Tööaja arvestus on iga ettevõtte jaoks üks olulisemaid protsesse – sellest sõltub nii palgaarvestus, töö efektiivsuse analüüs kui ka juriidiline vastavus tööseadustele. Täna on turul mitmeid erinevaid logimisviise – alates lihtsast Exceli tabelist kuni automaatsete tsoonipõhiste süsteemideni välja.

Iga meetodiga kaasneb erinev tase täpsust ja kontrolli. Mõni süsteem eeldab töötajalt käsitsi sisestamist (mis võib ununeda või olla kallutatud), samas kui teised meetodid logivad tööaja automaatselt – täpselt sellel hetkel, kui töö tegelikult algab.

Iga ettevõte peab leidma just enda töökorraldusele sobivaima viisi, kuid oluline on teadvustada: täpsus maksab vähem kui ebatäpsus. Kui 50 töötajaga ettevõttes kaob iga päev kasvõi paar minutit inimese kohta, tähendab see sadu tunde ja tuhandeid eurosid kadunud ressurssi kuus.

Allolev tabel annab ülevaate erinevate tööaja logimise meetodite eeldatavast täpsusest, võimalikest kadudest ja hinnangulisest rahalisest mõjust:

Tööaja logimise viiside võrdlus

*Märkused:

• Raha kadu on arvutatud töötunni hinnaga 15 € (sh maksud).
• Arvestatud: 50 töötajat, 20 tööpäeva kuus.
• Täpsus viitab sellele, kui hästi tööaja logimine kajastab tegelikku tööle asumise hetke.

Mida sellest tabelist järeldada?

SmartTrack (Hours) töötab täielikult automaatselt ja passiivselt – töötaja ei pea midagi tegema. See tagab kõrgeima täpsuse ja väikseima vea.

Paberil ja Excelis logimine sobib väga väikestele või paindlikele tiimidele, kuid on seotud suurima vigade ja kadude riskiga.

Mobiilirakendus annab töötajatele paindlikkuse, aga sõltub töötaja distsipliinist.

RFID, sõrmejälg ja näotuvastus on juba täpsemad, kuid vajavad töötaja aktiivsust ja mäletamist.

Tsoonipõhised läbipääsusüsteemid on väga täpsed, kui need on korrektselt seadistatud.

💡 Soovitame mõelda tööaja logimisel mitte ainult mugavusele, vaid ka täpsusele, kontrollile ja rahalisele mõjule. Iga minut loeb.

👉 Kui tahad teada, milline lahendus sobib just sinu ettevõttele või soovid testida SmartTracki reaalajas logimist, siis kirjuta meile: info@hours.ee

Miks on tööaja arvestuse täpsus nii oluline ja kuidas tarkvara aitab vältida juriidilisi riske?

Manuaalne tööaja sisestamine Excelisse võib viia tõsiste tagajärgedeni, kui andmed ei kattu tegelikkusega. Digitaalne tööajaarvestus välistab subjektiivsuse ja tagab tõendatava jälje.

Hiljutine juhtum Kilingi-Nõmmelt tõi taas päevakorda küsimuse, kui oluline on täpne ja kontrollitav tööajaarvestus. Endist vabaajakeskuse juhti süüdistatakse tööajatabeli võltsimises, sest tabelisse kanti töötunnid inimese nimele, kes reaalselt neid tunde ei teinud.

Uurimise käigus selgus, et fiktiivsele töötajale oli arvestatud töötasu, kuigi tegelikud koristustööd tegi asendaja. Kohtu hinnangul oli tegemist valeandmete esitamisega, kuigi kaitsja sõnul oli töö siiski tehtud ja omavalitsusele kahju ei tekkinud. Nüüd arutab Riigikohus, kas selline Exceli täitmise viga on kuritegu või mitte.

