Valmistaudu vuoteen 2024 ajoissa tutustumalla tarkasti työaikakalenteriin, joka kattaa koko vuoden kuukausittaiset työpäivät, viralliset vapaapäivät ja yksityiskohtaiset tiedot työtuntien jaosta. Tämä opas on suunniteltu auttamaan niin työnantajia kuin työntekijöitäkin suunnittelemaan työ- ja loma-aikoja tehokkaasti, ottaen huomioon Suomen lakisääteiset pyhäpäivät. Alta löydät yksityiskohtaisen taulukon, joka esittelee kuukausittaiset ja kvartaalikohtaiset yhteenvedot työpäivistä ja -tunneista, auttaen sinua navigoimaan läpi vuoden 2024 suunnitelmiesi kanssa.

• Vapaapäivät Suomessa 2024
• Uudenvuodenpäivä (1. tammikuuta)
• Loppiainen (6. tammikuuta)
• Pitkäperjantai (29. maaliskuuta)
• Toinen pääsiäispäivä (1. huhtikuuta)
• Vappu (1. toukokuuta)
• Helatorstai (9. toukokuuta)
• Itsenäisyyspäivä (6. joulukuuta)
• Joulupäivä (25. joulukuuta)
• Tapaninpäivä (26. joulukuuta)

Huomaa: Osa pyhäpäivistä, kuten pääsiäispäivä, helluntaipäivä, juhannuspäivä ja pyhäinpäivä, osuvat viikonloppuun eivätkä ne kaikki vaikuta työpäivien määrään riippuen työntekijän työaikajärjestelystä.

Yrityksillä on usein ollut ongelmia työntekijöiden kanssa, jotka varastavat rahaa, yrityksen omaisuutta tai jopa polttoainetta henkilökohtaiseen käyttöönsä. Harvemmin puhutaan kuitenkaan työajan varkaudesta. Työajan varkaus tarkoittaa yritykseltä rahan vastaanottamista työtunneista, jolloin työtä ei ole todellisuudessa tehty. Työaikaa varastetaan kahdella tavalla: työntekijä ei tee työssä ollessaan määrättyä työtä tai he eivät ole työssä, vaikka heidän pitäisi olla, esim. myöhästyvät ilman pätevää syytä.

Eri työajan varkauden mahdollisuudet:

Nojautuen ns. varkauden kolmion teoriaan, voisi sanoa, että jos erittäin pieni osa työntekijöistä etsii itse mahdollisuuksia varkauksiin, niin jotkut työntekijät varastavat vain, jos on luotu oikeat olosuhteet. Nämä olosuhteet ovat rationalisointi, motivaatio ja mahdollisuus. Esimerkiksi:

• työntekijä tuntee olevansa alipalkattu (rationalisointi)
• työntekijä tuntee, että vuorokaudessa ei ole tarpeeksi tunteja hoitaa omia asioitaan (motivaatio)
• työntekijä tietää, että hänen esimiehensä ei huomaa, jos hän saapuu töihin 15 minuuttia myöhässä (mahdollisuus)

Oletetaan, että yrityksessänne on työntekijä, joka varastaa joka vuoro 15 minuuttia työaikaa, esim. myöhästyy muutaman minuutin ja lähtee muutaman minuutin aikaisemmin. Hän työskentelee 5 päivää viikossa ja tienaa 10€ tunnissa. Työajan varkauden vuoksi maksatte hänelle joka viikko 12,50€ enemmän kuin hän todellisuudessa työskenteli. Oletetaan nyt, että teillä on 10 työntekijää, jotka toimivat näin. Menetätte 125€ viikossa ja vuoden lopussa summa on yli 6000€.

Työajan varkauksien vähentämiseksi voitte nostaa työntekijöidenne moraalia, tarkastella uudelleen työntekijöidenne palkkoja sekä työtehtäviä. Tehokkain tapa on tehdä työajan kirjaaminen automaattiseksi, jotta työntekijöiltä poistuisi mahdollisuus pyöristää omia työaikojaan, ottaa huomaamatta lisätaukoja tai myöhästyä.

