelda planeeritud ja tegelikku tööaja kasutust.
  
  
  • Kohandatud raport — võimalus luua täpselt oma vajadustele vastavad aruanded.
  
  Kuidas parandatud raportid igapäevaelus kasu toovad?
  • Projektijuht saab reaalajas ülevaate projektide tööajakulust, hoides projektid eelarves ja tähtajas.
  • Raamatupidaja saab töötundide ja pauside info automaatselt ning täpselt, lihtsustades palgaarvestust ja vältides käsitsi tehtavaid vigu.
  • Personalijuht saab kiiresti ülevaate töökoormusest ja puhkuste planeerimisest, vältides meeskonna ülekoormust ja toetades paremat töörahulolu.

• Uus töögraafikute moodul — kiirem, paindlikum ja nutikam töökorraldus. 
  Töögraafikute koostamine võib olla ajamahukas ja keeruline, eriti kui meeskonnas on sagedasi muudatusi. Sellepärast loome Hoursi uude versiooni täiesti uuesti üles ehitatud töögraafikute mooduli, mille fookuses on kiirus ja kasutusmugavus.
  Uus töögraafiku lahendus võimaldab:
  • kiiremini koostada ja muuta vahetusi, hallata tööpäevi ja puhkeperioode ühelt lihtsasti kasutatavalt vaadelt, saata töötajatele automaatseid teavitusi graafiku muudatustest (näiteks „Kinnita või loobu muudatusest” märguanne).
  Lisandumas on ka uuenduslik funktsioon, mis annab töötajatele võimaluse ise omavahel tööpäevi vahetada. Näiteks kui töötajal on vaja ootamatult arsti juurde minna, saab ta saata kolleegile vahetuspäringu otse süsteemist ning kolleeg saab selle mugavalt kinnitada. See suurendab paindlikkust ja vähendab juhatajate käsitsi korraldamise koormust. Kõik need uuendused toetavad paremat töökorraldust, kiiremat reageerimist muudatustele ja suuremat töötajate rahulolu.
  
• Vestlus (Chat) otse tarkvaras — kiirem ja lihtsam suhtlus. Hoursi uus versioon toob ettevõteteni ka mugava sisseehitatud Vestluse lahenduse. Tänu sellele saavad töötajad ja juhid suhelda otse süsteemi sees — olgu see graafikumuudatuste kinnitamine, töökorralduse täpsustamine või kiire infojagamine. Vestlus teeb suhtluse kiiremaks, selgemaks ja koondab kogu ettevõtte suhtluse ühte keskkonda.
  
• Uuendused personalihalduses — kõik vajalik ühes kohas ja sujuvalt hallatav. 
  Hoursi uus arenduses olev HR-moodul katab laia valiku personalitöö protsesse, et muuta ettevõtte igapäevane personalihaldus sujuvamaks, läbipaistvamaks ja kiiremaks.
  Peamised uuendused hõlmavad:
  • Dokumendihaldus ja juhendite allkirjastamine — kõik töötajatega seotud dokumendid on koondatud ühte kohta ning olulised juhendid ja tööreeglid saab digitaalselt allkirjastada.
  
  
  • Ettevõtte sisene wiki — teadmistebaas ja käsiraamat töötajatele, kust leiab kiiresti vajaliku info töökorralduse, protseduuride ja muu tähtsa kohta.
  
  
  • Tehisintellekti tugi lepingute koostamisel — AI aitab koostada töölepinguid ja muid vajalikke dokumente, mille saab seejärel automaatselt allkirjastada, säästes oluliselt aega ja vähendades eksimisriski.
  
  
  • Tööohutuse ja protseduuride järgimise automatiseerimine — süsteem tuletab töötajatele meelde vajalikke nõudeid ning jälgib nende täitmist, tagades vastavuse ettevõtte standarditele.
  
  
  • Puhkuste ja töökatkestuste automaatne arvestus — puhkuseavalduste haldus ning töölt puudumiste automaatne kajastamine personaliregistris, et kõik andmed oleksid ajakohased ja korrektsed.
  
  Tänu nendele uuendustele muutub personalihaldus lihtsamaks, väheneb administratiivne koormus ning ettevõtted saavad keskenduda rohkem oma põhitegevusele, mitte paberimajandusele.

Eksklusiivne võimalus liituda Hoursi HR-mooduli pilootprojektiga

Tegemist on eksklusiivse ja piiratud pakkumisega — pilootprojektis saab osaleda vaid valitud arv ettevõtteid. Meil on suur rõõm pakkuda seda võimalust ka just teie ettevõttele.

Pilootprojektis osalejana võidate järgmised eelised:

• Soodustingimused — erihinnad ja paindlikud tingimused kogu pilootprojekti vältel.
• Personaalne tugi — otsene koostöö meie meeskonnaga, tihe suhtlus ja kiire abi igas küsimuses.
• Arendusettepanekud — võimalus anda sisendit ja suunata mooduli arendust vastavalt teie ettevõtte tegelikele vajadustele.

Usume siiralt, et sellisest koostööst sünnib suur väärtus nii teie ettevõttele kui ka meile. Meie eesmärk on ehitada lahendus, mis muudab personalitöö lihtsamaks, kiiremaks ja tõhusamaks — täpselt teie ootustele vastavaks.

Kui soovite pilootprojektis osaleda, rohkem infot saada või kohe oma huvi üles näidata, siis kirjutage julgelt aadressil sven@hours.ee — oleme alati valmis vestlema ja infot jagama!

Pilootprojektiga liitumise eelised:

• Saad varajase ligipääsu uuele HR-moodulile.
• Mõjutad arendust oma vajaduste ja tagasisidega.
• Tõstad oma personalihalduse uuele tasemele.

---

Me usume, et parimad tööpäevad algavad lihtsusest ja usaldusest. Hoursi uus versioon sünnib soovist teha tööaja ja personalihalduse protsessid mitte ainult kiiremaks ja mugavamaks, vaid ka inimestele sõbralikumaks ja tähenduslikumaks. Uuendatud kasutajakogemus, nutikamad tööriistad ja laienevad võimalused aitavad igal meeskonnal kasvada ja igal ettevõttel lennata kaugemale. Me ehitame koos teie ja teie inimestega midagi enamat kui tarkvara — me loome tööelu, mis toetab, lihtsustab ja inspireerib.

Astuge meiega järgmine samm parema tööpäeva poole!