See lugu toob hästi esile ühe levinud probleemi – kui tööajaarvestus põhineb käsitsi täidetud tabelitel, tekib suur risk eksimusteks, arusaamatusteks ja isegi õigusvaidlusteks.
Ühe töötunni ekslik märkimine võib näiliselt tunduda pisiasi, kuid avalikus sektoris või suuremates ettevõtetes on sellel otsene mõju eelarvele, aruandlusele ja vastutusele.

Tänapäeva tööajaarvestuse tarkvarad – nagu Hours – on loodud selliste olukordade vältimiseks.

• Iga töötaja sisselogimine toimub kindla meetodi järgi (rakendus, terminal või SmartTrack-seade).
• Kõik andmed salvestuvad automaatselt koos ajatempli ja asukohaga.
• Tööde asendused ja rollimuudatused kajastuvad süsteemis läbipaistvalt.

Tulemuseks on aruandlus, millele saab nii juhtkond kui ka järelevalveorgan kindlalt tugineda – ilma, et peaks vaidlema selle üle, kas “Exceli rida” oli ekslik või tahtlikult muudetud.

Tööaja arvestus ei ole pelgalt administratiivne kohustus – see on usaldusväärsuse alus. Kui protsess on automatiseeritud ja jälgitav, kaob risk sattuda olukorda, kus Exceli rida võib saada juriidiliseks probleemiks.

Loe artikklit:

https://www.ohtuleht.ee/1141860/voltsimises-suudi-moistetud-vabaajakeskuse-endine-juht-taotleb-riigikohtus-oigeks-moistmist

Peidetud tööpausid – kuidas täpne tööajaarvestus säästab tuhandeid eurosid

Tööajaarvestus on iga ettevõtte toimimise alus. Kui see on ebatäpne, hakkavad väiksed vead kuhjuma – ja lõpuks maksab ettevõte kinni töötajate „peidetud pausid“. See on lugu ühest tootmisettevõttest, kus aja logimine toimus küll moodsal moel – näotuvastuse terminalide abil –, kuid süsteemi sai siiski kergesti ära kasutada.

Kui tehnoloogia ei taga ausust

Töötajad pidid tööle tulles ja töölt lahkudes läbima terminali, mis tuvastas näo järgi. Kõlab tõhusalt, eks? Kuid tegelikkuses tekkisid ootamatud kitsaskohad:

• Vahetustes oli kuni 200 töötajat – terminalide ees tekkisid hommikuti ja vahetuse lõpus järjekorrad.
• Osa töötajaid kasutas olukorda ära – logiti end tööle ja mindi hoopis suitsule või kohvile.
• Tööaeg hakkas jooksma, kuigi töö ise polnud veel alanud.

Tulemuseks oli ebatäpne tööajaarvestus, mille parandamine võttis juhtidel ja personaliosakonnal tunde. Veelgi enam – iga kuu maksti kinni kümneid tunde, mida tegelikult ei töötatud.

Pöördepunkt: üleminek Hours SmartTrackile

Ettevõte otsustas proovida uut lähenemist – Hours SmartTracki süsteemi, mis registreerib tööaja automaatselt ja asukohapõhiselt. Töötajatel ei olnud enam vaja kuhugi minna ega midagi vajutada – süsteem tegi selle ise, taustal.

Tulemused olid silmnähtavad:

✅ Ei mingeid järjekordi ega viivitusi – logimised toimusid automaatselt töökoha piires.
✅ Tööajaarvestus muutus ausaks ja täpseks – süsteem näitas reaalselt, millal inimene töötab ja millal mitte.
✅ „Lisapausid“ tulid nähtavale – suitsu- ja kohvipausid, mis varem tööajaks logiti, olid nüüd eristatavad.
✅ Juhtidel vabanes sadu tunde aastas – ei olnud vaja käsitsi parandada ega vaielda tööaegade üle.

Konkreetne tulemus: 3 kuu võrdlus

📊 Enne (näotuvastus terminaliga): 5–7% tööajast oli valesti arvestatud. See tähendas ettevõttele ligi €12,000 lisakulu kvartalis.
📈 Pärast (Hours SmartTrackiga): vigade osakaal langes alla 0,5%. Kokkuhoid sama perioodi jooksul üle €10,000.

