Miten valita työajan seurantaohjelmisto?

Nykyään on olemassa monia erilaisia työajan seurantaohjelmistoja, ja jokainen yritys voi valita itselleen sopivimman ohjelmiston. Mitä kuitenkin pitäisi ottaa huomioon ohjelmistoa valitessa?

• Yksi tärkeimmistä asioista on varmistaa ohjelmiston yhteensopivuus yrityksessä käytössä olevien laitteiden ja käyttöjärjestelmien kanssa. Lisäksi kannattaa ottaa huomioon, tuleeko ohjelmisto ladata palvelimeen vai voidaanko sitä käyttää pilvipalveluna.
• On syytä tutkia perusteellisesti, millaisia lisäosia ja integraatioita eri ohjelmistot tarjoavat. Jotkut palveluntarjoajat kykenevät tekemään asiakkaille erityisiä integraatioita, jotta ohjelmisto vastaisi asiakkaan yrityksen erityistarpeisiin ja tekisi työajan seurannasta mahdollisimman tarkkaa. Integraatioihin kuuluvat esimerkiksi erilaiset palkanlaskentaohjelmat, mobiilisovellukset GPS-seurannalla, sisäänkirjautumispäätteet, ovikortit jne.
• Kuinka joustavia valittavissa olevat ohjelmistot ovat erilaisten työtehtävien, projektien ja vuorojen työajan laskennassa? Onko ohjelmisto kykenevä seuraamaan oikein myös etä- ja/tai kenttätyötä tekevien työntekijöiden työaikaa?
• Työajan seurantaohjelmiston tulee tarjota myös käyttäjäystävällinen raporttien keräämisen, tarkastelemisen ja lataamisen/tulostamisen järjestelmä. Eri palveluntarjoajilla voi olla hyvin erilainen raportointijärjestelmä: mitä tietoja raportilla näytetään; millaisissa muodoissa raportteja voi tarkastella, ladata, tulostaa, lähettää eteenpäin ja kuinka helppoa raporttien luominen on, ovatko raportit helppo löytää?
• Käyttäjämukavuus ja helppokäyttöisyys ovat erittäin tärkeitä avainsanoja sopivaa työajan seurantaohjelmistoa valittaessa. Kaikkien tärkeiden tietojen tulisi olla helposti löydettävissä ja jatkokäsiteltävissä. Työntekijöiden tulisi ymmärtää selkeästi, miten töitä rekisteröidään ja miten he kirjautuvat töihin sisään ja ulos. Välittömien esimiesten tulisi saada selkeä käsitys tehdystä työstä ja siihen kuluneesta ajasta. Lisäksi työajan seurantaa helpottaa huomattavasti, jos ohjelmistoon on integroitu valtion juhlapyhien kalenteri, jotta juhlapyhien työkorvauksia ei tarvitse syöttää käsin jne.
• Asiakastuki on hyvän palvelun kulmakivi. Sopivaa ohjelmistoa valittaessa on järkevää varmistaa, että ongelmatilanteiden ja kysymysten ilmetessä asiakastuen yhteystiedot löytyvät nopeasti ja asiantuntija on valmis reagoimaan kohtuullisen ajan kuluessa.
• Monet palveluntarjoajat tarjoavat uusille asiakkaille ilmaisen kokeilujakson auttaakseen heitä päätöksenteossa. Tarjolla on jopa 30 päivän pituisia kokeilujaksoja. Tällä tavoin on mahdollista saada käsitys siitä, miten ohjelmisto on rakennettu ja sopiiko se yrityksen tarpeisiin. Samoin monet palveluntarjoajat ovat valmiita tekemään ilmaisen demon, jossa he näyttävät, miten ohjelmistoa käytetään, mitä mahdollisuuksia se tarjoaa ja vastaavat mahdollisiin kysymyksiin.
• Mahdollisuuksien mukaan kannattaa vertailla eri ohjelmistojen hinnoittelua, jotta voi valita yrityksen budjetille ja tarpeille sopivan työajan seurantaohjelmiston. On sekä kiinteitä paketteja, jotka sisältävät tiettyjä palveluita ja/tai laitteita, että kuukausimaksuun perustuvia paketteja, joiden hinta riippuu käyttäjien määrästä.

Markkinoilla on useita erilaisia palveluntarjoajia, jotka tarjoavat omaleimaista ohjelmistoa. Lyhyesti sanottuna oman yrityksen parhaan valinnan tekemiseksi tulisi harkita ohjelmiston käyttömukavuutta, ominaisuuksia, integraatioita, hinnoittelua, ammattitaitoista asiakastukea ja ilmaisen kokeilujakson saatavuutta. Hours tarjoaa 30 päivän pituisen ilmaisen kokeilujakson, ilmaisen demon, useita integraatioita ja laitteita, jotka helpottavat työajan seurantaa nopeammin ja mukavammin. Tarvittaessa autamme ilmaiseksi myös yrityksen tilin ensimmäisissä asetuksissa, esimerkiksi lisäämällä kaikkien työntekijöiden tiedot ohjelmistoon. Olemme valmiita käsittelemään jokaista asiakasta yksilöllisesti, jotta siirtyminen ohjelmistollemme olisi sujuvaa ja mukavaa.