Ensimmäisen kuukauden ajan ohjelmistomme käyttö on teille täysin ilmaista. Jatkossa kuukausimaksu riippuu siitä, mitä lisäosia yrityksessänne tarvitaan. Rekisteröitykää jo tänään, säästäkää ensimmäiset eurot ja tehkää yrityksenne työpäivistä tuottavampia.

Työajan hallinta on haaste, johon jokainen yritys ennemmin tai myöhemmin kohtaa. Se on kriittinen näkökulma, joka vaikuttaa sekä organisaation tehokkuuteen että työntekijöiden tyytyväisyyteen. Perinteiset menetelmät, kuten paperiset työtuntilehdet ja Excel-taulukot, ovat yleisiä, mutta usein puutteellisia, erityisesti kun on tarpeen varmistaa työajan kirjaamisen tarkkuus ja luotettavuus. Nopeasti muuttuvassa liiketoimintamaailmassa on tärkeää löytää ratkaisuja, jotka tekevät prosesseista paitsi yksinkertaisempia myös tehokkaampia ja tarkempia.

Työaikakirjanpidon digitaalisen vallankumouksen merkitys

Työtuntien pyöristäminen, erityisesti kun se tehdään käsin, voi olla yrityksille kallista. Kun työntekijöiden työtunnit pyöristetään aina lähimpään tuntiin tai puoleen tuntiin, pienet erot todellisessa työajassa voivat kumuloitua merkittäväksi aikahukaksi. Esimerkiksi, jos työntekijä työskentelee 7 tuntia ja 45 minuuttia, mutta hänen työaikansa pyöristetään 8 tunniksi, yrityksen on silti maksettava tämä käyttämätön lisäaika. Jos tällaisia tapauksia esiintyy usein, se voi aiheuttaa merkittäviä lisäkustannuksia.

Hours-ohjelmisto: Tarkan työajan seurannan ratkaisu

Hours-ohjelmisto: Tarkan työajan seurannan ratkaisu Hours-ohjelmiston käyttö auttaa välttämään tällaista pyöristyksestä johtuvaa aikahukkaa. Tarkka digitaalinen työajan seuranta varmistaa, että työntekijöiden työtunnit kirjataan juuri sellaisina kuin ne on tehty, ilman pyöristyksiä. Tämä lisää palkanlaskennan tarkkuutta ja vähentää yritykselle tarpeettomia kuluja. Lisäksi se lisää läpinäkyvyyttä ja luottamusta työntekijöiden ja johdon välillä, koska molemmat osapuolet voivat olla varmoja siitä, että työaikaa kirjataan oikeudenmukaisesti.

Innovatiiviset työajan seurantamenetelmät: Beacon- ja Gateway-integraatio

Innovatiiviset työajan seurantamenetelmät: Beacon- ja Gateway-integraatio Teknologian kehitys on tuonut mukanaan innovatiivisia ratkaisuja työaikakirjanpidon alueelle. Hoursin intuitiivisuus ja helppokäyttöinen käyttöliittymä mahdollistavat yksityiskohtaisen työajan seurannan. Lisäksi sen integroitavuus esimerkiksi G4S:n ja Foruksen kulunvalvontajärjestelmiin takaa automaattisen ja tarkan työaikakirjanpidon. Hours on lisäksi integroinut beacon- ja gateway-teknologiat, jotka mahdollistavat entistä automatisoidumman ja tarkemman työajan rekisteröinnin. Beacon-laitteet, jotka käyttävät Bluetooth Low Energy -teknologiaa, lähettävät signaaleja ja mahdollistavat automaattisen työtuntien rekisteröinnin, kun työntekijät liikkuvat niiden kantaman sisälle, parantaen tietojen tarkkuutta ja vähentäen inhimillisiä virheitä.

