Privaatsuspoliitika

Kehtib alates: 23.09.2019

Hours OÜ, Eesti registrikood 16434060, (edaspidi Hours) omab ja haldab tööaja arvestuse tarkvara (edaspidi Tarkvara), mida on võimalik kasutada veebilehekülgede www.hours.ee ja www.hours.fi või nutiseadmesse digitaalse rakenduse (Hours – Time tracking) kaudu.

Käesolev Hours Privaatsuspoliitika kuulub Hours Kasutustingimuste juurde koos Hours Küpsiste kasutamise tingimuste ning Hours kodulehekülgedel avaldatud info ja juhistega (edaspidi ühiselt nimetatud Tingimused). Hours tarkvara kasutamist ei ole võimalik registreerida ilma Tingimustega nõustumiseta.

Kogutav informatsioon

1. Hours kogub ja töötleb järgmisi andmeid kasutajate kohta (edaspidi „Isikuandmed“):

• elektroonilised identifitseerimisandmed (IP-aadressid, küpsised);
• identifitseerimisandmed (nimi);
• Kasutaja ja Hours-i vaheline kirjavahetus;
• kontaktandmed (telefon, e-post);

2. Hours ei kogu andmeid Kasutaja poolt sisestatud Töötajate, töötatud tundide või töölepingute sisu kohta.

3. Hours hoiab Tarkvara kaudu sisestatud Töötajate andmed konfidentsiaalsed. Hours näeb ning kogub ainult Kasutajate registreerimisandmeid (ettevõtte nimi, e-mail). Hours ei oma ligipääsu Töötajate andmetele (isikuandmed, töölepingute sisu, töötatud aeg, palk jne), seega ei kogu, talleta ega töötle ühtegi Töötaja suhtes Kasutaja poolt sisestatud infot. Töötajate andmed salvestuvad DigitalOcean serverisse, mille privaatsussätted on järgmised: https://www.digitalocean.com

Hours tarkvarasse isikuandmete sisestamine

4. Isikuandmete avaldamine Hours-le on vabatahtlik, kuid võib olla vältimatult vajalik Tarkvara kasutamiseks. Seega kui Kasutaja otsustab Hours-le Isikuandmeid mitte avaldada, siis ei saa Hours Kasutajale teenust osutada.

5. Hours ei ole teadlik, milliseid Isikuandmeid Kasutaja Tarkvara kaudu talletab, kogub ja töötleb, Hours-il ei ole otsest juurdepääsu nendele Isikuandmetele, välja arvatud kui Kasutaja on andnud selleks Hoursile loa või see on vältimatult vajalik eelkõige Kasutajale seoses Tarkvara kasutamisega.

6. Kasutajal on õigus muuta, täiendada, parandada ja kustutada enda sisestatud andmeid ja Isikuandmeid iseseisvalt igal ajal, muudatustest ei pea Hours-t teavitama.

Vastutav töötleja ja volitatud töötleja

7. Tarkvara Kasutaja on Isikuandmete vastutav töötleja, Hours volitatud töötleja.

8. Hours ei oma, kontrolli ega juhi Isikuandmete kasutamist, mida Kasutaja Tarkvara kasutamisel talletab või töötleb. Ainult Kasutajal on juurdepääs enda salvestatud Isikuandmetele Töötajate kohta.

9. Kuna Hours ei kogu Kasutajate Isikuandmeid ega määra nende kasutamist, samuti ei määra Hours nende Isikuandmete kogumise eesmärke, viise või kasutamist, siis ei tegutse Hours vastutava töötlejana Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse tähenduses (EL 2016/679, edaspidi GDPR) ning tal puuduvad GDPR-st tulenevad vastutava töötleja kohustused.

10. Hours kvalifitseerub Isikuandmeid sisaldavate Kasutajaandmete osas ainult volitatud töötlejaks, kellele kohalduvad GDPR-s väljendatud vastavad nõuded volitatud töötlejale. Hours ei lase  iseseisvalt edastada või muul viisil kolmandatele isikutele kättesaadavaks teha Isikuandmeid sisaldavaid Kasutajaandmeid, välja arvatud, kui selleks annab selge loa Kasutaja ise.

11. Hours töötleb Tarkvara Kasutajate punktis 1 nimetatud Isikuandmeid Kasutajale teenuse osutamiseks või teenuse osutamise tagamiseks ja/või vastavalt Kasutaja poolt antud nõusolekule. Kasutajal on õigus Isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasi võtmine ei mõjuta loobumisele eelnenud nõusoleku alusel toimunud töötlemise seaduslikkust.

12. Kasutaja on GDPR kohaselt Isikuandmete vastutav töötleja mis tahes Isikuandmeid sisaldavate Kliendiandmete osas, mis tähendab, et Kasutaja kontrollib Isikuandmete kogumise ja kasutamise viisi, töötlemise eesmärke ja viiside määramist.

13. Hours ei vastuta Kasutajaandmetes või Kasutaja poolt Tarkvarassee üles laetud materjalide sisu ega muu informatsiooni eest, mis on talletatud DigitalOcean serverites Kasutaja äranägemisel.

