Mis on tööajavargus?

Kui räägitakse vargusest töökohal, mõeldakse sageli raha või esemete kadumist. Palju vähem tähelepanu pööratakse nähtusele, mis võib ettevõtetele põhjustada samasuguseid suuri kahjusid: tööajavargus. Tööajavargus tähendab, et töötajale makstakse selle eest, et ta töötab või viibib töökohal – vaid tegelikkuses ei tee ta tööd.

Probleem ei seisne üksnes tahtlikus pettuses – näiteks vale kellakaardi esitamine või kolleegi eest registreerimine – vaid ka kaudselt toimivas tööajavarguses, kui töötaja on küll töökohal, kuid tegeleb muude tegevustega nagu internetis surfamine, isiklikud telefonikõned või pikad suitsupausid.

Globaalsetes uuringutes ilmneb, et hinnanguliselt üle 75 % ettevõtetest on tööajavargusega kokku puutunud. Ainult Ameerika Ühendriikides kaotavad tööandjad selle tõttu üle 400 miljardi dollari aastas. Eestis ei ole tehtud samasugust täpset hinnangut, kuid iga “ära näpatud” minut tähendab ettevõtjale kahju – palgaraha makstakse välja, töö jääb tegemata ja tulemus saamata.

Tööajavarguse levinumad vormid

Otsene tööajavargus seisneb selles, et töötaja esitab valeandmed tööle tuleku või lahkumise kohta. Näiteks märgitakse tööajalehel 8:00 asemel 8:11 või lubatakse kolleegil end tööle registreerida, kui ise hilinetakse. Võidakse ka fiktiivseid ületunde kirja panna, et saada suuremat tasu.

Kaudne tööajavargus tähendab, et töötaja on füüsiliselt tööl, kuid ei pühendu tööülesannetele. Sellisel juhul võib esineda:

• Lubatust pikemad pausid ja lõunad. 30 minutiline paus venib tund aega pikaks või tehakse päevas mitu lisapausi. Suitsetavad töötajad kulutavad suitsupausidele hinnanguliselt kuni 6 tööpäeva aastas.
• Isiklike asjade ajamine tööajal. Sotsiaalmeedias kerimine, isiklikud telefonikõned või e-poodides ostlemine sööb märkimisväärse osa tööpäevast. Mõned uuringud viitavad, et kontoritöötajad on produktiivsed vaid umbes 60 % tööajast.
• Liigne lobisemine ja “hajevil” olek. Head suhted kolleegidega on vajalikud, kuid pikad jutuajamised või töö kõrval kasutud tegevused võtavad töölt väärtuslikke minuteid.
• Hiline kohalejõudmine või varasem lahkumine. Iga hommikune paariminutiline hilinemine või õhtune varajane lahkumine võib nädalas tähendada üle tunni töötamata aega.
• Ebaefektiivne töötempo. Kiire või aeglase tempo teadlik manipuleerimine tähendab, et töö võtab enam aega kui vaja – sama hulka ülesandeid tehakse pikemalt ja rohkemate pausidega.

Probleemi ulatus viimastel aastatel

Viimase viie aasta statistika näitab, et tööajavargus on jätkuvalt tõsine probleem. Paljud töötajad ümardavad oma töötunde endale kasulikumaks ja kasutavad ära tööandjate usaldust. Ühe uuringu põhjal 43 % tunnitöötajatest tunnistas, et on oma tööaega “ilustanud”, märkides rohkem tunde, kui nad tegelikult tööl viibisid.

Tööajavargust võimendab osaliselt ka kaugtöö ja paindlik töökorraldus, mis muutusid pandeemia ajal tavapäraseks. Kodukontoris on vähem otsest kontrolli ja töötajal on lihtsam tööülesannetest kõrvale kalduda. Tulemuseks on, et reaalselt töötatud tundide arv väheneb, kuid palgafond jääb samaks.

Finantsilisest vaatenurgast võivad ka väikesed ajakaod kiiresti suurteks summadeks kasvada. Näiteks 15-minutiline igapäevane hilinemine tähendab nädalas ligi 1,25 tundi kasutamata palgatööd. Kui see komme on kümnel töötajal, kaotab ettevõte juba üle 6000 euro aastas (eeldusel, et tunnitasu on 10 eurot).

Sektori eripärad

Tööajavargus ei puuduta ainult konkreetset valdkonda – see probleem on levinud jaekaubanduses, toitlustuses, tootmises, ehitusel, kontoritöödel, avalikus sektoris ja IT-s. Vahetustega töökohtades (nt tootmine, ehitus, teenindus) on sagedasemad otsesed pettused nagu „buddy punching” ehk kolleegi eest registreerimine. Kontoritöös ja loomesektoris avaldub tööajavargus kaudselt – eelkõige isiklike asjade ajamise ja hajevil olekuna.

Tunnitöötajatel tekib motivatsioon töötunde suurendada, sest iga lisaminut toob rohkem sissetulekut. Kuupalga saajate puhul ilmneb suurem oht kasutada tööaega muude asjade tegemiseks, sest palk ei sõltu otseselt töötundidest.

Tööajavarguse hind: mõned näited

Üks ilmekas näide tööajavarguse ulatusest on USA Postiteenistuse juhtum, kus töötaja esitas tööandjale andmed, justkui oleks ta vandekohtu kohustuste tõttu töölt eemal 144 päeva. Tegelikult kasutas ta seda skeemi, et saada tasustatud vabu päevi, tuues tööandjale kahju ligi 40 000 dollarit.