Helppo ja kustannustehokas käyttöönotto

Helppo ja kustannustehokas käyttöönotto Hoursin käyttöönotto on poikkeuksellisen helppoa ja mukavaa. Ota yhteyttä myyntitiimiimme, niin sovimme ajankohdan, jolloin voimme tulla ja näyttää, kuinka Hours voi olla hyödyllinen yrityksellesi. Ensimmäinen askel on demo, jossa näytämme, miten kaikki toimii. Mitä tulee käyttöönoton kustannuksiin, alkuperäinen asennus on teille täysin ilmainen. Autamme tarvittaessa myös kaikkien työntekijöiden syöttämistä järjestelmään ja järjestämme tarvittaessa koulutuksia, jotta kaikki voivat nopeasti tottua ohjelmistoon. Tavoitteenamme on tehdä Hoursin käyttöönotto mahdollisimman helpoksi ja vaivattomaksi teille.

Joustava ja tehokas ratkaisu eri toimialoille

Hours-ohjelmisto sopii erinomaisesti monenlaisten sektoreiden yrityksille tarjoten joustavan ja tehokkaan ratkaisun työajan hallintaan. Valmistussektorin yritykset löytävät siitä suurta apua työprosessien optimoinnissa ja työajan tarkemmassa seurannassa. Rakennussektorilla ohjelmisto auttaa työajan tehokkaammassa hallinnassa ja seurannassa eri kohteissa. Ravintola-alalle Hours tarjoaa nopean ja yksinkertaisen ratkaisun työtuntien laskentaan, kun taas varastointialalla se auttaa resurssien paremmassa suunnittelussa ja työajan tehokkuudessa.

Positiivista palautetta käyttäjiltä: Ekovilla OY:n esimerkki

Ekovilla OY:n kokemus Hours-ohjelmistosta on merkittävä esimerkki siitä, miten teknologinen kehitys työajan seurannassa auttaa yritystä. Ennen Hoursin käyttöönottoa työntekijät kirjasivat työtuntinsa paperilapuille, jolloin pyöristysvirheistä johtuvat virheet syntyivät ja lisäksi paperilappujen käsittelyyn kului noin kuusi tuntia kuukaudessa. Hoursin käyttöönoton myötä tapahtui useita positiivisia muutoksia: mahdollisuus seurata työaikaa reaaliajassa, parempi käsitys työssä olevista ihmisistä, etäpääsy järjestelmään ja työturvallisuuden paraneminen. Työmoraali parani, sillä työntekijät ymmärsivät työaikansa paremmin, mikä lisäsi heidän motivaatiotaan. Ekovilla OY totesi, että Hours-ohjelmisto on helppokäyttöinen ja auttaa säästämään aikaa ja rahaa, tarjoten sekä työntekijöille että johdolle mukavia ja tehokkaita ratkaisuja.

Hours: Luotettava kumppani nykyaikaisessa työajan hallinnassa

Hours: Luotettava kumppani nykyaikaisessa työajan hallinnassa Yhteenvetona Hours on erinomainen esimerkki siitä, miten nykyaikaiset teknologiset ratkaisut voivat auttaa yrityksiä voittamaan työajan hallintaan liittyviä haasteita. Se on kustannustehokas, luotettava ja käyttäjäystävällinen, tarjoten yrityksille arvoa sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Hours ei ole vain työkalu, vaan kumppani yrityksen menestyksekkäässä johtamisessa nykyisessä nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä, tekee työajan kirjanpidon prosessista yksinkertaisemman, tarkemman ja tehokkaamman.

Johtopäätös

Työajan hallinnan digitaalinen muutos Hours-ohjelmiston avulla tuo merkittäviä etuja, parantaen organisaation tehokkuutta ja työntekijöiden tyytyväisyyttä. Tämä ratkaisu tarjoaa tarkkuutta, kustannustehokkuutta ja joustavuutta, jotka ovat välttämättömiä nykypäivän nopeatempoisessa ja jatkuvasti muuttuvassa liiketoimintamaailmassa menestymiseksi. Käyttämällä Hours-ohjelmistoa yritykset voivat paitsi parantaa työaikakirjanpidon prosessejaan, myös lisätä yleistä tuottavuuttaan ja kilpailukykyään.

