Korrektne tööajaarvestus: miks see on tähtis ja kuidas seda teha?

Mihkel Männamaa

Tööaja ja puhkeaja põhinõuded

Täistööaeg ja osaline tööaeg

Töölepingu seadus eeldab, et täistööajaga töötaja teeb tööd kaheksa tundi päevas ja 40 tundi seitsmepäevase ajavahemiku jooksul. Kui pooled lepivad kokku osalises tööajas, tuleb töölepingus fikseerida, mitu tundi nädalas töötaja töötab.

Ületunnitöö ja tööaja üldpiirang

Ületunnid tekivad, kui töötatakse üle kokkulepitud tööaja. Seadus lubab ületunnitööd vaid poolte kokkuleppel ning need tuleb töötajale hüvitada vaba aja või 1,5-kordse tasuga. Töötaja tööaeg koos ületundidega ei tohi ületada 48 tundi seitsmepäevases ajavahemikus. Summeeritud tööaja arvestuse korral võib tööaeg mõnel nädalal olla pikem, kuid arvestusperioodi lõikes (kuni 4 kuud) ei tohi keskmine tööaeg ületada 48 tundi nädalas.

Summeeritud tööaeg

Paljud ettevõtted kasutavad vahetustega töötamisel summeeritud tööaega, kus tööaeg jaotub arvestusperioodi jooksul ebavõrdselt. Tööandja ja töötaja peavad kokku leppima graafiku teatavaks tegemise ja muutmise tingimused; tavaks on graafik koostada kuude kaupa ja avalikustada see enne kuu algust. Arvestusperioodi lõpus selguvad üle- ja alatunnid; ületunnid hüvitatakse vaba aja või rahaga, alatunnid tööandja süül hüvitatakse keskmise töötasuga.

Pausid ja puhkeaeg

Iga kuue töötunni kohta peab töötajale olema ette nähtud vähemalt 30-minutiline paus. Kui töö iseloom ei võimalda töökohalt lahkumist, tuleb paus lugeda tööaja hulka. Töötajal peab olema igas 24-tunnises perioodis vähemalt 11 tundi järjestikust puhkeaega ning seitsmepäevases ajavahemikus vähemalt 48 tundi (või 36 tundi summeeritud tööaja korral). Päev enne riigipüha tuleb tööpäeva lühendada kolme tunni võrra ja riigipühal töötamine tuleb hüvitada kahekordse tasu või tasulise vaba päevaga.

Hea töögraafiku koostamise põhimõtted

Planeeri ette ja teavita õigel ajal
Kui tööaeg jaguneb ebavõrdselt, peab tööandja töötajat eelnevalt teavitama, millal ta graafiku kätte saab ja kuidas kinnitatud graafikut muudetakse. Graafik tuleks koostada vähemalt kuu kaupa ja teatavaks teha hiljemalt jooksva kuu alguseks. Muudatused tuleb töötajatega läbi rääkida ja nendega kokku leppida. Ilma mõjuva põhjuseta graafiku muutmine arvestusperioodi sees ei ole heauskne
Võimalda paindlikkust ja kuula töötajaid
Kuigi tööandja koostab graafiku lähtudes töö iseloomust, tasub arvestada töötajate isiklike soovide ja pereeluga. Kaasaegsed digilahendused, nagu Hours, võimaldavad töötajatel vahetusi vahetada ja eelistusi märkida, mis tõstab motiveeritust ja vähendab juhtide töökoormust.
Arvesta seaduslike piirangutega ja töötajate heaoluga
Graafiku koostamisel tuleb tagada piisav puhkeaeg ning vältida väsimuse kuhjumist. Pärast intensiivset perioodi võiks planeerida pikema puhkuse. Samuti on oluline planeerida tööpäevasisesed pausid võimalikult ühtlaselt.

Excel või tööajaarvestuse tarkvara?

Paljud alustavad tööaja arvestamist Excelis. See on paindlik ja soodne, kuid suuremate meeskondade puhul tekivad mitmed probleemid:

Versioonide erinevused ja valemivead
Exceli failid võivad eri seadmetes või vabavarades avamisel valemeid rikkuda. Failide jagamine e‑posti teel loob duplikaate ja tekitab andmekadu.
Aeganõudev käsitöö ja puuduv liidestus
Andmed tuleb sisestada käsitsi ja need ei liigu automaatselt raamatupidamisse ega personalisüsteemidesse. See suurendab eksimuste ohtu ja võtab aega.
Juurdepääsu ja turvalisuse probleemid
Puudub õiguste haldamine – igaüks võib faili muuta või kogemata kustutada. Samuti pole võimalik tagada, et kõik töötajad kasutaksid üht versiooni.

Kui ettevõte kasvab või protsessid muutuvad keerulisemaks, on mõistlik üle minna spetsiaalsele tarkvarale. Näiteks Hours tööajaarvestuse tarkvara pakub mitmeid eeliseid:

Automaatne normtundide arvestus ja seadusele vastavus
Tarkvara arvestab riigipühasid, pauside pikkust ja tööaja piiranguid, andes selge ülevaate ületundidest ja graafikutest.
Reaalajas andmed ja integratsioon
Näed reaalajas, kes töötab, millised vahetused on täitmata ja kui suur on koormus. Andmed liiguvad otse palga- ja personalisüsteemidesse.
Digitaalne dokumentatsioon ja personalihaldus
Kõik töölepingud, juhendid ja muud dokumendid on ühes kohas, digiallkirjastatavad ja alati kättesaadavad.
Lihtne graafikute koostamine ja suhtlus
Moodul võimaldab graafikuid kiiresti koostada ja muuta, saata töötajatele automaatseid teavitusi ning võimaldada neil vahetusi omavahel vahetada. Sisseehitatud vestlus aitab vältida infomüra.

Personalihaldus ja dokumentide korrastamine

Korrektsest tööajaarvestusest võidab kogu ettevõte. Täpsed andmed pauside, puhkuste ja töötundide kohta lihtsustavad palgaarvestust ning aitavad personalijuhil ennetada ülekoormust ja planeerida asendusi.

Dokumentide üleslaadimine ja digiallkirjastamine
Töölepingute lisad, riskianalüüsid ja muud dokumendid saab üles laadida ja digiallkirjastada ühes kohas.
„Wiki” või teadmistebaas
Töötajatele mõeldud sisemine wiki või teadmistebaas talletab ohutusjuhendid ja korduma kippuvad küsimused.
Tehisintellektil põhinevad lepingupõhjad
Tehisintellekti abil koostatud lepingupõhjad vähendavad vigade riski ja säästavad juristide aega.

Kokkuvõte

Tööaja korrektne arvestamine ei ole lihtsalt bürokraatlik kohustus – see on investeering töötajate heaolusse ja ettevõtte efektiivsusesse. Seadus sätestab tööaja, pauside ja puhkeperioodide kohta ranged nõuded ning ettevõtte kohustus on neid järgida.

Excel võib sobida väikesele meeskonnale, kuid suuremate ettevõtete puhul on see tihti ajamahukas ja vigadele avatud. Hours tööajaarvestuse tarkvara ühendab tööaja registreerimise, palgaarvestuse, personalihalduse ja dokumentide haldamise ühtseks tervikuks.

Kui soovid, et tööaegade arvestamine, graafikute koostamine ja personalidokumentide haldamine toimiksid sujuvalt, broneeri tasuta demo ja vaata, kuidas Hours saab sinu ettevõtet aidata.

Broneeri demo siit: https://calendly.com/sven-hours/45min

Tööaeg ei ole lihtsalt numbrid – see on investeering töötajatesse ja ettevõtte tulevikku.