Nykyään on olemassa monia erilaisia työajan seurantaohjelmistoja, ja jokainen yritys voi valita itselleen sopivimman ohjelmiston. Mitä kuitenkin pitäisi ottaa huomioon ohjelmistoa valitessa?

• Yksi tärkeimmistä asioista on varmistaa ohjelmiston yhteensopivuus yrityksessä käytössä olevien laitteiden ja käyttöjärjestelmien kanssa. Lisäksi kannattaa ottaa huomioon, tuleeko ohjelmisto ladata palvelimeen vai voidaanko sitä käyttää pilvipalveluna.
• On syytä tutkia perusteellisesti, millaisia lisäosia ja integraatioita eri ohjelmistot tarjoavat. Jotkut palveluntarjoajat kykenevät tekemään asiakkaille erityisiä integraatioita, jotta ohjelmisto vastaisi asiakkaan yrityksen erityistarpeisiin ja tekisi työajan seurannasta mahdollisimman tarkkaa. Integraatioihin kuuluvat esimerkiksi erilaiset palkanlaskentaohjelmat, mobiilisovellukset GPS-seurannalla, sisäänkirjautumispäätteet, ovikortit jne.
• Kuinka joustavia valittavissa olevat ohjelmistot ovat erilaisten työtehtävien, projektien ja vuorojen työajan laskennassa? Onko ohjelmisto kykenevä seuraamaan oikein myös etä- ja/tai kenttätyötä tekevien työntekijöiden työaikaa?
• Työajan seurantaohjelmiston tulee tarjota myös käyttäjäystävällinen raporttien keräämisen, tarkastelemisen ja lataamisen/tulostamisen järjestelmä. Eri palveluntarjoajilla voi olla hyvin erilainen raportointijärjestelmä: mitä tietoja raportilla näytetään; millaisissa muodoissa raportteja voi tarkastella, ladata, tulostaa, lähettää eteenpäin ja kuinka helppoa raporttien luominen on, ovatko raportit helppo löytää?
• Käyttäjämukavuus ja helppokäyttöisyys ovat erittäin tärkeitä avainsanoja sopivaa työajan seurantaohjelmistoa valittaessa. Kaikkien tärkeiden tietojen tulisi olla helposti löydettävissä ja jatkokäsiteltävissä. Työntekijöiden tulisi ymmärtää selkeästi, miten töitä rekisteröidään ja miten he kirjautuvat töihin sisään ja ulos. Välittömien esimiesten tulisi saada selkeä käsitys tehdystä työstä ja siihen kuluneesta ajasta. Lisäksi työajan seurantaa helpottaa huomattavasti, jos ohjelmistoon on integroitu valtion juhlapyhien kalenteri, jotta juhlapyhien työkorvauksia ei tarvitse syöttää käsin jne.
• Asiakastuki on hyvän palvelun kulmakivi. Sopivaa ohjelmistoa valittaessa on järkevää varmistaa, että ongelmatilanteiden ja kysymysten ilmetessä asiakastuen yhteystiedot löytyvät nopeasti ja asiantuntija on valmis reagoimaan kohtuullisen ajan kuluessa.
• Monet palveluntarjoajat tarjoavat uusille asiakkaille ilmaisen kokeilujakson auttaakseen heitä päätöksenteossa. Tarjolla on jopa 30 päivän pituisia kokeilujaksoja. Tällä tavoin on mahdollista saada käsitys siitä, miten ohjelmisto on rakennettu ja sopiiko se yrityksen tarpeisiin. Samoin monet palveluntarjoajat ovat valmiita tekemään ilmaisen demon, jossa he näyttävät, miten ohjelmistoa käytetään, mitä mahdollisuuksia se tarjoaa ja vastaavat mahdollisiin kysymyksiin.
• Mahdollisuuksien mukaan kannattaa vertailla eri ohjelmistojen hinnoittelua, jotta voi valita yrityksen budjetille ja tarpeille sopivan työajan seurantaohjelmiston. On sekä kiinteitä paketteja, jotka sisältävät tiettyjä palveluita ja/tai laitteita, että kuukausimaksuun perustuvia paketteja, joiden hinta riippuu käyttäjien määrästä.