Skano Furniture Factory Oy, joka on ylpeä Viisnurk AS:n historiallisen yrityksen seuraaja, on tunnettu ylellisistä huonekalusarjoistaan, joita valmistetaan Pärnun kaupungissa sijaitsevassa tehtaassa. Heidän tuotteisiinsa kuuluu myös ainutlaatuinen moduulihyllystöjärjestelmä Skano Classic, jonka juuret ulottuvat 19. vuosisadalle. Skanon tavoitteena on tarjota asiakkailleen parhaita ja joustavia ratkaisuja kodin sisustamiseen, yhdistäen nykyaikaisen teknologian käsintehtyjen huonekalujen henkeen.

Vuoden 2021 lopussa valmistui Skanon uusi tuotantorakennus Pärnussa, mikä tarkoitti uusien työprosessien ja -järjestelmien tarkastelua. Hours-työajanseurantaohjelman asentaminen uuteen tuotantorakennukseen oli tärkeässä roolissa Skanon tuotantoprosessien optimoinnissa, tuoden mukanaan merkittävää aikasäästöä ja tarkempaa laskentaa, osittain G4S:n kulunvalvontajärjestelmän liittymän ansiosta, joka takaa työajan automaattisen ja tarkan rekisteröinnin.

Tuotantopäällikön tehokkuuden kasvu: ennen ja jälkeen Hours-ohjelman käyttöönoton

Ennen Hours-ohjelman käyttöönottoa

Tuotantopäällikkö kohtaa päivittäisen haasteen, joka liittyy työajan seurantaan Skano Furniture Factory Oy:ssä. Aiemmassa järjestelmässä työntekijöiden työtunnit merkittiin käsin – yleensä taulukkoon kirjoitettiin automaattisesti 8 tuntia, riippumatta työntekijän todellisesta työajasta. Tämä tarkoitti, että työaikatiedot eivät välttämättä heijastaneet todellista tilannetta, jos työntekijät tulivat myöhässä tai lähtivät aikaisemmin, mikä puolestaan vaikutti työajan seurannan tarkkuuteen ja palkanlaskentaan.

Hours-ohjelman käyttöönoton jälkeen

Tuotantopäällikön päivät Skano Furniture Factory Oy:ssä ovat muuttuneet tehokkaammiksi Hours-ohjelman käyttöönoton jälkeen. Siirtyminen epätarkasta ja aikaa vievästä Excel-pohjaisesta työajantaulukoiden järjestelmästä Hours-ohjelmaan on tuonut paitsi suurempaa tarkkuutta työajan seurantaan, myös merkittävän nousun työntekijöiden tuottavuudessa. Tarkkojen aloitus- ja lopetusaikojen kirjaaminen on antanut tuotantopäällikölle selkeän käsityksen todellisesta työajasta, mikä mahdollistaa henkilöstön työn paremman järjestämisen. Tämä on johtanut tilanteeseen, jossa samaan aikaan voidaan nyt tehdä enemmän töitä, optimoiden koko tuotannon tehokkuutta.

Kirjanpitäjän näkökulma: tarkkuus ja integroitavuus ovat avainasemassa

Ennen Hours-ohjelman käyttöönottoa kirjanpitäjä Anu käytti merkittävän osan työajastaan Excel-taulukoiden tarkistamiseen ja lomapyyntöjen tarkasteluun, varmistaakseen työtuntien ja lomien tietojen tarkkuuden. Kaikki työtuntien epäjohdonmukaisuudet oli ratkaistava yhteistyössä mestareiden kanssa, mikä oli usein aikaa vievää.