Teine näide on suitsetamispause käsitlev uuring, kus leiti, et keskmine suitsetaja kulutab suitsupausidele aastas kuni 6 tööpäeva. See tähendab, et võrreldes mittesuitsetajaga maksab tööandja suitsetaja puhul ligi 6000 eurot rohkem palka töö eest, mida tegelikult ei tehta (arvestades lisaks palgale ka tootlikkuse kadu).

Kuidas tööajavargust vähendada?

Tööajavarguse ennetamiseks on mitu olulist sammu:

1. Selged reeglid ja teadlikkus. Töötajad peavad mõistma, mis on tööajavargus ja miks see on lubamatu. Paika tuleb panna konkreetsed reeglid tööaja registreerimise, pauside pikkuse ja muude töökorralduslike küsimuste kohta ning neid järjepidevalt järgida.
2. Hea töökultuur ja motivatsioon. Kui töötajad tunnevad end väärtustatuna, saavad konkurentsivõimelist palka ja mõistlikku koormust, on neil vähem põhjust tööajast kõrvale hiilida. Juhid võiksid pöörata tähelepanu töötajate rahulolule ja motivatsioonile.
3. Tehnoloogilised lahendused. Digitaalsed tööaja jälgimise süsteemid vähendavad oluliselt pettuseriske. Elektroonilised kaardid, mobiilirakendused ja biomeetrilised lahendused tagavad, et iga töötund registreeritakse täpselt ja ausalt. Pauside automaatne logimine ja GPS-tuvastus välistavad „buddy punchingu” ning aitavad vältida hilinemiste ja pikendatud pauside märkamata jäämist.
4. Andmete analüüs ja kiire reageerimine. Korrapärane tööaja andmete analüüs aitab tuvastada mustreid, näiteks korduvaid hilinemisi või osakondi, kus produktiivsus on madal. Oluline on probleemidega varakult tegeleda ning tunnustada töötajaid, kes täidavad reegleid eeskujulikult.

Miks valida Hours tööajaarvestuse tarkvara?

Tööajavarguse kontrollimine on keeruline, kui tugineda manuaalsele arvestusele või lihtsalt usaldusele. Hours tööajaarvestuse tarkvara pakub efektiivset ja kaasaegset lahendust, mis aitab ettevõttel kaotatud ajast makstud kulusid vähendada.

• Reaalajas tööaja registreerimine. Töötajad saavad end tööle ja töölt välja registreerida nutitelefoni või arvuti kaudu, vältides ajavõltsimist. Süsteem salvestab automaatselt saabumise, lahkumise, pauside alguse ja lõpu ning vajadusel ületunnid.
• GPS ja asukohapõhine jälgimine. Välitööde või kaugtööde puhul saab kontrollida, et töötaja viibib töö ajal õiges kohas. See välistab olukorra, kus töötaja märgib end tööle, kuid tegeleb tegelikult mujal eraasjadega.
• Biomeetrilised lahendused ja identiteedikontroll. Sõrmejälje abil saab tagada, et keegi teine ei saa töötaja eest tööd registreerida. „buddy punching” väheneb oluliselt.
• Automaatne palgaarvestus ja aruandlus. Hoursi süsteem seob registreeritud tööajad otse palgaarvestusega. Välistatud on käsitsisisestustest tulenevad vead ning raamatupidamises kulub vähem aega andmete kontrollimiseks. Üksikasjalikud aruanded aitavad juhil paremini mõista töötajate ajakasutust ja planeerida ressursse.
• Kulude kokkuhoid. Kuigi tarkvara kasutamine on investeering, tasub see end kiiresti ära. Aus tööaeg ja täpsed andmed vähendavad palgafondi kadu ning tõstavad produktiivsust. Paljud ettevõtted on tunnistanud, et digitaalse tööaja jälgimise süsteemi kasutuselevõtt tõi kaasa märkimisväärse kulu vähenemise võrreldes varasemate manuaalsete meetoditega.
• Kohandatav ja kasutajasõbralik. Hours tööajaarvestus sobib nii väikestele kui suurtele ettevõtetele, sest süsteemi saab kohandada vastavalt konkreetse organisatsiooni vajadustele (näiteks erinevad töögraafikud, pauside poliitikad, ületundide reeglid jms). Samuti on see lihtne kasutada nii juhtidele kui töötajatele.

Kokkuvõte

Tööajavargus on igal aastal toonud ettevõtetele üle maailma hiiglaslikke kahjusid. Eestis, nagu mujalgi, võib iga paariminutiline hilinemine või pikendatud paus kanda endas märkimisväärset kulusummat, mis akumuleerub töötajate hulga ja aja jooksul suureks. Tööajavarguse ennetamine ei ole pelgalt kontrolli küsimus, see on osa heast töökultuurist, kus reeglid on selged ja töötajad tunnevad end motiveerituna.

Hours tööajaarvestuse tarkvara aitab seda eesmärki saavutada, pakkudes täpset, läbipaistvat ja kasutajasõbralikku lahendust tööaja haldamiseks. Digitaalne ajajälgimine vähendab pettuseriske, lihtsustab palgaarvestust ja annab juhtidele parema ülevaate sellest, kuidas aeg tegelikult kasutatakse. Lõppkokkuvõttes tähendab see väiksemaid kulusid ja suuremat tõhusust, mis annab ettevõtetele konkurentsieelise.

Kui soovid teada, kui palju aega sinu ettevõttes tegelikult „kaduma läheb” ja kuidas seda vähendada, proovi Hours tööajaarvestust – see on investeering, mis tasub end ära nii rahas kui meeskonna rahulolus.

Tööaja ja puhkeaja põhinõuded

Täistööaeg ja osaline tööaeg

Töölepingu seadus eeldab, et täistööajaga töötaja teeb tööd kaheksa tundi päevas ja 40 tundi seitsmepäevase ajavahemiku jooksul. Kui pooled lepivad kokku osalises tööajas, tuleb töölepingus fikseerida, mitu tundi nädalas töötaja töötab.

Ületunnitöö ja tööaja üldpiirang

Ületunnid tekivad, kui töötatakse üle kokkulepitud tööaja. Seadus lubab ületunnitööd vaid poolte kokkuleppel ning need tuleb töötajale hüvitada vaba aja või 1,5-kordse tasuga. Töötaja tööaeg koos ületundidega ei tohi ületada 48 tundi seitsmepäevases ajavahemikus. Summeeritud tööaja arvestuse korral võib tööaeg mõnel nädalal olla pikem, kuid arvestusperioodi lõikes (kuni 4 kuud) ei tohi keskmine tööaeg ületada 48 tundi nädalas.

Summeeritud tööaeg

Paljud ettevõtted kasutavad vahetustega töötamisel summeeritud tööaega, kus tööaeg jaotub arvestusperioodi jooksul ebavõrdselt. Tööandja ja töötaja peavad kokku leppima graafiku teatavaks tegemise ja muutmise tingimused; tavaks on graafik koostada kuude kaupa ja avalikustada see enne kuu algust. Arvestusperioodi lõpus selguvad üle- ja alatunnid; ületunnid hüvitatakse vaba aja või rahaga, alatunnid tööandja süül hüvitatakse keskmise töötasuga.

Pausid ja puhkeaeg

Iga kuue töötunni kohta peab töötajale olema ette nähtud vähemalt 30-minutiline paus. Kui töö iseloom ei võimalda töökohalt lahkumist, tuleb paus lugeda tööaja hulka. Töötajal peab olema igas 24-tunnises perioodis vähemalt 11 tundi järjestikust puhkeaega ning seitsmepäevases ajavahemikus vähemalt 48 tundi (või 36 tundi summeeritud tööaja korral). Päev enne riigipüha tuleb tööpäeva lühendada kolme tunni võrra ja riigipühal töötamine tuleb hüvitada kahekordse tasu või tasulise vaba päevaga.

---

Hea töögraafiku koostamise põhimõtted

• Planeeri ette ja teavita õigel ajal 
  Kui tööaeg jaguneb ebavõrdselt, peab tööandja töötajat eelnevalt teavitama, millal ta graafiku kätte saab ja kuidas kinnitatud graafikut muudetakse. Graafik tuleks koostada vähemalt kuu kaupa ja teatavaks teha hiljemalt jooksva kuu alguseks. Muudatused tuleb töötajatega läbi rääkida ja nendega kokku leppida. Ilma mõjuva põhjuseta graafiku muutmine arvestusperioodi sees ei ole heauskne
  
  
• Võimalda paindlikkust ja kuula töötajaid 
  Kuigi tööandja koostab graafiku lähtudes töö iseloomust, tasub arvestada töötajate isiklike soovide ja pereeluga. Kaasaegsed digilahendused, nagu Hours, võimaldavad töötajatel vahetusi vahetada ja eelistusi märkida, mis tõstab motiveeritust ja vähendab juhtide töökoormust.
  
  
• Arvesta seaduslike piirangutega ja töötajate heaoluga 
  Graafiku koostamisel tuleb tagada piisav puhkeaeg ning vältida väsimuse kuhjumist. Pärast intensiivset perioodi võiks planeerida pikema puhkuse. Samuti on oluline planeerida tööpäevasisesed pausid võimalikult ühtlaselt.
  

---

Excel või tööajaarvestuse tarkvara?

Paljud alustavad tööaja arvestamist Excelis. See on paindlik ja soodne, kuid suuremate meeskondade puhul tekivad mitmed probleemid:

• Versioonide erinevused ja valemivead
  Exceli failid võivad eri seadmetes või vabavarades avamisel valemeid rikkuda. Failide jagamine e‑posti teel loob duplikaate ja tekitab andmekadu.
  
  
• Aeganõudev käsitöö ja puuduv liidestus
  Andmed tuleb sisestada käsitsi ja need ei liigu automaatselt raamatupidamisse ega personalisüsteemidesse. See suurendab eksimuste ohtu ja võtab aega.
  
  
• Juurdepääsu ja turvalisuse probleemid
  Puudub õiguste haldamine – igaüks võib faili muuta või kogemata kustutada. Samuti pole võimalik tagada, et kõik töötajad kasutaksid üht versiooni.
  

Kui ettevõte kasvab või protsessid muutuvad keerulisemaks, on mõistlik üle minna spetsiaalsele tarkvarale. Näiteks Hours tööajaarvestuse tarkvara pakub mitmeid eeliseid:

• Automaatne normtundide arvestus ja seadusele vastavus 
  Tarkvara arvestab riigipühasid, pauside pikkust ja tööaja piiranguid, andes selge ülevaate ületundidest ja graafikutest.
  
  
• Reaalajas andmed ja integratsioon 
  Näed reaalajas, kes töötab, millised vahetused on täitmata ja kui suur on koormus. Andmed liiguvad otse palga- ja personalisüsteemidesse.
  
  
• Digitaalne dokumentatsioon ja personalihaldus
  Kõik töölepingud, juhendid ja muud dokumendid on ühes kohas, digiallkirjastatavad ja alati kättesaadavad.
  
  
• Lihtne graafikute koostamine ja suhtlus 
  Moodul võimaldab graafikuid kiiresti koostada ja muuta, saata töötajatele automaatseid teavitusi ning võimaldada neil vahetusi omavahel vahetada. Sisseehitatud vestlus aitab vältida infomüra.

---

Personalihaldus ja dokumentide korrastamine

Korrektsest tööajaarvestusest võidab kogu ettevõte. Täpsed andmed pauside, puhkuste ja töötundide kohta lihtsustavad palgaarvestust ning aitavad personalijuhil ennetada ülekoormust ja planeerida asendusi.

• Dokumentide üleslaadimine ja digiallkirjastamine
  Töölepingute lisad, riskianalüüsid ja muud dokumendid saab üles laadida ja digiallkirjastada ühes kohas.
  
  
• „Wiki” või teadmistebaas 
  Töötajatele mõeldud sisemine wiki või teadmistebaas talletab ohutusjuhendid ja korduma kippuvad küsimused.
  
  
• Tehisintellektil põhinevad lepingupõhjad 
  Tehisintellekti abil koostatud lepingupõhjad vähendavad vigade riski ja säästavad juristide aega.

---

Kokkuvõte

Tööaja korrektne arvestamine ei ole lihtsalt bürokraatlik kohustus – see on investeering töötajate heaolusse ja ettevõtte efektiivsusesse. Seadus sätestab tööaja, pauside ja puhkeperioodide kohta ranged nõuded ning ettevõtte kohustus on neid järgida.

Excel võib sobida väikesele meeskonnale, kuid suuremate ettevõtete puhul on see tihti ajamahukas ja vigadele avatud. Hours tööajaarvestuse tarkvara ühendab tööaja registreerimise, palgaarvestuse, personalihalduse ja dokumentide haldamise ühtseks tervikuks.

Kui soovid, et tööaegade arvestamine, graafikute koostamine ja personalidokumentide haldamine toimiksid sujuvalt, broneeri tasuta demo ja vaata, kuidas Hours saab sinu ettevõtet aidata.

Broneeri demo siit: https://calendly.com/sven-hours/45min

Tööaeg ei ole lihtsalt numbrid – see on investeering töötajatesse ja ettevõtte tulevikku.

Oskustöölistena teame kõik, kui väärtuslik on meie aeg. Aja efektiivne kasutamine võib muuta tööpäeva sujuvaks ja produktiivseks või vastupidi, kaootiliseks ja stressirohkeks. Selles postituses uurime, kuidas automatiseeritud tööajaarvestus, nagu Hours tarkvara, võib oskustööliste elu oluliselt lihtsustada ja muuta igapäevased ülesanded sujuvamaks.

Miks on tööajaarvestus oluline?

Küsimus: Miks peaks oskustööline üldse hoolima tööajaarvestusest?

Vastus: Tööajaarvestus ei ole ainult tööandja jaoks oluline – see on kriitiline ka töötajatele endile. Õige tööajaarvestus aitab tagada, et iga töötund on korrektselt registreeritud ja tasustatud. Samuti aitab see jälgida, kuhu aeg kaob, ning võimaldab paremini planeerida ja prioritiseerida tööülesandeid.

Automatiseeritud tööajaarvestuse eelised

1. Täpsus ja usaldusväärsus

Käsitsi tööajaarvestus võib olla vigadele vastuvõtlik, eriti kui tööpäevad on pikad ja keerulised. Hours tarkvara automatiseeritud süsteem tagab, et kõik töötunnid on täpselt registreeritud ilma inimliku eksimuse riskita.

2. Aja säästmine

Automatiseeritud tööajaarvestus vabastab oskustöölised aeganõudvast käsitsi arvestamisest ja aruandlusest. See tähendab, et saate keskenduda oma põhitegevusele, olgu selleks ehitus, remonditööd, kunst või mis iganes muu oskustöö. Näiteks, kui peate igapäevaselt täitma töölehti, võtab see aega, mida saaksite kasutada produktiivsemalt.

3. Lihtne jälgimine ja aruandlus

Hours tarkvara võimaldab tööajaarvestust jälgida reaalajas ja koostada hõlpsalt aruandeid. See on eriti kasulik, kui töötate mitme projekti kallal korraga ja vajate täpset ülevaadet, kuidas teie aeg jaguneb. Näiteks, kui peate kliendile esitama arveid, on teil alati olemas täpne aruanne tehtud töödest ja töötundidest.

Kuidas Hours tarkvara töötab?

Küsimus: Kuidas täpselt Hours tarkvara töötab ja kuidas seda kasutama hakata?

Vastus: Hours tarkvara on loodud kasutajasõbralikuks ja intuitiivseks. Peate lihtsalt looma konto, seadistama oma tööprojektid ja alustama ajalogimist. Tarkvara võimaldab hõlpsalt sisse ja välja logida, määrata ülesannete ajakava ning jälgida töötunde mis tahes seadmest – olgu selleks nutitelefon, tahvelarvuti või arvuti. Näiteks, kui töötate välitingimustes, saate nutitelefoni abil kiiresti ja mugavalt oma töötunde registreerida.

Reaalelulised näited

Näide 1: Jaanus, elektritööde spetsialist, kasutas varem tööajaarvestuseks paberil töölehti. See oli aeganõudev ja sageli vigadega. Pärast Hours tarkvara kasutuselevõttu on ta suutnud kokku hoida tundide kaupa aega, mida ta varem kulutas töölehtede täitmisele ja vigade parandamisele. Nüüd saab ta keskenduda rohkem oma põhitegevusele ja klientide rahulolule.

Näide 2: Kertu, maaler, töötab mitmel objektil korraga. Hours tarkvara abil saab ta lihtsalt jälgida, kui palju aega ta igale projektile kulutab, ja tagada, et kõik töötunnid on korrektselt arvestatud ja tasustatud. See on aidanud tal paremini hallata oma tööaega ja suurendanud tema efektiivsust.

Kokkuvõte

Automatiseeritud tööajaarvestus, nagu Hours tarkvara, on oskustöölistele hindamatuks abivahendiks. See pakub täpsust, aja säästmist ja lihtsustab tööaja jälgimist ning aruandlust. Kui soovite rohkem teada saada, kuidas Hours tarkvara teie tööelu lihtsustada võib, külastage meie kodulehte ja lugege lisamaterjale ning kasutajate edulugusid.

Oleme alati valmis aitama teil leida parimaid lahendusi, et teie tööpäevad oleksid produktiivsemad ja stressivabamad. Automaatne tööajaarvestus on samm edasi tõhusama ja nauditavama tööelu suunas.

Meil on hea meel jagada teiega väga põnevaid uudiseid, mis tähistavad meie ettevõtte jaoks uut peatükki. Oleme sõlminud strateegilise partnerluse Erplyga, mis on üks maailma juhtivaid jaemüügi tarkvara pakkujaid. Selles koostöös on Erply saanud Hoursi osanikuks, mis võimaldab meil ühiselt arendada tarkvara, mis integreerub sujuvalt Erply erinevate süsteemidega. See partnerlus laiendab oluliselt meie võimalusi pakkuda teile, meie väärtustatud klientidele, veelgi paremaid ja täiustatud lahendusi. Erply laiaulatuslik funktsionaalsus ja uuenduslikkus, kombineerituna Hoursi spetsialiseerumisega tööaja jälgimise alal, avavad uued võimalused teie ettevõtte efektiivsuse suurendamiseks ja protsesside optimeerimiseks.

Meie ühine eesmärk on pakkuda lahendusi, mis ei vasta mitte ainult teie hetkevajadustele, vaid toetavad ka teie ettevõtte kasvu ja arengut pikemas perspektiivis. Koostöös Erplyga kavatseme tuua turule uuendusi, mis teevad töötajate aja haldamise ja ressursside planeerimise veelgi integreeritumaks ja tõhusamaks. Lisaks pakume koostöös Erplyga täielikku lahendust kõikide teiste tarkvara vajaduste osas, olgu see siis lao ja kassatarkvara, makselahendused, veebilehed, e-arved, raamatupidamise lahendused ja palju muud.

Oleme südamest pühendunud teie ettevõtte edule ja usume, et see partnerlus annab meile võimaluse pakkuda teile veelgi väärtuslikumaid ja kohandatud lahendusi. Täname teid usalduse ja lojaalsuse eest Hoursi teenuste vastu ning ootame põnevusega võimalust teenindada teid veelgi paremini läbi selle uue partnerluse.

Püsige lainel, et olla kursis kõige värskemate arengutega ja avastada, kuidas need uuendused võivad teie ettevõttele kasulikud olla.

Erplyst täpsemalt

Erply välja töötatud ärilahendused haldavad igal aastal miljardeid tehinguid enam kui 300 000 kaupluses üle maailma, toetades rohkem kui 15 erinevat keelt. Nende globaalne meeskond, mis koosneb enam kui 200 spetsialistist, toetab kliente mitmetes riikides, sh Ameerika Ühendriikides, Suurbritannias, Austraalias ning mitmel pool Euroopas, Aafrikas ja Aasias. Erplyt on usaldanud mitmed jaemüügi liidrid nagu näiteks Disney, Decathlon, Elizabeth Arden, Birchbox, Porsche ja The Athlete’s Foot, mis tõestab nende võimekust pakkuda kohandatud lahendusi laiaulatuslikule klientuurile. Erply on samuti astumas suuri samme, muutudes järjest enam platvormi pakkujaks, mis lubab usaldatud partneritel koondada oma lahendused kõik ühe rakenduste poe alla. Läbi selle suudab pakkuda Erply lahendusi, mis täidavad iga äri soovid ja vajadused. Uus platvorm lubab kohandada igat rakendust täpselt oma ärimudeli järgi, jättes otsustusõiguse kliendile. Tutvu lähemalt Erply võimalustega www.erply.com

Hours tööaja arvestamise tarkvara, millega meie kliendid tänasel päeval oma ettevõttes toimuval mugavat silma peal hoiavad, on aastatepikkuse töö tulemus. Hours tööaja arvestamise tarkvara loomise taga on Mihkel Männamaa

Mihkel Männamaa on viimased 10 aastat tegelenud peamiselt ehitusvaldkonnas ettevõtlusega ja arendanud iOS Apple rakendusi. Lisaks on ta tegelenud igasuguse tööstusautomaatika loomisega. 

Idee arendada tööaja arvestamise tarkvara tuli 2015. aastal omaenda vajadusest töötunde arvestada, kuid tol ajal ei leidnud me sobivat tarkvara. Alguses kasutasime Exceli tabeleid, kuid olime kohe probleemi ees: osadel töötajatel puudus Exceli tarkvara või oli selle mingisugune erinev tarkvaraversioon, mis takistas tööajatabelite failide avamist. Nii sündiski otsus luua endale ise sobiv tarkvara, mis sisuliselt tähendas Exceli kohandamist veebipõhiseks kasutamiseks.

Kõige esimene Hoursi versioon oli väga algeline: töötajaid said oma töötunde sisestada arvuti kaudu meie lehele ning meie saime välja võtta PDF raporti. Kõik käis veebipõhiselt ja käsitsi. Puudusid nii logimis terminalid kui ka mobiilirakendus. 

Kui olime umbes aasta jagu oma tarkvara arendanud ja seda kasutanud, nägime, et sellest võiks teistelegi kasu olla. Hakkasime 2018. aastal tarkvara uue nurga alt edasi arendama, et see kohanduks vaevata teiste ettevõtete ja tegevusvaldkondadega. Sel ajal tekkisid ka meie esimesed kliendid. Niisiis arendasime välja Hours 2.0, mis juba toetas meie enda toodetud logimis terminale ja ise loodud iOS/Android mobiilirakendust. Hetkel kasutavad meie kliendid Hours 3.0 versiooni. 

Kõige suurem arenguline hüpe ongi olnud üleminek Hours 2.0 versioonilt Hours 3.0 peale. Sellega tegime järgnevad muudatused:

• täiesti uus kujundus
• kasutajasõbralikum liidestus
• muutsime kogu andmebaasi struktuuri
• rohkelt seadistusi, et programm sobiks erinevates valdkondades tegutsevatele ettevõtetele
• tegime uue logimis terminali ja ka uue mobiilirakenduse
• uued liidestused erinevatesse palgaarvestuse programmidesse
• lihtsamini hallatavad kasutajaõigused

Kõige suuremaks väljakutseks on palgaarvestuse võimaluse loomine, sest riigiti on palgaarvestuse seadused väga erinevad. Hetkel saab Hoursi tarkvaras teha algset palgaarvestust ja seda PDF raportil kuvada. Keeruliseks lähebki just seetõttu, et erinevates riikides on puhkused, töövõimetushüvitised, päevarahad jms erinevalt arvestatud. Seega pakume ka Merit Palk ja Netvisor palgaarvestuse programmide liidestust. 

Oma tarkvara arendame pidevalt, et see oleks meie klientide jaoks veelgi mugavam ja kasutajasõbralikum. 

Tööaja haldamine on väljakutse, millega iga ettevõte varem või hiljem silmitsi seisab. See on kriitiline aspekt, mis mõjutab nii organisatsiooni efektiivsust kui ka töötajate rahulolu. Traditsioonilised meetodid nagu paberil tunnilehed ja Exceli tabelid on levinud, kuid sageli puudulikud, eriti kui on vaja tagada tööaja arvestuse täpsus ja usaldusväärsus. Kiiresti muutuvas ärimaailmas on oluline leida lahendusi, mis muudavad protsessid mitte ainult lihtsamaks, vaid ka tõhusamaks ja täpsemaks.

Tööajaarvestuse Digitaalse Revolutsiooni Tähtsus

Töötundide ümardamine, eriti kui seda tehakse käsitsi, võib olla ettevõtete jaoks kulukas. Kui töötajate töötunnid ümardatakse alati lähima tunni või poole tunni peale, võivad väikesed erinevused tegelikus tööajas akumuleeruda oluliseks ajakaduks. Näiteks, kui töötaja töötab 7 tundi ja 45 minutit, kuid tema tööaeg ümardatakse 8 tunnile, siis see lisaaeg, mida ettevõte tegelikult ei kasutanud, tuleb siiski tasustada. Kui selliseid juhtumeid esineb sageli, võib see põhjustada märkimisväärseid lisakulusid.

Hours Tarkvara: Täpse Tööaja Jälgimise Lahendus

Hours tarkvara kasutamine aitab vältida sellist ümardamisest tulenevat ajakadu. Täpne digitaalne tööaja jälgimine tagab, et töötajate töötunnid registreeritakse täpselt nii, nagu need on töötatud, ilma ümardamiseta. See suurendab palgaarvestuse täpsust ja vähendab ettevõtte jaoks ebavajalikke kulusid. Lisaks suurendab see läbipaistvust ja usaldust töötajate ja juhtkonna vahel, kuna mõlemad pooled saavad kindlad olla, et tööaega arvestatakse õiglaselt.

Uuenduslikud Tööaja Jälgimise Meetodid: Beacon ja Gateway Integreerimine

Tehnoloogia areng on toonud kaasa uuenduslikke lahendusi tööajaarvestuse valdkonnas. Hours’i intuitiivsus ja lihtne kasutajaliides võimaldavad detailset tööaja jälgimist. Lisaks sellele integreeritavus näiteks G4S ja Forus läbipääsusüsteemiga tagab automaatse ja täpse tööajaarvestuse. Täiendavalt on Hours integreerinud beacon ja gateway tehnoloogiad, mis võimaldavad veelgi automatiseeritumat ja täpsemat tööaja registreerimist. Beacon-seadmed, kasutades Bluetooth Low Energy tehnoloogiat, edastavad signaale ja võimaldavad automaatset töötundide registreerimist, kui töötajad liiguvad nende levialasse, suurendades andmete täpsust ja vähendades inimlikke vigu.

Lihtne ja Kuluefektiivne Kasutuselevõtt

Hoursi kasutuselevõtt on erakordselt lihtne ja mugav. Võta ühendust meie müügimeeskonnaga ja lepime kokku aja, millal saame tulla ja näidata, kuidas Hours teie ettevõtte jaoks kasulik võiks olla. Esimene samm on demo, kus näitame, kuidas kõik toimib. Mis puudutab juurutamise kulusid, siis esmane seadistamine on teie jaoks täiesti tasuta. Me aitame teil vajadusel ka kõik töötajad süsteemi sisestada ja vajadusel korraldame koolitused, et kõik saaksid tarkvaraga kiirelt harjuda. Meie eesmärk on teha Hoursi kasutuselevõtt teie jaoks võimalikult lihtsaks ja murevabaks.

Paindlik ja Tõhus Lahendus Erinevates Ärisektorites

Hours tarkvara sobib suurepäraselt mitmesuguste sektorite ettevõtetele, pakkudes paindlikku ja efektiivset lahendust tööaja haldamiseks. Tootmissektori ettevõtted leiavad sellest suurt abi tööprotsesside optimeerimisel ja tööaja täpsemal jälgimisel. Ehitussektoris aitab tarkvara kaasa tööaja efektiivsemale haldamisele ja jälgimisele erinevatel objektidel. Toitlustussektori jaoks pakub Hours kiiret ja lihtsat lahendust töötundide arvestamiseks, samas kui laonduse valdkonnas aitab see kaasa ressursside paremale planeerimisele ja tööaja efektiivsusele.

Positiivne Tagasiside Kasutajatelt: Ekovilla OY Näide

Ekovilla OY kogemus Hours tarkvaraga on märkimisväärne näide sellest, kuidas tehnoloogiline areng tööaja jälgimisel aitab ettevõtet. Enne Hoursi kasutuselevõttu kirjutasid töötajad oma töötunnid paberlehtedele, millega tekkisid ümardamisest tulenevad vead ja lisaks kulus nende paberlehtede töötamisele kuus umbes kuus tundi. Hoursi kasutusele võtmisel toimusid mitmed positiivsed muutused: võimalus jälgida tööaega reaalajas, parem ülevaade tööl olevatest inimestest, kaugjuurdepääs süsteemile ja tööohutuse paranemine. Töömoraal paranes, kuna töötajad mõistsid paremini oma tööaegu, mis suurendas nende motivatsiooni. Ekovilla OY leidis, et Hoursi tarkvara on lihtne kasutada ning aitab säästa aega ja raha, pakkudes nii töötajatele kui ka juhtkonnale mugavaid ja efektiivseid lahendusi.

Hours: Usaldusväärne Partner Kaasaegses Tööaja Haldamises

Kokkuvõttes on Hours suurepärane näide sellest, kuidas kaasaegsed tehnoloogilised lahendused võivad aidata ettevõtetel ületada tööaja haldamisega seotud väljakutseid. See on kuluefektiivne, usaldusväärne ja kasutajasõbralik, pakkudes ettevõtetele väärtust nii lühemas kui ka pikemas perspektiivis. Hours on mitte ainult tööriist, vaid partner ettevõtte edukaks juhtimiseks tänapäeva kiiresti muutuvas ärikeskkonnas, muutes tööajaarvestuse protsessi lihtsamaks, täpsemaks ja tõhusamaks.

Järeldus

Tööaja haldamise digitaalne transformatsioon Hours tarkvaraga toob kaasa märkimisväärseid hüvesid, parandades organisatsiooni efektiivsust ja töötajate rahulolu. See lahendus pakub täpsust, kuluefektiivsust ja paindlikkust, mis on vajalikud tänapäeva kiire tempo ja pidevalt muutuvas ärimaailmas edukaks toimimiseks. Kasutades Hours tarkvara, võivad ettevõtted mitte ainult parandada oma tööajaarvestuse protsesse, vaid ka suurendada üldist tootlikkust ja konkurentsivõimet.

Sissejuhatus

Tervitused, ettevõtte juhid ja raamatupidajad! Kui teie eesmärk on tagada töökeskkonna seaduslikkus ja töötajate heaolu, siis olete õiges kohas. Puhkeaegade järgimine on oluline osa sellest. Olgu tegevusvaldkonnaks mis tahes, päevastest ja nädalastest puhkeaegadest kinnipidamine on hädavajalik. See juhend keskendub peamistele aspektidele, mida tööandjatel on vaja teada, et tagada nii seaduse järgimine kui ka töötajate rahulolu ja tervis.

Päevased ja Nädalased Puhkeajad: Mida Tööandjad Peavad Teadma

Päevane Puhkeaeg

Iga töötaja puhul peab olema tagatud vähemalt 11-tunnine puhkeaeg iga 24-tunnise ajavahemiku jooksul. See seab piirid tööpäeva pikkusele, tagades, et töötajatel on piisavalt aega puhkamiseks ja taastumiseks. Oluline on seejuures märkida, et tööaega võib paindlikult kohandada, kuid ainult teatud sektorites ja kokkuleppel töötajatega.

Nädalane Puhkeaeg

Lisaks peavad töötajad saama 48 tundi puhkeaega iga seitsmepäevase perioodi jooksul. Summeeritud tööaja korral on see aeg vähemalt 36 tundi. See aitab säilitada töö ja eraelu tasakaalu, mis on töötajate heaolu seisukohast ülioluline.

Eripausid ja Vaheajad

Tööpäevasisene Vaheaeg

Tööpäeva jooksul peab olema ette nähtud vaheaeg, eriti pärast kuuetunnist töötamist. See vaheaeg, tavaliselt vähemalt 30 minutit, võimaldab töötajatel einestada ja puhata, aidates kaasa nende üldisele heaolule ja tööpäeva produktiivsusele.

Lisavaheaeg Lapse Toitmiseks

Eriti oluline on toetada töötavaid vanemaid, pakkudes emadele lisavaheaega lapse toitmiseks. See on nii töötajate õigus kui ka tööandjate kohustus, mis aitab luua toetava ja kaasava töökeskkonna.

Tööandjate Käsiraamat Puhkeaegade Järgimiseks

Tööandjana on teie kohustus mitte ainult järgida neid regulatsioone, vaid ka tagada, et teie töötajad on nendest teadlikud ja mõistavad nende olulisust. Siin on mõned sammud, mida saate astuda:

1. Tehke Riskianalüüs: Veenduge, et tööaeg ei kahjusta töötajate tervist. See hõlmab töökeskkonna pidevat hindamist ja vajadusel kohandamist.
2. Lepingu Tingimused: Töölepingutes tuleb selgelt määratleda tööaeg ja puhkeajad, tagades mõlema poole kokkuleppe.
3. Tööaja Arvestus: Kasutage tööajaarvestuse tarkvara, nagu Hours, et jälgida töötunde ja tagada puhkeaegade järgimine. See lihtsustab nii planeerimist kui ka aruandlust.
4. Töötajate Teavitamine ja Koolitus: Tagage, et kõik töötajad on teadlikud nende õigustest ja kohustustest seoses puhkeaegadega. Korraldage koolitusi ja infotunde, et hoida teavet värskena.

Kokkuvõtteks

Puhkeaegade järgimine on oluline samm töötajate heaolu ja organisatsiooni seaduslikkuse tagamisel. Tööandjate ja juhtide teadlikkus ja proaktiivne tegutsemine selles vallas aitab luua positiivse ja toetava töökeskkonna, kus töötajad tunnevad end hinnatuna ja kaitstuna. Kasutades tööajaarvestuse tarkvara ja järgides parimaid tavasid, saate tagada, et teie ettevõte ei ainult ei vasta seaduslikele nõuetele, vaid edendab ka töötajate rahulolu ja tootlikkust.

Heidame koos pilgu, kuidas teie ettevõte saab puhkeaegade juhtimises parimaid tulemusi saavutada. Töötajate heaolu on investeering, mis tasub end mitmekordselt ära.

Töötasu arvestamiseks ning töö- ja puhkeaja seadustest kinni pidamiseks on tööandjal kohustus pidada tööaja arvestust. Tööajaarvestuse pidamise dokumendi vorm ei ole seadusega määratud, kuid see peab sisaldama kõiki töötatud tunde, haigus- ja puhkepäevi ning muid töölt puudutud päevi. Dokumendis võivad kirjas olla ka andmed ajutiselt äraoleva töötaja asendamise kohta, töölähetuses viibitud päevade arv jne. 

Käesoleva aasta normtunnid, kui tööaeg on E-R, on järgmised:

Kuu	Riigipüha (kalendripäev)	Tööpäevi (tööaeg E-R)	Märkused
Jaanuar	01. jaanuar – uusaasta (E)*	P: 22 T: 176
Veebruar	24. veebruar – Eesti Vabariigi aastapäev (L)*	P: 21 T: 165	Erand: +3h kui 23.02 vaba
Märts	29.märts – suur reede (R) 31.märts -1. ülestõusmispüha (P)	P: 20 T: 160
Aprill	–	P: 22 T: 176
Mai	01. mai – kevadpüha (K) 19. mai – nelipühade 1. püha (P)	P: 22 T: 176
Juuni	23. juuni – võidupüha (P)* 24. juuni – jaanipäev (E)	P: 19 T: 152	Erand: -3h kui 22.06 tööpäev
Juuli	–	P: 23 T: 184
August	20. august – taasiseseisvumispäev (T)	P: 21 T: 168
September	–	P: 21 T: 168
Oktoober	–	P: 23 T: 184
November	–	P: 21 T: 168
Detsember	24. detsember – jõululaupäev (T)* 25. detsember – esimene jõulupüha (K) 26. detsember – teine jõulupüha (N)	P: 19 T: 146	Erandid: +3h või +6h sõltuvalt 23.12 ja 31.12

*Tulenevalt töölepingu seaduse § 53 ja pühade ja tähtpäevade seadusest lühendatakse uusaastale, Eesti Vabariigi aastapäevale, võidupühale ja jõululaupäevale eelnevat tööpäeva kolme tunni võrra.

Kvartaalsed ja Aastased Kokkuvõtted:

• I Kvartal: 4 püha (2 tööpäeval), Kokku: P: 63, T: 501 (Erand: +3h)
• II Kvartal: 4 püha (2 tööpäeval), Kokku: P: 63, T: 504 (Erand: -3h)
• III Kvartal: 1 püha (tööpäeval), Kokku: P: 65, T: 520
• IV Kvartal: 3 püha (kõik tööpäevadel), Kokku: P: 63, T: 498 (Erand: +6h või +3h)
• Aasta Kokku: 12 püha (8 tööpäeval), Kokku: P: 254, T: 2023

Töönädalate arv aastas: 50,80

Keskmine: Tööpäevade arv kuus:  21,17 Töötundide arv nädalas: 39,82 Töötundide arv kuus: 168,58

Hours tööaja arvestamise tarkvara aitab kõik töötunnid nii normtundide kui ka ala- ja ületundide näol hõlpsasti kokku lugeda. Kõik nõutud andmed on ühes kohas ning paari klikiga kättesaadavad. Proovi 30 päeva tasuta ja saad ise veenduda, et tööajaarvestus võib olla kiire ning lihtne. Soovitame võtta ka tasuta demo, milles näitame, kuidas tarkvara töötab ja milliseid võimalusi see pakub.