Tietosuojakäyntäntö

Voimassa alkaen: 23.09.2019

Palvor OY, suomalainen y-tunnus 2692124-6, osoite Tietotaajamankehä 16, 04300 Tuusula, Suomi (jäljempänä Hours) omistaa ja hallinnoi työajan laskennan ohjelman (jäljempänä Ohjelma), jota voi käyttää verkkosivujen www.hours.ee ja www.hours.fi tai älypuhelimessa toimivan digitaalisen
sovelluksen (Hours – Time tracking) kautta.

Kyseinen Hoursin Yksityisyyspolitiikka kuuluu Hours Käyttöehtoihin Hours kotisivuilla julkaistujen Evästeiden käyttöehtojen ja Hours kotisivuilla julkaistun tiedon ja ohjeiden (jäljempänä yhdessä Ehdot) kanssa. Hours ohjelmiston käyttäjäksi ei voi rekisteröityä Ehtoja hyväksymättä.

Kerättävät tiedot

1. Hours kerää ja käsittelee seuraavia käyttäjien tietoja (jäljempänä Henkilötiedot):

  • sähköiset tunnistetiedot (IP-osoitteet, evästeet);
  • tunnistetiedot (nimi);
  • Käyttäjän ja Hoursin kirjeenvaihto;
  • yhteystiedot (puhelin, s-posti);

2. Hours ei kerää tietoja Käyttäjän sisäistetyistä Työntekijöistä, työtunneista eikä työsopimusten sisällöstä.

3. Hours pitää Ohjelmiston kautta sisäistettyjä Työntekijöiden tietoja luottamuksellisina. Hours näkee ja kerää vain Käyttäjien rekisteröintitietoja (yrityksen nimi, s-posti). Hoursilta puuttuu pääsy Työntekijöiden tietojen luokse (henkilötiedot, työsopimusten sisältö, työaika, palkka jne), Hours ei
käsittele Käyttäjän sisäistettyjä Työntekijän tietoja. Työntekijöiden tiedot tallennetaan Zone-palvelimeen, jonka yksityisyyttä koskevat säännökset ovat seuraavia: https://www.zone.ee/et/lepingud/privaatsusteade/.

Henkilötietojen sisäistäminen Hoursin ohjelmistoon

4. Vaikka Henkilötiedon välittäminen Hoursille on vapaaehtoista, se on kuitenkin Ohjelmiston käyttöön välttämätöntä. Kun Käyttäjä päättää olla julkistamatta Hoursille henkilötietoja, ei voi Hours tarjota Käyttäjälle palvelua.

5. Hours ei ole tietoinen siitä, millaisia Henkilötietoja Käyttäjä Ohjelmiston kautta tallentaa, kerää ja käsittelee. Hoursilta puuttuu suora pääsy Henkilötietojen luokse, jos Käyttäjä ei ole antanut Hoursille
siihen lupaa tai jos se on Käyttäjälle välttämätöntä Ohjelmiston käyttöön liittyen.

6. Käyttäjällä on oikeus itsenäisesti aina muuttaa, täydentää, korjata ja poistaa sisäistettyjä tietoja ja Henkilötietoja ilman Hoursille siitä ilmoittamatta.

Vastuullinen käsittelijä ja valtuutettu käsittelijä

7. Ohjelmiston Käyttäjä on Henkilötietojen vastuullinen käsittelijä, Hours on valtuutettu käsittelijä.

8. Hours ei omista, hallinnoi eikä ohjaa Henkilötietojen käyttöä, joita Käyttäjä Ohjelmiston käytön yhteydessä tallentaa tai käsittelee. Ainoastaan Käyttäjällä on pääsy tallennettujen Työntekijöiden Henkilötietojen luokse.

9. Koska Hours ei kerää Käyttäjien Henkilötietoja eikä määrää niiden käyttöä, ei määrää Hours myös Henkilötietojen keräämisen tarkoituksia, tapoja eikä niiden käyttöä ja siitä johtuvasti Hours ei toimi vastuullisena käsittelijänä Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EL 2016/679, jäljempänä GDPR) merkityksessä ja hänellä ei ole GDPR:stä johtuvia vastuullisen käsittelijän velvollisuuksia.

10. Hours on Henkilötietoja sisältävien Käyttäjätietojen valtuutettu käsittelijä, jolle soveltuvat GDPR:ssä valtuutetulle käsittelijälle asetetut vaatimukset. Hours ei anna mahdollisuutta itsenäisesti lähettää tai välittää muulla tavalla kolmansille henkilöille Henkilötietoja sisältäviä Käyttäjätietoja, jos Käyttäjä ei ole antanut siihen yksiselitteistä lupaa.

11. Hours käsittelee Ohjelmiston Käyttäjien kohdassa 1 mainittuja Henkilötietoja Käyttäjälle palvelun tarjoamiseen tai palvelun tarjoamisen varmistamiseen ja/tai Käyttäjän annetun suostumuksen perusteella. Käyttäjällä on aina oikeus peruuttaa Henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta peruuttamista edeltäneen suostumuksen mukaisen käsittelyn laillisuuteen.

12. Käyttäjä on GDPR:n merkityksessä vastuullinen käsittelijä kaikkien Henkilötietoja sisältävien Käyttäjätietojen kohdalla, mikä tarkoittaa, että Käyttäjä määrää Henkilötietojen keräämisen ja käytön tavan, käsittelyn tavoitteet ja käsittelytavat.