Markkinoilla on useita erilaisia palveluntarjoajia, jotka tarjoavat omaleimaista ohjelmistoa. Lyhyesti sanottuna oman yrityksen parhaan valinnan tekemiseksi tulisi harkita ohjelmiston käyttömukavuutta, ominaisuuksia, integraatioita, hinnoittelua, ammattitaitoista asiakastukea ja ilmaisen kokeilujakson saatavuutta. Hours tarjoaa 30 päivän pituisen ilmaisen kokeilujakson, ilmaisen demon, useita integraatioita ja laitteita, jotka helpottavat työajan seurantaa nopeammin ja mukavammin. Tarvittaessa autamme ilmaiseksi myös yrityksen tilin ensimmäisissä asetuksissa, esimerkiksi lisäämällä kaikkien työntekijöiden tiedot ohjelmistoon. Olemme valmiita käsittelemään jokaista asiakasta yksilöllisesti, jotta siirtyminen ohjelmistollemme olisi sujuvaa ja mukavaa.

Pärnu Graniit OÜ, kuten monet muut yritykset, on tarvinnut ratkaisun työajan seurantaan. Heille oli tärkeää löytää ohjelmisto, joka olisi helppokäyttöinen ja mahdollistaisi nopean tuntipalkkalaskennan. Ystävien suosituksesta he löysivät Hours-ohjelmiston, joka osoittautui juuri sellaiseksi ratkaisuksi, jota he etsivät.

Ennen Hours-ohjelmiston käyttöönottoa Pärnu Graniit OÜ käytti kuukausittain 3-4 tuntia paperisten tuntilomakkeiden keräämiseen ja käsittelyyn. Hoursin käyttöönoton jälkeen yrityksen ajankäyttö on vähentynyt huomattavasti, ja työajan seuranta on parantunut.

Pärnu Graniit OÜ ei ole aiemmin käyttänyt mitään muuta työajan seurantaohjelmistoa, mutta he ovat erittäin tyytyväisiä Hoursiin. Ohjelmiston helppous, nopeus ja selkeys ovat heille tärkeimmät syyt suositella sitä muille yrityksille.

Suurin muutos Hours-ohjelmiston käyttöönoton jälkeen on ollut ajan säästö. Yritys ei ole havainnut ongelmia ohjelmiston käytössä, eikä heidän mielestään ohjelmisto tarvitse tällä hetkellä lisäominaisuuksia tai parannuksia. He ovat erittäin tyytyväisiä Hoursiin ja suosittelevat sitä ehdottomasti myös muille yrityksille, jotka tarvitsevat työajan seurantaratkaisun.

Sovittua työaikaa pidempi työskentely katsotaan ylityöksi, jolloin ei ole ratkaisevaa, työskenteleekö työntekijä kokoaikaisesti vai osa-aikaisesti. Jos työpäivä kestää 8 tuntia, on yhdeksännellä tunnilla tehty työ ylityötä, joka on korvattava vastaavasti. Kumulatiivisessa työaikalaskennassa ylityön määrä on tiedossa tilikauden lopussa.

Työnantajan ja työntekijän on aina sovittava ylityöstä, sillä ylitöitä ei voi suunnitella etukäteen. Työsopimusta tehtäessä ei voi sopia ylitöiden tekemisestä tarpeen mukaan, koska ylityöt ovat aina erityistilanne. Ylityöt kompensoidaan antamalla työntekijöille palkallista vapaata tai taloudellisesti. Rahakorvauksen yhteydessä ylityöstä maksetaan 1,5-kertainen palkka.

Sekä työntekijä että työnantaja hyötyvät ylityöstä:

• työntekijä saa korkeampaa palkkaa, mikä motivoi häntä tekemään ylitöitä
• ylitöitä tekemällä työntekijä voi osoittaa sitoutumisensa työhön ja kykynsä noudattaa määräaikoja, mikä antaa luottamusta työhönsä ja voi lisätä ylennysmahdollisuuksia
• työntekijä voi hankkia uusia taitoja tekemällä ylitöitä ja saada kokemusta monimutkaisten tehtävien suorittamisesta. Tämä auttaa työntekijää kehittymään ammatillisesti ja tulemaan entistä arvokkaammaksi työnantajalleen.
• työnantaja pystyy suorittamaan määräaikaiset työt ja projektit ajallaan ylitöitä tekevien työntekijöiden ansiosta
• ylityöt antavat työnantajalle joustavuutta käsitellä odottamattoman suuria työmääriä tai muita odottamattomia tilanteita

