Piilotetut tauot – miten tarkka työajanseuranta säästää tuhansia euroja

Piilotetut tauot – miten tarkka työajanseuranta säästää tuhansia euroja

Kuvittele, että yrityksesi palkka maksaa palkkaa työntekijöille ajasta, joka kuluu jonotus­viivassa tai pihalla tupakkaa polttaen. Se ei ole kuvitelmaa, vaan todellisuutta monissa yrityksissä, jotka luottavat manuaaliseen tai puoliksi automatisoituun työajanseurantaan. Piilotetut tupakka- ja kahvitauot, “buddy punching” – kun kollega leimaa kaverin puolesta – sekä epätarkat tunnit kasvattavat kuluja huomaamatta.

Miksi manuaalinen kirjaaminen on kallista?

Tutkimukset osoittavat, että manuaaliset tuntilistojen laskentavirheet voivat syödä 1–8 % yrityksen vuosittaisesta palkkasummasta. Noin 43 % tuntipalkkaisista työntekijöistä myöntää liioittelevansa työtuntejaan, ja jopa 75 % yhdysvaltalaisyrityksistä kärsii työajan varkaudesta. ”Buddy punching” – kun työntekijä kirjautuu sisään työtoverinsa puolesta – maksaa tönantajille keskimäärin 1 560 dollaria per työntekijä vuodessa. Manuaalinen palkkalistan käsittely lisää myös hallinnollista työtä ja virheiden korjaamiseen kuluu tunteja.

Tositarina: 200 hengen tuotantoyritys

Yhdessä tuotantoyrityksessä oli käytössä moderni kasvontunnistus­terminali. Noin 200 työntekijää kirjautui vuoroihin saman laitteen kautta. Joka vuoron alussa ja lopussa muodostui jonoja. Jotkut työntekijät hyödynsivät tilannetta: he leimasivat itsensä sisään ja suuntasivat tupakalle tai kahville. Varsinainen työ alkoi vasta myöhemmin.

Seuraukset olivat kalliit. Työaikatiedot olivat epätarkkoja ja epäoikeudenmukaisia. Arvioiden mukaan 5–7 % kirjatusta työajasta ei vastannut todellista työaikaa, mikä maksoi yritykselle noin 12 000 € joka neljännes. Lisäksi esihenkilöillä kului tuntikausia tietojen korjaamiseen ja kiistojen selvittelyyn.

Ratkaisu: Hours SmartTrack

Yritys päätti ottaa käyttöön Hours SmartTrackin, älykkään työajanseurantajärjestelmän. SmartTrack tunnistaa automaattisesti, milloin työntekijä on oikeassa työalueessa ja kirjautuu sisään sekä ulos ilman manuaalista leimausta. Näin jonot poistuivat ja kirjautumiset tapahtuivat reaaliajassa oikeassa paikassa.

• Työaikatietojen tarkkuus parani dramaattisesti: järjestelmä näytti todellisen työajan ja tauot.
• Piilotetut tupakka- ja kahvitauot tulivat näkyviksi – “buddy punching” ei enää onnistunut.
• Johtajat säästivät satoja tunteja vuodessa, kun manuaalisia korjauksia ei tarvittu.

Tulokset 3 kuukauden jälkeen

Kolmen kuukauden vertailun jälkeen erot olivat selvät. Kasvontunnistus­terminalilla kirjatusta ajasta 5–7 % oli virheellistä, mikä aiheutti lähes 12 000 € lisäkuluja per vuosineljännes. Hours SmartTrackilla virheiden osuus putosi alle 0,5 %. Säästöä kertyi yli 10 000 € samassa ajassa. Lisäksi työntekijöiden ja johdon välinen luottamus kasvoi, kun aikaa ei voinut enää huijata.

Oppi?

Pelkkä moderni laite ei riitä takaamaan oikeudenmukaista tulosta, jos järjestelmä on manipuloitavissa. Automaattinen, läpinäkyvä työajanseuranta on ainoa kestävä ratkaisu. Hours SmartTrack tekee työajanseurannasta oikeudenmukaisen, tarkan ja automatisoidun – juuri niin kuin sen pitäisikin olla.