Kuidas valida tööajaarvestuse tarkvara?

Tööajaarvestuse tarkvarasid on tänapäeval mitmeid erinevaid ja igal ettevõttel on võimalik valida endale kõige sobivam tarkvara. Mida aga tarkvara valimisega silmitsi seistes silmas pidada?

• Üks olulisemaid punkte on veendumine tarkvara sobivuses ettevõttes kasutusel olevate seadmete ja operatsioonisüsteemidega. Lisaks tasub arvesse võtta, kas tarkvara tuleb serverisse alla laadida või saab seda kasutada pilveteenusena.
• Tasub põhjalikult uurida, milliseid lisasid ja liidestusi erinevad tarkvarad pakuvad. Mõned teenusepakkujad on võimelised klientidele spetsiaalseid liidestusi tegema, et tarkvara kliendi ettevõtte eripäradele vastaks ja tööaja jälgimise võimalikult täpseks muudaks. Liidestuste hulka kuuluvad näiteks erinevad palgaarvestuse programmid, mobiilirakendused koos GPS-jälgimisega, logimisterminalid, uksekaardid jpm. 
• Kui paindlikud on valikus olevad tarkvarad erinevate tööliikide, projektide, vahetuste puhul tööaja arvestamisel? Kas tarkvara on võimeline korrektselt jälgima ka kaug- ja/või välitööd tegevate töötajate tööaega? 
• Tööajaarvestuse tarkvara peab pakkuma ka kliendisõbraliku raportite kogumise, vaatamise ja allalaadimise/printimise süsteemi. Erinevatel teenusepakkujatel võib raportite süsteem olla väga erinev: milliseid andmeid raportil kuvatakse; millistes formaatides saab raporteid vaadata, alla laadida, printida, edasi saada ning kui mugav on raporteid üldse genereerida, kas raporteid on lihtne üles leida?
• Kasutajamugavus ja lihtne kasutamine on väga olulised märksõnad tööaja jälgimiseks sobivat tarkvara valides. Kõik olulised andmed peaksid olema lihtsasti leitavad ja edasi töödeldavad. Töötajatel peaks olema selge ja arusaadav, kuidas töid registreerida ning end töödele sisse ja välja registreerida. Otsestel ülemustel peaks olema selge ülevaade tehtud töödest ja neile kulunud ajast. Lisaks aitab tööajaarvestust oluliselt lihtsustada, kui tarkvarasse on integreeritud riigipühade kalender, et ei peaks käsitsi pühade töötasusid sisestama jms. 
• Klienditugi on hea teenuse nurgakivi. Sobivat tarkvara valides on mõistlik veenduda, et probleemide ja küsimuste tekkides on klienditoe kontaktid kiiresti leitavad ning spetsialist on valmis mõistliku aja jooksul reageerima. 
• Mitmed teenusepakkujad annavad uutele klientidele tasuta prooviperioodi, et aidata neil otsustada. Pakutakse kuni 30 päeva pikkuseid prooviperioode. Selliselt on võimalik saada ülevaade, kuidas tarkvara on üles ehitanud ja kas see sobib ettevõttega. Samuti on mitmed teenusepakkujad valmis tegema tasuta demo, milles näitavad, kuidas tarkvara kasutada, milliseid võimalusi see pakub ja vastavad võimalikele küsimustele.
• Võimalusel tasub võrrelda erinevate tarkvarade hinnakirju, et valida ettevõtte eelarvele ja vajadustele sobiv tööajaarvestuse tarkvara. On nii fikseeritud pakette, mis sisaldavad kindlaid teenused ja/või seadmeid, kui ka kuutasul põhinevaid pakette, mille hind sõltub kasutajate arvust. 

Turul on mitmeid erinevaid teenusepakkujaid, kes pakuvad omanäolist tarkvara. Oma ettevõttele parima valiku tegemiseks tuleks lühidalt öeldes kaaluda tarkvara kasutusmugavust, võimalusi, liidestusi, hinnapoliitikat, professionaalse klienditoe ja tasuta prooviperioodi olemasolu. Hours pakub 30 päeva pikkust tasuta prooviperioodi, tasuta demo, mitmeid liidestusi ja seadmeid, mis aitavad tööajaarvestust kiiremaks ja mugavamaks teha. Soovi korral aitame täiesti tasuta ka ettevõtte kontole esmased seadistused teha, sh lisada kõikide töötajate andmed tarkvarasse. Oleme valmis iga kliendiga individuaalselt tegelema, et üleminek meie tarkvarale oleks sujuv ja mugav. Ülevaate Hoursi erinevatest võimalustest saab siit: