AS JAPS: Case Study: Täpne ja läbipaistev tööaja arvestus Hoursi abil

Pärnus tegutsev AS Japs, kus töötab 50 tootmistöötajat, seisab igapäevaselt väljakutse ees, kuidas tagada tööaja korrektne fikseerimine. Tööpäev algab ametlikult kell 7.00, kuid vanematele, kes viivad lapsed lasteaeda, on ette nähtud hilisem algus kell 8.00. Praktikas sõltub saabumisaeg sageli bussigraafikutest või pere vajadustest.

Varasemalt jõudis paberkandjal tööajaarvestus raamatupidajani alles kuu lõpus, mis raskendas igapäevase ülevaate saamist. Hours muutis olukorda põhimõtteliselt. Nagu ettevõtte juhtkond selgitab: „Hours võimaldas jälgida töötajate tööle saabumist lihtsalt, täpselt ja jooksvalt.“

Suurem läbipaistvus ja täpsem töökorraldus

Süsteemi kasutuselevõtt tõi esile mitmeid mustreid, mis varem jäid varjatuks. Näiteks ilmnes, et osa töötajaid tuleb tööle varem, kuid alustab tööpäeva alles pärast kohvi- või suitsupausi. Samuti sai selgemaks, kuidas arvestatakse tööajaks arsti külastust. Tähelepanu alla kerkis ka tööriiete vahetamise ja pesemise aeg: „Üks töötaja kulutab sellele 5 minutit, teine aga 35. Varem meil sellist ülevaadet polnud,“ märgib juhtkond.

See tõi kaasa arutelu, millal lugeda tööpäev lõppenuks: kas riietusruumi sisenemisel või pärast pesu ja riietumist. See nn ahhaa-moment näitas, kuidas Hours avab täiesti uue perspektiivi tööaja kasutamisele ja distsipliinile.

Edasised sammud ja arendusvõimalused

Hetkel on Japs alles algusjärgus, keskendudes eelkõige tööaja alguse ja lõpu ning puudumiste täpsele fikseerimisele. Kuid juba nähakse väärtust ka haiguslehtede ja puhkuste haldamise funktsionaalsuses ning integratsioonis raamatupidamisprogrammidega.

„Hoursil on lai valik võimalusi ning iga ettevõte saab valida just need funktsioonid, mis on kõige olulisemad. Meie liigume samm-sammult edasi, kuid mida rohkem lahendusi kasutame, seda kasulikumaks ja sisukamaks protsess muutub,“ selgitab juhtkond.

Partnerlus, mis ulatub kaugemale tarkvarast

Lisaks tehnoloogiale hindab Japs kõrgelt ka partnerlust. „Sven ja Mihkel on alati kättesaadavad, lahendused tulevad kiiresti ning meie ideid arvestatakse. Peale kõige muu – nad on lihtsalt suurepärased koostööpartnerid,“ ütleb juhtkond.

Japsi kogemus näitab, et tööaja täpne arvestus ei ole enam pelgalt seadusest tulenev kohustus. See on juhtimisinstrument, mis kujundab õiglasema tasustamise, efektiivsema töökorralduse ja läbipaistvama organisatsioonikultuuri. Forbes’i vaatenurgast võib öelda: tööaja täpne mõõtmine on uus konkurentsieelis.