Ylitöissä on kuitenkin myös joitain haittoja:

• työntekijä voi palaa loppuun, jos tekee liikaa ylitöitä
• työntekijän työn ja yksityiselämän tasapaino kärsii, mikä voi johtaa stressiin
• fyysistä työtä ja raskailla työvälineillä työskentelevät ihmiset voivat joutua työtapaturmiin tai vahingoittaa itseään muuten, jos he tekevät liikaa ylitöitä
• ylitöiden tekeminen voi lisätä riskiä erilaisiin terveysongelmiin: väsymykseen, unettomuuteen ja stressiin liittyviin sairauksiin
• Ylitöitä tekevien työntekijöiden työtyytyväisyys saattaa heikentyä, varsinkin jos he tuntevat olevansa ylityöllisiä tai aliarvostettuja työnantajaltaan.

Hours tekee ylitöiden laskemisesta helppoa. Ylityöt voidaan asettaa jokaiselle yksikölle tai työntekijälle yksilöllisesti ottaen huomioon, mitkä vuorot ja aikataulut työntekijät työskentelevät. Työnantaja voi laskea ylityökorvauksen eri prosenttiosuuksina. Ohjelmisto ottaa työajan laskennassa huomioon myös yleiset vapaapäivät. Tarvittaessa työntekijän ja työnantajan välisen sopimuksen perusteella ylityöt voidaan vähentää yksittäisistä töistä työntekijän työajan päätyttyä. Ylityöt voidaan katsoa raporteista ja välittää Netvisor-ohjelmistoon.

Jos et ole vielä kokeillut ohjelmistoamme, voit tehdä sen ilmaiseksi 30 päivän ajan. Lisäksi suosittelemme varaamaan 30 minuutin demon, jonka aikana kartoitamme yrityksesi tarpeet ja vastaamme kysymyksiisi.

Suomalainen Japeka OY kertoi meille kokemuksistaan ​​Hours-ohjelmiston käytöstä.

Suomalainen Japeka OY kertoi meille kokemuksistaan ​​Hours-ohjelmiston käytöstä.

Yritys arvioi kokemuksensa hyväksi.

”Kokemus on ollut erittäin positiivinen. Työntekijät ovat omaksuneet ohjelmiston hyvin ja he pitävät sen käytöstä.”

Hours sopii kaikenkokoisille yrityksille – kuukausimaksu on kiinteä ja työajan laskemiseen ja seurantaan riittää vain digitaalinen ohjelmisto ja mobiilisovellus.

”Olemme harkinneet työajanseuranta ohjelmiston käyttöönottoa pitkään, mutta koimme, että se ei ollut välttämätöntä yrityksen pienen koon, 10 työntekijän vuoksi. Lopulta päätimme kuitenkin kokeilla Hours-ohjelmistoa ja yllätyimme kuinka paljon arkielämämme yksinkertaistui ja resursseja vapautui muiden haasteiden ratkaisemiseen.”

Hoursin avulla kaikki työajat, raportit ja palkkatiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta ja muutamalla napsautuksella. Vältytään vaivalloiselta tiedostojen edestakaisin lähettämiseltä ja työntekijöiltä tietojen keräämiseltä. 

Työajan laskeminen on nopeampaa, helpompaa ja virhemarginaali on paljon pienempi.

Mitä positiivisia muutoksia Japeka OY:ssä tapahtui?

• Laskutukseen tarvittavat tiedot ovat heti saatavilla Hours-ohjelmistossa, eikä niitä tarvitse erikseen kysyä työntekijöiltä.
• Riski, että osa laskuista jää maksamatta, on vähentynyt huomattavasti.
• Laskutukseen vaadittavat tiedot ovat tarkempia, joten hämmennystä on vähemmän sekä meille että asiakkaillemme.
• Projektien kustannusten seuranta on helpompaa ja selkeämpää, minkä ansiosta kassan riski on pienempi.

”Hours maksaa itsensä varmasti monikertaisesti takaisin. Hoursissa on kaikki mitä tarvitsemme, eikä siinä ole ylimääräisiä monimutkaisia toimintoja”, yhtiö tiivistää kokemuksensa.

Äsja valminud uus hours sisselogimis boks on märksa targem. Nüüd on võimalik kasutada kõikvõimalikke kiipe tööaja registreerimiseks. Võite kastutada ka enda kaarte ja kiipe. Töötab ka näiteks “Valttikortti” kaardiga.

Seadistatav põhivaade.

Kui soovite näha boksist kes millal on alustanud ja mis tööd teeb siis see on võimalik, aga kui ei soovi sellist informatsiooni avaldada siis võimalik seadistada oma tekstiga peavaade.

Saada kiri boksi.

Jah nüüd on see võimalik. Võite saata informatiivseid lauseid otse boksi ekraanile ja töölised näevad seda logimisi tehes.

Küsige pakkumist oma firmale

Spetsiaalne iPhone kasutajatele mõeldud rakendus lihtsustab Hours’i kasutamist võrreldes brauseripõhise versiooniga veelgi. Nimelt salvestab äpp töö alustamise ja lõpetamise asukohad automaatselt ning võimaldab töötajal lihtsalt näha oma iganädalasi töötunde. Äpist saab töötaja lihtsasti valida tööliiki, mida ta parajasti teeb. Peakasutaja omakorda näeb kogu töötajaid puudutavat infot reaalajas ja saab endale vajalikku statistikat ning aruandeid koostada alati kõige värskema rakendusse sisestatud info põhjal.

Tööajaarvestuse programm Hours on sobiv igas suuruses ettevõttele, millel pole otstarbekas kasutada mahukaid ning kõrge kuutasuga tööaja ja -protsessi juhtimise programme. Hours võimaldab ühe kindla kuutasu eest koguda infot, mis on vajalik tööajaarvestusega seotud aruandluse tarbeks eelkõige Eesti ja Soome seadusandlust silmas pidades.

Üleminek Hours’ile toob suurima muudatuse nende ettevõtete töökorraldusse, kes seni on tööajaarvestust pidanud tabelarvutusprogrammide või suisa paberil. Lisaks mugavusele välistab Hours arvestusvigade ja topeltfailide tekkimise võimaluse.

Vaata järele: https://itunes.apple.com/us/app/hours-time-tracking/id1443988533?l=et&ls=1&mt=8

Hours’i võimalused:
– Tööaja arvestus
– Töötajate andmete arhiveerimine
– Tööga seotud info ja dokumentide salvestamine
– Võimaldab teha protsessi- ja töötajapõhiseid kokkuvõtteid
– Eristab erinevaid tööliike
– Annab tööandjale võimaluse jälgida tööprotsessi reaalajas
– Töötab ka NFC-kaartide ja nööpidega
– Soodne võimalus igas suuruses ettevõttele, kus on oluline töötundide arvestamine

Useiden Suomessa toimivien virolaisten yritysten työaikalaskenta on seurannut samaa loogista tietä: vihkojen käytöstä siirryttiin Execeliin, ja taulukot lähetettiin sähköpostilla eteenpäin. Näin työmaita pystyttiin seuraamaan kuitenkin vain etänä.

Myös taulukkojen toistuvat virheet olivat ongelma. Lisäksi useimmilla ei ole koneella tai älypuhelimessa MS Exceliä ja erilaiset Excelin versiot aiheuttivat ongelmia. Excelin sijasta käytettiin usein erilaisia ilmaisia sovelluksia, joilla voi muokata Excel-taulukoita, mutta kaavat tai itse tiedot saattoivat muuttua. Myös tiedostojen avaamisessa ilmeni ongelmia.

Inhimilliset virheet aiheuttivat ongelmia, sillä Exceliin aiemmin lisättyjä tietoa saattoi vahingoissa ja huomaamattaan muuttaa, mikä puolestaan johti virheellisen lopputulokseen. Niinpä virheellisten ja puutteellisten taulukkojen vuoksi varakopiot laadittiin käsin. Kuukausittaiset yhteenvedot olivat todella ongelmallisia, sillä tiedot eivät koskaan täysin täsmänneet, ja virheitä yritettiin korjailla yhdessä sekä toisinaan sattumanvaraisesti.