Hours-ohjelman ansiosta tietojen tarkkuus ja käsittelyn nopeus on dramaattisesti parantunut. Helppokäyttöisyys ja aina avulias asiakastuki ovat tehneet kirjanpitäjän työn paljon sujuvammaksi. Suurin muutos on ollut integrointi Merit-palkanlaskentajärjestelmään, joka mahdollistaa tietojen nopean ja virheettömän siirtämisen suoraan Merit-palkkajärjestelmään, tehden palkanlaskennasta entistä tehokkaamman.

Kirjanpitäjä suosittelee Hours-ohjelmaa muille yrityksille, erityisesti Excel-käyttäjille, koska se tarjoaa sujuvan siirtymän ja paremman tiedonhallinnan, mikä on välttämätöntä nykyisessä nopeatempoisessa liiketoimintaympäristössä.

Ammattityöntekijän näkökulma: älykäs työajanseuranta kaikissa laitteissa

Ammattityöntekijän näkökulma: älykäs työajanseuranta kaikissa laitteissa Skano Furniture Factory Oy:n ammattityöntekijät nauttivat Hours-ohjelman joustavuudesta ja mukavuudesta, käyttäen pääasiassa älypuhelinta työtuntien katseluun ja seurantaan. ”Kiitos Hours-sovelluksen Androidille ja iOS:lle, tuntini ovat aina saatavilla, riippumatta siitä, käytänkö Applen vai Android-laitetta,” jakaa ammattityöntekijä kokemuksiaan. Kotona hän mieluummin tarkastelee työtunteja tietokoneen suuremmalta näytöltä.

Lisäksi Skano Furniture Factory on integroinut Hours-ohjelman G4S:n kulunvalvontajärjestelmään, mikä on erittäin kätevää työntekijöille. Tämän liitännän ansiosta työajat kirjataan automaattisesti, ilman että on tarvetta rekisteröityä terminaalissa. ”Töihin tullessani en tarvitse huolehtia ajan merkitsemisestä; järjestelmä huolehtii kaikesta ja tuntini kirjataan tarkasti,” kehuu työntekijä järjestelmää.

Tutustu Skanoon tarkemmin täällä: 👉👉👉 https://skano.com

Olemme iloisia voidessamme esitellä uuden Työvuorosuunnittelun Moduulin, joka on nyt beetatestauksessa. Tämä uusi ominaisuus tekee työvuorojen suunnittelusta ja hallinnasta entistä helpompaa.

Tärkeimmät ominaisuudet:

📅 Työvuorojen luonti: Luo ja muokkaa työvuoroja helposti, mukauta niitä tarpeidesi mukaan.

🚫 Työkatkosten merkitseminen: Jos työvuoro keskeytyy tai muuttuu, voit merkitä nämä katkokset selkeästi.

🙋 Henkilöstön oma aloite: Työntekijät voivat nyt itse ehdottaa työkatkoksia tai muutoksia työvuoroihinsa.

🔜 Tulevat päivitykset: Tulevaisuudessa lisäämme mahdollisuuden merkitä yksityiskohtaisia tehtäviä suoraan työvuorosuunnitelmaan.

Haluamme kiittää kaikkia, jotka ovat osallistuneet tämän uuden moduulin kehitykseen ja antaneet arvokasta palautetta. Odotamme innolla palautetta beetatestauksesta ja teemme parhaamme vastataksemme käyttäjien tarpeisiin.

Työajanseuranta on yrityksen menestyksen avain, auttaen johtajia ymmärtämään, miten työntekijöiden aikaa voidaan hyödyntää tehokkaimmin. Nykyään pelkkä tuntien laskeminen ei kuitenkaan riitä – yritykset tarvitsevat järjestelmän, joka kykenee seuraamaan, missä ja milloin työ tapahtuu. Juuri tässä astuvat peliin Hours.ee yhdessä Beacon- ja Gateway-järjestelmien kanssa, jotka mahdollistavat työajan seuraamisen määritellyllä alueella tai rakennuksessa.