Need tulemused kinnitavad, et isegi kõige moodsam terminal ei taga ausat tulemust, kui süsteemi saab inimkäitumise kaudu „painutada”. SmartTrack elimineerib selle riski – tööaeg logitakse seal, kus töö päriselt toimub.

Mida see õpetab?

Tööaja jälgimine ei ole ainult aruandlus. See on ettevõtte usalduse, tõhususe ja aususe alus. Automaatne tööajaarvestus vähendab konflikte ja tõstab läbipaistvust – kõik teavad, et andmed on täpsed ja võrdsed kõigi jaoks.

Hours SmartTrack teeb tööaja jälgimise ausaks, täpseks ja automaatseks – nii nagu see tegelikult olema peab.

August on toonud Hoursi tarkvarasse mitmeid olulisi täiendusi, mis muudavad tööaja jälgimise ja ettevõtte tööprotsesside juhtimise veelgi täpsemaks ja paindlikumaks. Suurimad uuendused puudutavad SmartTrack süsteemi, kus nüüd on võimalik katta ka keerukamaid alasid ning tagada töökindlus isegi offline-režiimis. Täiendusi on tehtud töögraafikute halduses ning lisatud automaatne puhkuste ja muude töökatkestuste jääkide arvestus, mis lihtsustab juhtide igapäevatööd. Lisaks on alustatud uue dashboardi arendust, et pakkuda kasutajatele paremat ülevaadet. Suurema muudatusena on käivitatud üleminek Erply backendile, mis avab tulevikus täiesti uued võimalused kiiruse, turvalisuse ja integratsioonide osas.

Hours SmartTrack

• Võimalus luua mitme gateway’ga gruppe, et katta suuremaid ja keerukamaid alasid.
• Uued gateway’d töötavad ka offline-režiimis, tagades töökindluse ka katkestuste korral.

Töögraafikud

• Tehtud parandusi ja väiksemaid täiendusi, mis muudavad graafikute koostamise mugavamaks ja täpsemaks.

Puhkused ja katkestused

• Lisatud automaatne jääkide arvestus. Süsteem oskab nüüd arvestada erinevaid töökatkestusi (nt puhkused), näidates allesjäänud päevi ja tunde.

Dashboard

• Alustatud uue töölauda (dashboardi) arendust, mis hakkab pakkuma oluliselt põhjalikumat ja visuaalsemat infot.

Erply backend

• Alustatud üleminekut Erply backendile, mis toob kaasa olulised eelised:
  • suurem turvalisus ja kiirus,
  • parem skaleeritavus,
  • laiaulatuslikud liidestusvõimalused (sh ladu ja müük),
  • detailsemad raportid (nt vahetusepõhine müügiinfo).

Pärnus tegutsev AS Japs, kus töötab 50 tootmistöötajat, seisab igapäevaselt väljakutse ees, kuidas tagada tööaja korrektne fikseerimine. Tööpäev algab ametlikult kell 7.00, kuid vanematele, kes viivad lapsed lasteaeda, on ette nähtud hilisem algus kell 8.00. Praktikas sõltub saabumisaeg sageli bussigraafikutest või pere vajadustest.

Varasemalt jõudis paberkandjal tööajaarvestus raamatupidajani alles kuu lõpus, mis raskendas igapäevase ülevaate saamist. Hours muutis olukorda põhimõtteliselt. Nagu ettevõtte juhtkond selgitab: „Hours võimaldas jälgida töötajate tööle saabumist lihtsalt, täpselt ja jooksvalt.“

Suurem läbipaistvus ja täpsem töökorraldus

Süsteemi kasutuselevõtt tõi esile mitmeid mustreid, mis varem jäid varjatuks. Näiteks ilmnes, et osa töötajaid tuleb tööle varem, kuid alustab tööpäeva alles pärast kohvi- või suitsupausi. Samuti sai selgemaks, kuidas arvestatakse tööajaks arsti külastust. Tähelepanu alla kerkis ka tööriiete vahetamise ja pesemise aeg: „Üks töötaja kulutab sellele 5 minutit, teine aga 35. Varem meil sellist ülevaadet polnud,“ märgib juhtkond.