Hours ratkaisi kaikki nämä ongelmat.

Kaikki voivat seurata ja analysoida tietoja helposti reaaliajassa. Virheet on minimoitu, ja ne myös löytyvät helposti.

Työntekijöihin liittyvien tarpeellisten tietojen lähettämien työmaille on entistä helpompaa. Aiemmin lähetettiin sähköposteja, mutta nykyään kaikki tehdään rastittamalla vastaava kohta työntekijän nimen vieressä, lisäämällä sähköpostiosoite ja painamalla ”Lähetä”.

Hours tekee työaikalaskennasta yksinkertaista ja helppoa. Toimintoja on entistä vähemmän mutta kuitenkin riittävästi kaikkien työmaihin ja työntekijöihin liittyvien tietojen keräämiseen ja jakamiseen. Eräs tärkeä etu on kilpailijoita edullisempi hinta, joka tuo kätevät työaikalaskentasovellukset pienempienkin yritysten ulottuville.

Saimme äskettäin palautetta eräältä asiakkaaltamme siitä, miten Hours on muuttanut arkea ja järjestelyjä. Toivomme tämän palautteen auttavan päätöksenteossa.

Ilari Hirvensalo, Eko Expert KH Oy:
Päätoimialanamme on eristysurakointi sekä erilaiset suurtehoimuroinnit. Yrityksessä on keskimäärin 25 työntekijää, joiden työpäivä alkaa aamuisin Järvenpäässä tai Kyrössä sijaitsevista toimipisteissämme. Yleensä työntekijät ja koneet palaavat työpäivän päätteeksi samaan paikkaan, mutta toisinaan kauempana sijaitsevissa kohteissa työskentelevät työntekijät majoittuvat myös hotelliin.

Ideoita alan osaajilta

Käytimme alun perin suomalaisen Moveniumin ohjelmistoa, mutta se ei aivan vastannut tarpeitamme. Työntekijät eivät esimerkiksi nähneet, onko joku toinen työntekijä vielä paikalla. Niinpä työpäivän päätteeksi oli aina selvitettävä erikseen, kuka lähtee viimeisenä ja lukitsee portit.

Hours’issa kaikki näkevät vielä paikalla olevat työntekijät vastaavasta laitteesta. Myös esimiehet voivat katsella näitä tietoja laitteesta tai verkkosovelluksesta, ja lisäksi myös muita tarpeellisia tietoja, kuten vaikkapa yksittäisten työntekijöiden työtehtäviä kyseisenä päivänä.

Hours on arjen käytännöntarpeisiin suunniteltu, työskentelyä yksinkertaistava järjestelmä, joka on kehitetty alan toimijoiden tarpeiden ja toiveiden pohjalta.

Hoursin käyttöönotto sujui nopeasti

Hours’in kanssa yhdessä käytettävä kulunvalvontalaite on kilpailijoiden vastaavia laitteita monipuolisempi. Laitteen näytöltä voi katsella jatkuvasti ohjeistusta sekä työntekijöiden työaikalaskentaa. Käyttöönotto sujui nopeasti ja ongelmitta, sillä uusi ohjelmisto yksinkertaisti koko prosessia ja teki siitä entistä selkeämmän. Aiemmin painikkeita paineltiin miltei summamutikassa ja toivottiin, että kaikki tarpeelliset tiedot saatiin lisättyä oikein.

Kustannustehokas

Hours on auttanut säästämään työaikalaskentaan liittyvistä menoissa kahdella tavalla. Ensinnäkin Hours’in kuukausimaksu on 2,99 € per kirjautunut henkilö. Aiemmin käyttämämme sovellus oli monin verroin kalliimpi, ja lisäksi oli maksettava erilaisia hallinointiin liittyviä kuluja. Toinen säästö liittyy palkanlaskennan työaikaan. Ennen palkanlaskennassa käytettiin jatkuvasti laskinta, sillä ohjelmisto ei mahdollistanut eri työlajien tuntimäärien yhteen laskemista. Hours’issa erilaisten loogisten suodatinten käyttö laskennassa on todella helppoa.

Hours’in suurin etu on mielestämme sen selkeys ja edullinen hinta.