Mikä on Beacon- ja Gateway-järjestelmät?

Beacon- ja Gateway-järjestelmät ovat kaksi innovatiivista teknologiaa, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen sijaintipohjaisen työajanseurannan tietyllä paikalla.

Beacon on pieni Bluetooth-laite, joka lähettää jatkuvasti radiosignaaleja lyhyen matkan päässä. Esimerkiksi älypuhelimet tai muut Beacon-laitteet voivat vastaanottaa nämä signaalit ja tietävät siten, että ne ovat Beaconin lähellä.

Gateway puolestaan on laite, joka mahdollistaa datansiirron eri verkkojen ja laitteiden välillä. Gateway on kuin ”portti”, joka yhdistää erilaiset verkot ja laitteet, mahdollistaen tiedon vapaan liikkumisen.

Miten Beacon- ja Gateway-järjestelmät toimivat yhdessä Hours.ee-ohjelmiston kanssa?

Beacon- ja Gateway-järjestelmät on integroitu Hours.ee:n työajanseurantaohjelmistoon luotettavien kumppaneidemme kautta. Kun työntekijä tulee Beaconin kantaman sisälle määritetyllä alueella tai rakennuksessa, Beacon lähettää signaalin työntekijän laitteelle. Työntekijän laite sitten lähettää signaalin Gatewaylle, joka puolestaan välittää tiedot Hours.ee-ohjelmistoon. Näin ohjelmisto tietää, milloin ja missä työntekijä on.

Mitkä ovat Beacon- ja Gateway-järjestelmien edut Hours.ee-ohjelmistossa?

Automaattinen työajanseuranta: Beacon- ja Gateway-järjestelmien ansiosta Hours.ee voi automaattisesti seurata työntekijöiden työaikaa määritetyllä alueella tai rakennuksessa. Työntekijöiden ei tarvitse murehtia siitä, ovatko he kirjautuneet sisään tai ulos – järjestelmä tekee sen heidän puolestaan.

Sijaintipohjainen seuranta: Beacon- ja Gateway-järjestelmien avulla Hours.ee voi seurata työntekijöiden sijaintia reaaliajassa, mutta vain yrityksen määrittelemällä alueella tai rakennuksessa. Tämä tarkoittaa, että voit nähdä, milloin työntekijä saapui työpaikalle, milloin hän lähti ja milloin hän suoritti tietyn työtehtävän.

Tehokkuuden lisääminen: Koska Beacon- ja Gateway-järjestelmät mahdollistavat reaaliaikaisen seurannan siitä, missä ja milloin työ tapahtuu, voit suunnitella ja hallita resurssejasi paremmin.

Inhimillisten virheiden vähentäminen: Beacon- ja Gateway-järjestelmien käyttö vähentää työntekijöiden tekemien virheiden määrää, koska kaikki tiedot kerätään ja käsitellään automaattisesti.

Parannettu työntekijäkokemus: Työntekijät voivat keskittyä työhönsä tietäen, että ohjelmisto huolehtii heidän työajanseurannastaan määritetyllä alueella tai rakennuksessa. Tämä vähentää stressiä ja parantaa yleistä työkokemusta.

Beacon- ja Gateway-järjestelmien ansiosta Hours.ee:n työajanseurantaohjelmisto kykenee tarjoamaan todella seuraavan tason työajanseurantaa, joka on räätälöity yrityksesi tarpeisiin.

Yhteenvetona, Hours.ee:n Beacon- ja Gateway-järjestelmien integrointi avaa uusia mahdollisuuksia työajanseurannalle, tehden tästä prosessista tarkemman, tehokkaamman ja työntekijäystävällisemmän. Oletko valmis viemään yrityksesi työajanseurannan seuraavalle tasolle? Hours.ee on täällä auttamassa sinua saavuttamaan tämän.