See tõi kaasa arutelu, millal lugeda tööpäev lõppenuks: kas riietusruumi sisenemisel või pärast pesu ja riietumist. See nn ahhaa-moment näitas, kuidas Hours avab täiesti uue perspektiivi tööaja kasutamisele ja distsipliinile.

Edasised sammud ja arendusvõimalused

Hetkel on Japs alles algusjärgus, keskendudes eelkõige tööaja alguse ja lõpu ning puudumiste täpsele fikseerimisele. Kuid juba nähakse väärtust ka haiguslehtede ja puhkuste haldamise funktsionaalsuses ning integratsioonis raamatupidamisprogrammidega.

„Hoursil on lai valik võimalusi ning iga ettevõte saab valida just need funktsioonid, mis on kõige olulisemad. Meie liigume samm-sammult edasi, kuid mida rohkem lahendusi kasutame, seda kasulikumaks ja sisukamaks protsess muutub,“ selgitab juhtkond.

Partnerlus, mis ulatub kaugemale tarkvarast

Lisaks tehnoloogiale hindab Japs kõrgelt ka partnerlust. „Sven ja Mihkel on alati kättesaadavad, lahendused tulevad kiiresti ning meie ideid arvestatakse. Peale kõige muu – nad on lihtsalt suurepärased koostööpartnerid,“ ütleb juhtkond.

Japsi kogemus näitab, et tööaja täpne arvestus ei ole enam pelgalt seadusest tulenev kohustus. See on juhtimisinstrument, mis kujundab õiglasema tasustamise, efektiivsema töökorralduse ja läbipaistvama organisatsioonikultuuri. Forbes’i vaatenurgast võib öelda: tööaja täpne mõõtmine on uus konkurentsieelis.

Kaugtöö ja hübriidne töökorraldus on muutunud tänapäevaste organisatsioonide lahutamatuks osaks. Paindlik tööviis suurendab töötajate rahulolu ja toetab tervislikumat töö- ja eraelu tasakaalu, kuid samal ajal toob see kaasa väljakutseid seoses tööaja täpse arvestuse ja töökoormuse õiglasema jaotamisega. Tõhusa süsteemi loomiseks on vaja ühendada tehnoloogilised lahendused, organisatsiooniline selgus ning inimkeskne lähenemine.

Miks on tööaja jälgimine kaugtöös oluline?

• Õiglus ja läbipaistvus: täpne tööaja arvestus tagab, et kõik töötajad on võrdses olukorras. See aitab vältida olukordi, kus mõni teeb pidevalt ületunde või tunneb, et tema pingutusi ei märgata.
• Seaduse järgimine: töölepingu seadus nõuab tööaja korrektset registreerimist. Puudulik arvestus võib tuua kaasa töövaidlusi ja sanktsioone.
• Töökoormuse juhtimine: regulaarne jälgimine aitab vältida ületöötamist ja läbipõlemist. Samuti võimaldab see hinnata, millal on vaja lisatööjõudu või ülesandeid ümber jagada.
• Projektijuhtimine: tööaja arvestus annab selge ülevaate, kuidas ressursse projektide vahel kasutatakse, mis on hädavajalik eelarvestamisel ja kliendile aruandluse pakkumisel.

Kodukontori eripärad

Küsimusi tööaja registreerimise kohta kodukontoris esitatakse sageli. Oluline on, et tööandja ja töötaja lepiksid kokku reeglid nii töömahu kui ka registreerimise osas. Kodus töötamine eeldab tavalisest suuremat enesedistsipliini, kuna segajaid on rohkem: pereliikmed, majapidamistööd või meedia.