14. Hours ei vastuta selle eest, mil viisil Kasutaja enda ja Töötajate Isikuandmeid kogub, töötleb, avaldab või levitab.

Andmete edastamine

15. Hours ei edasta Kasutajate Isikuandmeid kolmandatele isikutele ilma Kasutaja sellkohase nõudmiseta või selge nõusolekuta, süsteem salvestab Töötajate andmed automaatselt DigitalOcean serverites, Hours meeskonnal puudub ligipääs Töötajate andmete sisule.

16. Hours kasutab kogutud Isikuandmeid üksnes seaduses või käesolevas Privaatsuspoliitikas sätestatud eesmärkidel, mh järgmistel eesmärkidel: Tarkvara pakkumiseks; tasu sissenõudmiseks; kasutajatoe pakkumiseks; Tarkvara ja selles pakutavate funktsioonide täiendamiseks.

17. Hours võib Kasutaja nõusolekul edastada vaid järgmist informatsiooni Kasutajate kohta ilma Kasutaja nõusolekuta:

• Avalikult kättesaadav informatsioon Kasutaja kohta;
• Isikut mittetuvastav informatsioon;
• Seaduse ja õiguskaitseorganite poolt nõutud info;
• Omandajale, õigusjärglasele või ülevõtjale edastatav informatsioon ühinemise, omandamise, varade müügi või muu tehingu käigus ning maksejõuetuse või pankroti korral, mille käigus edastatakse informatsiooni ühele või enamale kolmandale isikule osana ettevõtte varadest ainult tingimusel, et andmete vastuvõtja kohustub järgima käesolevat Privaatsuspoliitikat.

Andmete avaldamine

18. Hours-l on õigus avaldada isikuandmeid või muud informatsiooni, mis heas usus on asjakohane või vajalik selleks, et

• kasutada ettevaatusabinõusid vastutuse vastu;
• kaitsta ennast või teisi pettuste, kuritahtliku või seadusvastase kasutamise või tegevuse eest;
• uurida mis tahes kolmandate isikute nõudeid või väiteid ja end nende eest kaitsta;
• kaitsta Tarkvara turvalisust ja puutumatust;
• kaitsta oma vara või teisi hüvesid, jõustada lepinguid;
• kaitsta teiste õigusi, vara või turvalisust.

Andmete säilitamine

19. Hours säilitab ainult punktis 1 nimetatud Kasutaja andmeid kuni kliendisuhte lõppemiseni või kuni Kasutaja konto on aktiivne või piiratud aja jooksul, kuni see on vajalik järgnevalt:

• suletud kontode sisu kustutatakse 3 kuu jooksul alates sulgemisest;
• arvetega seotud informatsiooni hoitakse 7 aastat vastavalt Eesti raamatupidamise nõuetele;
• Kasutaja ja Hours vahelist õigustoimingute informatsiooni säilitatakse 10 aastat vastavalt Eesti tsiviilnõuetele kehtestatud üldistele aegumistähtaegadele.

20. Kliendisuhte lõpetamiseks ning kogutud andmete kustutamiseks tuleb kasutajal esitada vastavasisuline avaldus Hours-le e-posti aadressile info@hours.fi

Andmete kustutamine Kasutaja nõudel

21. Kasutajal on õigus taotleda enda kohta kogutud andmeid (eelkõige punktis 1 nimetatud Isikuandmed) kustutamist Hours Tarkvarast ja süsteemist.

22. Vastav kirjalik taotlus andmete kustutamiseks või blokeerimiseks tuleb esitada e-posti aadressil info@hours.fi

23. Kasutajal on õigus taotleda ainult enda Isikuandmete kustutamist. Hours ei saa kustutada ühegi Kasutaja andmeid kolmanda isiku nõudel ning ilma selle sama kasutaja enda taotluseta ning nõusolekuta.

24. Kui Hours-l tekib kahtlus taotluse õiguses või taotluse pahatahtlikkuses, taotluse esitaja isikus või esindusõiguses, on Hours-l õigus Kasutajalt nõuda enda isiku täiendavat tuvastamist, näiteks taotluse allkirjastamist digitaalselt või dokumendikoopia edastamist Hours-le. Välismaalaste puhul on Hours-l õigus isikutuvastamiseks paluda taotluse esitajal allkirjastada taotlus notariaalselt ning edastada Hours-le taotluse originaaldokument.

Privaatsuspoliitika uuendamine

25. Hours palub Kasutajatel külastada Hours kodulehekülge regulaarselt, et olla kursis viimaste uuendustega Privaatsuspoliitikas, Kasutajatingimustes ning Küpsiste kasutamise reeglites.

26. Hours avaldab kõik muudatused enda koduleheküljel ning ei teavita muudatustest eraldi kõiki Kasutajaid.

Hours kontakt

27. Küsimuste korral võite pöörduda Hours OÜ poole:

Hours OÜ

Telefon: +358 401826272

E-mail: info@hours.fi