Ekovilla OY:llä (Kiimingin yksikössä) työskentelee 20 henkilöä, joiden työtunteja on seurattava oikein. Aluksi käytettiin paperiarkkeja ja kansioita, joihin työntekijät merkitsivät itse työtuntinsa. Tällainen työajan seuranta vei aikaa noin 6 tuntia kuukaudessa. Yrityksen kasvaessa päätettiin ottaa käyttöön konsernin teknologiajohtajan suosittelema työajan seurantaohjelmisto.

Kiimingin yksikön edustaja Aaro kertoi, että työajan seuranta on heille tarpeellista useista syistä:

• mahdollisuus seurata ja arvioida tuotannon tehokkuutta
• työmoraalin paraneminen, koska työntekijät ymmärtävät paremmin työaikoja
• vaikuttaa työntekijöiden motivaatioon

Aaron mukaan yrityksessä tapahtui seuraavat positiiviset muutokset:

• mahdollisuus seurata työaikaa reaaliajassa
• käsitys työssä olevista henkilöistä
• etäkäyttö
• työturvallisuus – mahdollisuus nähdä, onko yövuoron jälkeen päästy yli

Aaro mainitsee, että hänen edellisessä työpaikassaan käytettiin erilaista työajan seurantaohjelmistoa ja sanoo, että sitä oli vaikea käyttää. Konserni katsoo, että aikaa ja rahaa säästyy Hoursin avulla varmasti, koska työaikoja voidaan seurata oikein. Hoursin palveluun ollaan tyytyväisiä ja sitä suositellaan myös muille, koska sitä on helppo käyttää.

Teollisuussektorin mahdollinen taloudellinen säästö Hours-ohjelmiston käytöllä

Teollisuussektorin mahdollinen taloudellinen säästö Hours-ohjelmiston käytöllä Tämän esimerkin perusteella Hours-ohjelmiston käytöllä on mahdollista säästää 10 920 euroa, jos työntekijät eivät voi itse merkitessään työtunteja pyöristää työaikoja omaksi eduksi. Esimerkiksi, työntekijät kirjaavat työajaksi 8 tuntia, vaikka todellisuudessa lähdettiin 5 minuuttia aiemmin ja oltiin 5 minuuttia pidempään lounaalla:

*Laskelmissa on käytetty Suomen Ammattiliiton ilmoittamia teollisuusalan keskimääräisiä palkkoja

Laskukaava: (20×10/60)x21x13x12 = 10 920

Näin saamme tietää, että esimerkkimme perusteella on mahdollista säästää 10 920 euroa. Lisäksi säästetään joka kuukausi myös 6 tuntia kirjanpitäjien aikaa, koska työntekijöiden tuntilehtiä ei tarvitse erikseen jäljittää ja työtunteja laskea yhteen.

Nykyään on olemassa monia erilaisia työajan seurantaohjelmistoja, ja jokainen yritys voi valita itselleen sopivimman ohjelmiston. Mitä kuitenkin pitäisi ottaa huomioon ohjelmistoa valitessa?