• Tööandja roll: tööandja võiks seada tulemustele orienteeritud eesmärgid, näiteks igapäevased või -nädalased mõõdetavad väljundid. See vähendab segadust ja suurendab usaldust.
• Kokkulepped perega: pereliikmetega tuleb kokku leppida, millal võib töötajat segada ja millal mitte. Kui on eraldi tööruum, võib lihtne reegel olla „suletud uks tähendab tööaega“. Kui töötatakse elutoas, tuleb luua selgemad piirid.
• Rutiinide loomine: kindlate töö- ja pausiaegade järgimine aitab säilitada struktuuri ja suurendab tõhusust.

Parimad praktikad tööaja planeerimiseks ja registreerimiseks

Kaasaegsete tööriistade kasutamine
Näiteks Hours pakub kodukontoris töötajatele kahte peamist varianti: tööpäeva alustamine brauseris või mobiilirakenduses. Kuigi sageli küsitakse ka automatiseerimise võimaluste kohta, on kodus geopiirangute rakendamine problemaatiline – süsteem ei tee vahet, kas töötaja viibib kodus töö või eraelu tarbeks. Seetõttu soovitatakse kodukontoris tööaeg ja pausid registreerida manuaalselt.. 

Selged reeglid ja ootused
Kokkulepped tööaja alguse, lõpu ja pauside kohta aitavad vältida arusaamatusi. Samas on oluline säilitada paindlikkus, eriti rahvusvahelistes meeskondades, kus ajavööndid erinevad.

Tulemuspõhine juhtimine
Kaugtöö puhul tuleks keskenduda pigem tulemustele kui töötundidele. Juhtide ülesanne on seada selged eesmärgid, jälgida nende saavutamist ja pakkuda tuge. Usaldusel põhinev juhtimisstiil suurendab motiveeritust.

Töö- ja eraelu tasakaalu toetamine
Töötajaid tuleks julgustada tegema regulaarseid pause ning lõpetama tööpäev kindlal ajal. Automaatne meeldetuletus või töökalendri sidumine puhkuste planeerimisega aitab piiride hoidmisel ja läbipõlemise vältimisel.

Tööajaarvestuse integreerimine protsessidesse
Kui tööaja andmed liiguvad automaatselt raamatupidamisse või projektijuhtimise süsteemidesse (nt Erply ERP integratsiooni kaudu), väheneb käsitöö ning suureneb täpsus. See pakub juhtidele reaalajas ülevaadet ressursside kasutusest ja lihtsustab palgaarvestust.

Koolitus ja juhendamine
Edukas tööajaarvestus eeldab teadlikkust. Töötajatele tuleks pakkuda juhendeid ja koolitusi, et nad mõistaksid, miks tööaja logimine on oluline, ning juhtidele, kuidas andmeid strateegiliselt kasutada.

Kokkuvõte

Kaugtöö ja hübriidtiimide tööaega on võimalik tõhusalt hallata, kui ühendada usaldus, läbipaistvus ja nutikad tööriistad. Kodukontoris töötades on eriti tähtis selgus reeglites, järjepidevus tööaja registreerimisel ja tulemuspõhine juhtimine. Kaasaegne tööajaarvestus ei ole pelgalt kontrollivahend, vaid süsteem, mis toetab töötajate motiveeritust, heaolu ja organisatsiooni jätkusuutlikku arengut. Nii võidavad kõik – nii ettevõte kui ka inimesed, kes selles töötavad.

Töögraafikute QR eksport

Graafikute vaated on nüüd võimalik eksportida QR-koodidena – kiirelt ja turvaliselt.

• Seda saab jagada kolleegidele või arhiveerida sisekasutuseks.
• Eriti kasulik näiteks vahetusevanematele, kes vajavad jooksvalt visuaalset ülevaadet.
• QR-koodi skännides saab alati kätte värske töögraafiku – isegi kui vahepeal on tehtud muudatusi.

QR-koodi saab gerereerida liikudes Töögraafik – Ekspordi – Genereeri QR kood.