13. Hours ei ota vastuuta Käyttäjätietoihin tai Ohjelmistoon ladattujen materiaalien sisällöstä eikä muista Käyttäjän harkinnan mukaan Zone-palvelimiin ladatuista tiedoista.

14. Hours ei ota vastuuta siitä, miten Käyttäjä kerää, käsittelee, julkistaa tai välittää itsensä ja Työntekijöiden Henkilötietoja.

Tietojen välittäminen

15. Hours ei välitä Käyttäjän Henkilötietoja kolmansille henkilöille ilman Käyttäjän selvää suostumusta, järjestelmä tallentaa Työntekijöiden tiedot automaattisesti Zone-palvelimiin ja Hoursin tiimiltä puuttuu pääsy Työntekijöiden tietojen sisällön luokse.

16. Hours käyttää kerättyjä Henkilötietoja vain laissa tai kyseisessä Yksityisyyspolitiikassa säädettyihin tarkoituksiin kuten: Ohjelmiston tarjoamiseen; laskujen perimiseen; käyttäjätuen tarjoamiseen; Ohjelmiston ja sen toimintojen kehitykseen.

17. Hours voi Käyttäjän suostumuksella välittää vain seuraavia Käyttäjää koskevia tietoja ilman Käyttäjän jokakertaista suostumusta:

  • Julkiset tiedot Käyttäjästä;
  • Tiedot, joiden perusteella ei voi todeta henkilöä;
  • Lain perusteella oikeuslaitosten pyydetyt tiedot;
  • Ostajalle, oikeusseuraajalle tai luovutuksen saajalle välitettävä tieto liittymisestä tai ostamisesta omaisuuden myynnin tai muun toimen tai maksukyvyttömyyden tai konkurssin yhteydessä, kun tiedot välitetään yhdelle tai useammalle kolmannelle henkilölle omaisuuden osana vain sillä ehdolla, että tietojen vastaanottaja sitoutuu noudattamaan kyseistä Yksityisyyspolitiikkaa.

Tietojen julkistaminen

18. Hoursilla on oikeus julkistaa Henkilötietoja tai muuta tietoa, jos se on hyvän uskon periaatetta noudattaen asianmukainen tai tarpeellinen

  • Varotoimenpide vastuun poissulkemiseen;
  • Itsensä tai muiden suojaamiseen petoksilta, rikolliselta tai epälailliselta käytöltä ta toiminnalta
  • Minkä tahansa kolmansien henkilöjen vaatimusten tai väitteiden tutkimiseen ja niiltä suojautumiseen;
  • Ohjelmiston turvallisuuden näkökannasta;
  • Itsensä tai muiden omaisuuden suojaamiseen, sopimuksien täyttämiseen;
  • Muiden henkilöjen oikeuksien, omaisuuden tai turvallisuuden suojaamiseen. Tietojen säilytys

19. Hours säilyttää vain kohdassa 1 mainitut Käyttäjän tiedot asiakassuhteen päättymiseen saakka tai kunnes Käyttäjätili on aktiivinen tai määräaikaisesti seuraavalla tavalla:

  • Suljettujen tilien sisältö poistetaan 3 kuukaudessa tilin sulkemisesta;
  • Laskuja koskevat tiedot säilytetään 7 vuotta Viron kirjanpitolakia noudattaen;
  • Tietoja Käyttäjän ja Hoursin välisistä oikeustoimista säilytetään 10 vuotta Viron siviililainsäädänön mukaisia yleisiä vanhentumisaikoja noudattaen.

20. Asiakassuhteen lopettamiseksi ja kerättyjen tietojen poistamiseksi on käyttäjän esitettävä hakemus Hoursin s-postiosoitteeseen info@hours.fi.

Tietojen poistaminen Käyttäjän pyynnöstä

21. Käyttäjällä on oikeus hakea hänestä kerättyjen tietojen (kohdassa 1 mainitut henkilötiedot) poistamista Hours Ohjelmasta ja järjestelmästä.

22. Tietojen poistamista tai käytön estämistä koskeva hakemus on lähetettävä s-postiosoitteeseen info@hours.fi.

23. Käyttäjällä on oikeus hakea vain itsensä Henkilötietojen poistamista. Hours ei voi poistaa Käyttäjän tietoja kolmannen henkilön pyynnöstä ja ilman kyseisen käyttäjän hakemusta ja suostumusta.

24. Kun Hoursille herää epäily hakemuksen oikeellisuudesta tai petollisesta toiminnasta, tai hakemuksen esittäjän henkilö tai edustusoikeus kyseenalaistetaan, on Hoursilla oikeus pyytää Käyttäjältä hänen henkilön täydentävä toteamista, kuten sähköinen allekirjoittaminen hakemukseen
tai asiakirjan jäljennöksen lähettäminen Hoursille. Ulkomaalaisilta Hours saattaa pyytää hakemukseen allekirjoittamista notariaatissa ja alkuperäisen asiakirjan lähettämistä.

Yksityisyyspolitiikan päivitykset

25. Hours pyytää Käyttäjiä vierailemaan säännöllisesti Hoursin kotisivuilla ja tarkistamaan ajankohtaiset muutoksetYkistyisyyspolitiikassa, Käyttöehdosissa ja Evästeiden käytön säännöissä.

26. Hours julkistaa kaikki muutokset kotisivuilla eikä ilmoita niistä Käyttäjille erikseen.

Hoursin yhteystiedot

27. Kysymysten herätessä ota yhteys Palvoriin:

Palvor OY
Tietotaajamankehä 16, 04300 Tuusula, Soome
Puhelin: +358 401826272
S-posti: info@hours.fi