• Yksi tärkeimmistä asioista on varmistaa ohjelmiston yhteensopivuus yrityksessä käytössä olevien laitteiden ja käyttöjärjestelmien kanssa. Lisäksi kannattaa ottaa huomioon, tuleeko ohjelmisto ladata palvelimeen vai voidaanko sitä käyttää pilvipalveluna.
• On syytä tutkia perusteellisesti, millaisia lisäosia ja integraatioita eri ohjelmistot tarjoavat. Jotkut palveluntarjoajat kykenevät tekemään asiakkaille erityisiä integraatioita, jotta ohjelmisto vastaisi asiakkaan yrityksen erityistarpeisiin ja tekisi työajan seurannasta mahdollisimman tarkkaa. Integraatioihin kuuluvat esimerkiksi erilaiset palkanlaskentaohjelmat, mobiilisovellukset GPS-seurannalla, sisäänkirjautumispäätteet, ovikortit jne.
• Kuinka joustavia valittavissa olevat ohjelmistot ovat erilaisten työtehtävien, projektien ja vuorojen työajan laskennassa? Onko ohjelmisto kykenevä seuraamaan oikein myös etä- ja/tai kenttätyötä tekevien työntekijöiden työaikaa?
• Työajan seurantaohjelmiston tulee tarjota myös käyttäjäystävällinen raporttien keräämisen, tarkastelemisen ja lataamisen/tulostamisen järjestelmä. Eri palveluntarjoajilla voi olla hyvin erilainen raportointijärjestelmä: mitä tietoja raportilla näytetään; millaisissa muodoissa raportteja voi tarkastella, ladata, tulostaa, lähettää eteenpäin ja kuinka helppoa raporttien luominen on, ovatko raportit helppo löytää?
• Käyttäjämukavuus ja helppokäyttöisyys ovat erittäin tärkeitä avainsanoja sopivaa työajan seurantaohjelmistoa valittaessa. Kaikkien tärkeiden tietojen tulisi olla helposti löydettävissä ja jatkokäsiteltävissä. Työntekijöiden tulisi ymmärtää selkeästi, miten töitä rekisteröidään ja miten he kirjautuvat töihin sisään ja ulos. Välittömien esimiesten tulisi saada selkeä käsitys tehdystä työstä ja siihen kuluneesta ajasta. Lisäksi työajan seurantaa helpottaa huomattavasti, jos ohjelmistoon on integroitu valtion juhlapyhien kalenteri, jotta juhlapyhien työkorvauksia ei tarvitse syöttää käsin jne.
• Asiakastuki on hyvän palvelun kulmakivi. Sopivaa ohjelmistoa valittaessa on järkevää varmistaa, että ongelmatilanteiden ja kysymysten ilmetessä asiakastuen yhteystiedot löytyvät nopeasti ja asiantuntija on valmis reagoimaan kohtuullisen ajan kuluessa.
• Monet palveluntarjoajat tarjoavat uusille asiakkaille ilmaisen kokeilujakson auttaakseen heitä päätöksenteossa. Tarjolla on jopa 30 päivän pituisia kokeilujaksoja. Tällä tavoin on mahdollista saada käsitys siitä, miten ohjelmisto on rakennettu ja sopiiko se yrityksen tarpeisiin. Samoin monet palveluntarjoajat ovat valmiita tekemään ilmaisen demon, jossa he näyttävät, miten ohjelmistoa käytetään, mitä mahdollisuuksia se tarjoaa ja vastaavat mahdollisiin kysymyksiin.
• Mahdollisuuksien mukaan kannattaa vertailla eri ohjelmistojen hinnoittelua, jotta voi valita yrityksen budjetille ja tarpeille sopivan työajan seurantaohjelmiston. On sekä kiinteitä paketteja, jotka sisältävät tiettyjä palveluita ja/tai laitteita, että kuukausimaksuun perustuvia paketteja, joiden hinta riippuu käyttäjien määrästä.

Markkinoilla on useita erilaisia palveluntarjoajia, jotka tarjoavat omaleimaista ohjelmistoa. Lyhyesti sanottuna oman yrityksen parhaan valinnan tekemiseksi tulisi harkita ohjelmiston käyttömukavuutta, ominaisuuksia, integraatioita, hinnoittelua, ammattitaitoista asiakastukea ja ilmaisen kokeilujakson saatavuutta. Hours tarjoaa 30 päivän pituisen ilmaisen kokeilujakson, ilmaisen demon, useita integraatioita ja laitteita, jotka helpottavat työajan seurantaa nopeammin ja mukavammin. Tarvittaessa autamme ilmaiseksi myös yrityksen tilin ensimmäisissä asetuksissa, esimerkiksi lisäämällä kaikkien työntekijöiden tiedot ohjelmistoon. Olemme valmiita käsittelemään jokaista asiakasta yksilöllisesti, jotta siirtyminen ohjelmistollemme olisi sujuvaa ja mukavaa.