SmartTrack: uus tööalade grupeerimise võimalus

SmartTracki uuendus võimaldab nüüd tööaega analüüsida mitte ainult töötaja, vaid ka tööala ehk tsooni põhiselt.

• Võimalus määrata töökaardile kindel ala: näiteks pakkeliin, laotsoon, tootmisüksus.

Kampaania “Kiibista töötajad” ei ole pelgalt sõnamäng — see on strateegiline seisukohavõtt. Selle mõtte taga peitub juhtimiskultuuri muutus, kus usaldus, efektiivsus ja tehnoloogiline täpsus asendavad manuaalsed, vigadele aldis protsessid. Meie eesmärk on suunata tähelepanu sellele, et tööajaarvestus ei peaks olema kontrolli- ega kahtlusepõhine protseduur, vaid nüüdisaegne, automaatne ja süsteemne osa juhtimisest.

Kui oled tüdinenud korduvatest küsimustest nagu “millal keegi saabus” või “kas töötaja viibis objektil”, siis on aeg liikuda üle digitaalselt usaldusväärsele ja täpsele lahendusele: Hours SmartTrack.

SmartTrack on kontaktivaba, passiivne tööajaarvestuse süsteem, mis töötab tuginedes ruumilisele tuvastusele. Iga töötaja kannab isikustatud kiipi (võtmehoidjana taskus), mille liikumisi fikseerivad gateway-seadmed. Süssteem registreerib saabumised, lahkumised ja vajadusel ka liikumised tööruumide vahel. Tulemus: detailne, automaatselt kogutud ajalugu töötaja kohalolekust.

Juhtimisväärtus praktikas

• Reaalajas läbipaistvus — Tööruumis viibivate töötajate info on alati kättesaadav, mis lihtsustab vahetuste ja töökorralduse planeerimist.
• Objektiivsus vaidlustes — Ajatemplitega logid välistavad subjektiivsed väited ja eksimused hilinemiste, ületundide või puudumiste puhul.
• Täpsem personalijuhtimine — Ressursside kasutusandmed loovad aluse andmepõhisteks juhtimisotsusteks.
• Palgaarvestuse automatiseerimine — Infosüsteem vähendab vajadust manuaalseks kontrolliks ja vältib arvutusvigu.
• Töötajate usaldus — Süsteem on võrdselt rakendatav, välistades eelistusi või kallutatust.

Tööpõhimõtted

Gateway-seadmed loovad kindla levialaga tsooni. Kui kiibiga töötaja siseneb või lahkub, registreerib süsteem sündmuse automaatselt. Ei ole vaja piiksutada kaardiga ega sisestada andmeid terminali kaudu — kogu protsess on sügavalt integreeritud ja passiivne.

Kiire juurutus, minimaalne koormus

Paigaldamine on mõeldud maksimaalselt kasutajasõbralikuks: seade tuleb ühendada vaid vooluvõrku ning asetada strateegilisse punkti (nt tootmisruumi keskmesse). Juhtmete vedamine ega IT-spetsialisti sekkumine pole vajalikud.

Töötajate vaatenurk

• Ei ole vaja meeles pidada sisselogimist
• Tõuseb tunnetatud usaldus tööandja vastu
• Tööaeg algab ja lõpeb automaatselt
• Pauside ja tööalasise liikumise arvestus on seadistatav

Reaalne kogemus: Bravo Catering

SmartTracki pilootkasutuse on läbinud mitu partnerettevõtet. Bravo Catering on hea näide: algfaasis esines mõningaid anomaaliaid, kuid koostöös kliendiga lihviti süsteem stabiilseks ja töökindlaks. Tänapäeval on nende tööaja arvestus täielikult automatiseeritud ning juhtkond saab tegeleda sisuliste teemadega.

Kokkuvõtteks

Hours SmartTrack on professionaalne tööriist, mis viib tööajaarvestuse uude kvaliteediklassi. See on lahendus juhtidele, kes hindavad objektiivsust, ajasäästu ja usaldusväärsust.

Kiibista töötajad — sest igal tunnil on hind.